Referat
Et referat er et dokument, der indeholder et resume af det, der er talt om og besluttet på generalforsamlingen. Referatet har stor betydning, fordi det er heri, man kan læse om de beslutninger, der er taget på forsamlingen.
I et referat står et udførligt resume af det, der er talt om og besluttet på en generalforsamling. Det er en såkaldt referent, der skal udarbejde det – derfor er første trin på dagsordenen for generalforsamlingen også at udpege en referent (og en dirigent). Et referat er typisk først gyldigt, når formanden, dirigenten og/eller bestyrelsen har sat sin underskrift. Det bør fremgå af din forenings vedtægter, hvem der skal underskrive referatet. I vedtægterne burde du også kunne finde en tidsfrist for omdelingen eller udsendelsen af referatet til foreningens medlemmer. Når der afholdes ekstraordinære generalforsamlinger, skal der også udarbejdes referat hertil.
I nogle andelsboligforeninger bliver referater lagt op på foreningens hjemmeside, men der er ikke noget krav herom.
Skal du købe andelsbolig?
En god ide er at kigge referater fra tidligere generalforsamlinger igennem, da det kan bruges til at se foreningen an. Når en andelsbolig sælges, er de tidligere generalforsamlingsreferater en del af handlens dokumenter – du har derfor adgang hertil. Ud fra bl.a. referatet kan du få en ide om, om foreningen er ‘sund’ og om der er planer om større byggeprojekter i fremtiden.
Referatets indhold
Det er essentielt, at referatet grundigt redegør for det, der er talt om og besluttet på generalforsamlingen, så andelsboligejere, der ikke kunne komme, let kan få indsigt heri.
Et referat bør indeholde:
- Dato for afholdelse af generalforsamlingen
- Antal beboere, der er fremmødt og antal andele, der repræsenteres på forsamlingen
- Antal fuldmagter
- Dagsordenen & alle punkter herunder
- Afstemningstema & -resultater
- Valg af bestyrelsesmedlemmer & -formand
- Valgperiode
- Underskrifter
Kilde: ABF
FAQ
Nej, der er ikke noget krav til at der udarbejdes referater fra bestyrelsesmøder. Det vil fremgå af vedtægterne, hvis det er et krav.
- Hvem skal udarbejde referatet fra generalforsamlingen?
Det er en referent, der udarbejder refereret. Første trin på generalforsamlingens dagsorden er at udpege en referent (og en dirigent) – på den måde er pågældende fra start med på, at det er denne, der skal udarbejde referatet.
Læs også
10 kommentarer
Hej.
Vi er en lille andelsboligforening med 8 boliger. Er der regler for hvorledes referatet skal udsendes? Skal det skrives ud og smides i postkassen, eller er det nok at sende det på en email, vedhæftet som en PDF fil?
Mvh. Thomas
Hej Thomas,
Mange tak for din kommentar. Det kommer an på, hvad der står i jeres vedtægter om referatet.
Bedste hilsner
Maria – Andelsportal.dk
Jeg er andelshave i en lille andelsboligforening (18 lejligheder.)
Jeg har altid haft interesse i regnskaber og budgetter. Vi bruger en ekstern administrator som benytter et landsdækkende regnskabssystem ProBo.
Som det er i dag, er det kun bestyrelsen der kan se den løbende bogføring og regnskabsbilag.
Jeg har givet udtryk for, at alle andelshavere bør have adgang til både bogføring og bilag, det kræver blot nogle enkelte klik på brugernes profil. Bestyrelsen har flere gange lovet at få åbnet for adgangen, det er dog ikke sket. Jeg mener jeg har krav på at se samtlige bilag og bogføring. er min opfattelse korrekt?
Med venlih hilsen
Helge
Hej Helge
Mange tak for din besked. Som udgangspunkt har andelshaverne ret til indsigt i foreningens dokumenter – med undtagelse af dokumenter, der indeholder personoplysninger samt bestyrelsens interne arbejdsdokumenter. Jeg vil anbefale, at du går i dialog med bestyrelsen igen og ellers tager problemstillingen op på en generalforsamling.
De bedste hilsner
Michelle / Andelsportal.dk
Hvad gør man når man som andelshaver ikke kan genkende det referat fra generalforsamlingen der er udsendt. Referatet giver ikke udtryk for det der blev diskuteret på generalforsamlingen, ligesom det ikke tager stilling til alle de forslag der blev stillet i indkaldelsen . Ting der blev besluttet fremgår ikke af referatet. Refefratet er meget mangelfuldt, men er nu underskrevet af dirigent, referent og tidl. bestyrelse. Hvordan kan jeg som andelshaver protestere mod dette.
Hej Jørn,
Det lyder godt nok ærgerligt. Jeg vil foreslå dig at kontakte bestyrelsen i din forening og gøre dem opmærksomme på problemstillingen. Eventuelt også dirigenten og referenten. Et referat skal jo ikke gengive alt, hvad der er blevet vendt, men bør som minimum medtage hvad der er blevet stemt ved indstillede forslag. Du kan jo foreslå dem, at det nuværende referat revideres.
Bedste hilsner
Maria – Andelsportal.dk
Hvad gør man som andelshaver hvis et fremsendt forslag sendes til afstemning uden ændring fra bestyrelsen og det bliver vedtaget med stort flertal og derefter bliver omformuleret af bestyrelsen da de mener de har gået mandat til at finde deres egen model som ikke ligner det forslag der er blevet vedtaget ?
Hej Helle
Mange tak for din henvendelse. Jeg vil først og fremmest anbefale, at du taler med bestyrelsen om problemstillingen. Hjælper dette ikke, kan du tage problemstillingen op på en generalforsamling. Er der lang tid til en ordinær generalforsamling, kan du indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, såfremt du kan få opbakning hertil blandt mindst en fjerdedel af de andre andelshavere. Generalforsamlingen kan ændre bestyrelsens afgørelse ifm. den gældendende problemstilling, hvis der er et flertal for det.
Kan I ikke komme til enighed internt, vil jeg anbefale, at du søger juridisk rådgivning hos en advokat.
De bedste hilsner,
Michelle / Andelsportal.dk
Hej
Hvordan bør de løse underskrevne ark med referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamling gemmes, når de gamle håndskrevne protokoller er udskrevet og foreningen ikke har en hjemmeside?
Venlig hilsen
Aase Otto
Hej Aase,
Tak for din henvendelse. Hvis der ikke står noget i jeres vedtægter om at gemme gamle referater eller lignende er det naturligvis begrænset hvor længe de skal gemmes. I et almindeligt selskab hedder det, at “et selskabsdokument skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumentet vedrører”. Der kan være en masse GDPR-regler i forhold til om der gemmes personfølsomme oplysninger og hvor længe disse gemmes. Jeg vil derfor råde jer til i bestyrelsen at tage en dialog om, hvilke dokumenter I gemmer og hvor længe. Sørg naturligvis altid at gemme de vigtigste oplysninger, så I kan gå tilbage i dem hvis det bliver nødvendigt.
Bedste hilnser
Maria – Andelsportal.dk
Viser 0 af 10 kommentarer