beslutningsforslagbestyrelsegeneralforsamling

Hvor går grænsen for bestyrelsens beslutninger uden om generalforsamlingen?

En vigtig del af bestyrelsesarbejdet er at træffe gode beslutninger på foreningens vegne. Men hvornår kan bestyrelsen træffe disse beslutninger på egen hånd uden om generalforsamlingen? Det er et spørgsmål, som vi jævnligt får tilsendt hos Andelsportal.dk, og med god grund. Grænsen er nemlig hårfin, og derfor får vi hjælp fra boligadvokat Erik Matthiesen til at belyse den nærmere i denne guide.

Situation 1:
Cirkulationspumpen i foreningen går i stykker sidst på året, og alle pengene på vedligeholdelsesbudgettet er opbrugt – må bestyrelsen overstige budgettet og købe en ny vandpumpe uden generalforsamlingens godkendelse?

Situation 2:
Malingen i trappeopgangen skaller af, og linoleumsgulvet er tydeligt nedslidt. Alle kan se, at trappeopgangen trænger til en kærlig hånd. Der er nok penge på vedligeholdelsesbudgettet til denne renovering. Må renoveringen søsættes med det samme?

I den ene af de to situationer må bestyrelsen gerne træffe en beslutning uden generalforsamlingens godkendelse, og i den anden må den ikke. Hvis du gætter på den første situation, har du ret. Bestyrelsen må nemlig gerne tage beslutninger om nødforanstaltninger så som utætheder, manglende vand og varme, uden andelsboligforeningens beboere skal involveres. Men selvom trappeopgangen er tydelig nedslidt, gælder den samme regel ikke her. Boligadvokat Erik Matthiesen hos ADVODAN giver sit besyv med på de juridiske retningslinjer.

Tre faktorer som rettesnor

Det er bestyrelsens fornemmeste opgave at gennemføre de beslutninger, der er truffet på generalforsamlingen. Samtidig skal bestyrelsen sikre den almindelige, konservative drift af andelsboligforeningen. En drift, der byder på mange uforudsete vedligeholdelsesopgaver, som bestyrelsen skal vurdere, om de kan igangsætte enerådigt eller ej. Spørger man boligadvokat Erik Matthiesen, skal bestyrelsen vurdere disse sager ved at tage udgangspunkt i tre faktorer, som kan agere rettesnor for bestyrelsernes vurdering. De to første faktorer handler om økonomi.

Den første faktor omhandler, at bestyrelsen skal vurdere tiltaget i forhold til foreningens generelle økonomi.

Den anden faktor omhandler vurdering i forhold til driftsbudgettet. Vedligeholdelse af foreningens beplantning er eksempelvis noget, som bestyrelsen gerne må foretage sig uden andelshavernes godkendelse. Modsat vil beslutningen om etablering af elevator, nye altaner eller renovering af facaden være omkostningsfulde og kræve et generalforsamlingsmandat.

Den tredje faktor kalder Erik Matthiesen for lidt af en joker, da den kan være svær at gennemskue for bestyrelsesmedlemmerne. Den omhandler nemlig de forskellige holdninger til løsningen.

Ud over økonomi hedder det sig, at hvis det er et projekt, hvor foreningens medlemmer kan forventes at have forskellige holdninger til løsningen, skal bestyrelsen forelægge spørgsmålet for generalforsamlingen. Nogle bestyrelser tænker, at de godt må træffe beslutninger om malermæssig istandsættelse af en opgang, hvis forening har råd, men det må de altså ikke, uddyber Erik Matthiesen

Netop derfor kan bestyrelsen ikke beslutte at renovere den slidte trappeopgang. Der kan nemlig forekomme mange forskellige holdninger til, hvilken maling, der skal bruges, og hvad farven på linoleumsgulvet skal være.

Vidste du?

At vedtægten kan indeholde bestemmelse om, at fristen for indkaldelse af generalforsamling kan nedsættes, hvis det omhandler en akut skade? Eksempelvis således, at fristen for ekstraordinær generalforsamling om nødvendigt kan reduceres til eksempelvis 8 dage.

Må bestyrelsen overskride budgettet til vedligehold?

Erik Matthiesen oplever, at flere bestyrelsesmedlemmer er i tvivl om, hvorvidt de må vedligeholde foreningen, hvis pengepungen til vedligehold er tom.

„Der er mange bestyrelsesmedlemmer, der spørger mig om de kun må gøre det, der ligger inden for deres vedligeholdelsesbudget. Til det er svaret nej. Der er nemlig et krav om, at ejendommen skal fungere, så hvis ejendommens tag er utæt, eller varmeanlægget er gået i stykker, kan bestyrelsen igangsætte det nødvendige arbejde, uanset om budgetposten for vedligeholde er opbrugt. Selvfølgelig er der dog en grænse for, hvad bestyrelsen må sætte i værk af vedligeholdelse,“ fortæller Erik Matthiesen.

Alle de projekter, der omhandler funktionalitet, er altså nogle, som bestyrelsen gerne må udbedre uden om generalforsamlingen. Der er dog ét forbehold: Er den pludselige skade af omkostningsfuld karakter, eksempelvis et utæt tag, så må bestyrelsen kun igangsætte begrænsende foranstaltninger for at sikre, at der ikke sker mere skade. Bestyrelsen skal nemlig indkalde til en ekstraordinær generalforsamling for at kunne igangsætte et omkostningsfuldt projekt i foreningen, som et nyt tag er, men må gerne lappe på taget.

Bestyrelsen må derfor:
Altid udbedre funktionelle skader og mangler i foreningen uden om generalforsamlingen. Er skaderne af meget omkostningsfuld karakter må bestyrelsen kun igangsætte begrænsende foranstaltninger og indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.

Eksempel: Et nyt tag kræver godkendelse fra generalforsamlingen, men bestyrelsen må gerne lappe på taget uden godkendelse, hvis det er utæt.

Værnet for andelshaverne

Vælger bestyrelsen alligevel at træffe en selvstændig beslutning om en omkostningsfuld renovering, kan det i yderste konsekvens få alvorlige retslige konsekvenser.

„Værnet for andelshaverne i forhold til, hvorvidt bestyrelsen går for vidt i deres beslutninger er, at den enkelte andelshaver i grelle tilfælde kan nægte at betale sin andel af projektet,“ forklarer Erik Matthiesen.

Bestyrelsen må gerne bruge penge på tekniske rapporter

Da det er bestyrelsens opgave at prioritere mellem A, B og C, må den godt bruge penge på at indhente tekniske rapporter, så beslutningen kan træffes på et oplyst grundlag.

Beslutninger skal bero på habilitet

Habilitet – altså evnen til at behandle en sag uvildigt – er essensen af bestyrelsesarbejdet. Det vil sige, at beslutningen, som et bestyrelsesmedlem tager, ikke må være båret af andre interesser end andelsboligforeningens. Dette habilitetsprincip skal gælde i alle beslutningerne. Derfor bør et bestyrelsesmedlem som udgangspunkt ikke vælge familiemedlemmer eller venner som håndværkere eller entreprenører på en foreningsopgave.

Bestyrelsesmedlemmer bør ikke bruge familiemedlemmer eller andre tætte bekendte til at udføre foreningsopgaver. Hvis man bruger et familiemedlem kan der nemlig stilles spørgsmålstegn ved, om der ikke er andre interesser involveret end foreningens. Man skal derfor som bestyrelsesmedlem træde ud af beslutningen og lade de andre medlemmer uvildigt vælge håndværkere til et projekt,Erik Matthiesen

Overholdes denne regel ikke, så kan andelshaverne gøre modstand mod beslutningen.

„Som beboer må man i den situation bruge sin politiske magt og stille forslag, om at der vælges andre medlemmer til bestyrelsen med den begrundelse, at man ikke mener, at de varetager opgaven på betryggende måde. Almindeligvis foreskriver vedtægten, at der skal indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, når bestyrelsen eller en vis procentdel af medlemmerne ønsker det,“ slutter den erfarne advokat.

Nynne PG
Om forfatteren: Nynne Pihl Groth arbejder som presse- og kommunikationsmedarbejder hos Andelsportal.dk, hvor hun bidrager til formidlingen af nyheder og guides om andelsboligmarkedet. Nynne har en kandidat i kommunikation fra Copenhagen Business School, og brænder for det journalistiske arbejde. I øvrigt har hun andelstanken på tæt hånd, da hun selv er andelshaver.