Generic filters
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in excerpt

Referat

Et referat er et dokument, der indeholder et resume af det, der er talt om og besluttet på generalforsamlingen. Referatet har stor betydning, fordi det er heri, man kan læse om de beslutninger, der er taget på forsamlingen.

I et referat står et udførligt resume af det, der er talt om og besluttet på en generalforsamling. Det er en såkaldt referent, der skal udarbejde det – derfor er første trin på dagsordenen for generalforsamlingen også at udpege en referent (og en dirigent). Et referat er typisk først gyldigt, når formanden, dirigenten og/eller bestyrelsen har sat sin underskrift. Det bør fremgå af din forenings vedtægter, hvem der skal underskrive referatet. I vedtægterne burde du også kunne finde en tidsfrist for omdelingen eller udsendelsen af referatet til foreningens medlemmer. Når der afholdes ekstraordinære generalforsamlinger, skal der også udarbejdes referat hertil.

I nogle andelsboligforeninger bliver referater lagt op på foreningens hjemmeside, men der er ikke noget krav herom.

Skal du købe andelsbolig?

En god ide er at kigge referater fra tidligere generalforsamlinger igennem, da det kan bruges til at se foreningen an. Når en andelsbolig sælges, er de tidligere generalforsamlingsreferater en del af handlens dokumenter – du har derfor adgang hertil. Ud fra bl.a. referatet kan du få en ide om, om foreningen er ‘sund’ og om der er planer om større byggeprojekter i fremtiden.

Referatets indhold

Det er essentielt, at referatet grundigt redegør for det, der er talt om og besluttet på generalforsamlingen, så andelsboligejere, der ikke kunne komme, let kan få indsigt heri.

Et referat bør indeholde:

  • Dato for afholdelse af generalforsamlingen
  • Antal beboere, der er fremmødt og antal andele, der repræsenteres på forsamlingen
  • Antal fuldmagter
  • Dagsordenen & alle punkter herunder
  • Afstemningstema & -resultater
  • Valg af bestyrelsesmedlemmer & -formand
  • Valgperiode
  • Underskrifter

Kilde: ABF

FAQ

Skal bestyrelsen lave referat fra bestyrelsesmøder?

Nej, der er ikke noget krav til at der udarbejdes referater fra bestyrelsesmøder. Det vil fremgå af vedtægterne, hvis det er et krav.

Hvem skal udarbejde referatet fra generalforsamlingen?

Det er en referent, der udarbejder refereret. Første trin på generalforsamlingens dagsorden er at udpege en referent (og en dirigent) – på den måde er pågældende fra start med på, at det er denne, der skal udarbejde referatet.

Læs også

Skriv en kommentar til artiklen

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

12 kommentarer

AvatarSøren Aagaard

Hej Andelsportal

Bestyrelsen og administrator i vores andelsboligforening har holdt et orienteringsmøde for andelshaverne om et meget vigtigt emne, men de vil ikke skrive referat. Der var 3 andelshavere der ikke kunne deltage. Har bestyrelse og administrator ikke pligt til at føre referat som dokumentation?

Vi har hørt fra en anden andelshaver at bestyrelsen meddelte, at de ikke mener at de iflg. loven har pligt til at vedligholde bygningen, kort sagt handler det om opstigende fugt fra kælderen. Kan det passe?

Mvh.Søren

Michelle NielsenMichelle Nielsen

Hej Søren


Mange tak for din henvendelse. Bestyrelsen og administrator har som udgangspunkt ikke pligt til at skrive referat af et orienteringsmøde. Det gælder typisk kun ved generalforsamlinger. Ved orienteringsmøder informeres der blot, og der træffes ikke formelle beslutninger. Men blev der fremlagt væsentlig information, der er relevant for hele foreningen, kan det være hensigtsmæssigt, at mødet opsummeres skriftligt. Du og andre beboere kan derfor opfordre bestyrelsen til at udarbejde et kort referat som dokumentation.

Bestyrelsen har en klar forpligtelse til at sørge for foreningens vedligeholdelse. Ifølge andelsboligforeningsloven og de fleste vedtægter er bestyrelsen ansvarlig for, at ejendommen vedligeholdes på forsvarlig vis.

Vedrørende vedligeholdelsesplanen, hedder det, at bestyrelsen ikke har pligt til at udsende vedligeholdelsesplanen til lejerne på eget initiativ, men skal give andelshaverne og lejerne mulighed for at gøre sig bekendt med planen, hvis de anmoder om det. Så jeg vil råde jer til at anmode om at få den tilsendt.

Hvis der er konstateret opstigende fugt i stueetagen, kan det være et alvorligt problem, der kan skade bygningen og indeklimaet. Det er bestyrelsens ansvar at tage hånd om problemet og sikre, at det bliver udbedret. Hvis bestyrelsen ikke agerer, kan det være nødvendigt at tage sagen op på en generalforsamling.

De bedste hilsner
Michelle / Andelsportal.dk

AvatarThomas Sepstrup

Hej.
Vi er en lille andelsboligforening med 8 boliger. Er der regler for hvorledes referatet skal udsendes? Skal det skrives ud og smides i postkassen, eller er det nok at sende det på en email, vedhæftet som en PDF fil?
Mvh. Thomas

Maria CarlsenMaria Carlsen

Hej Thomas,
Mange tak for din kommentar. Det kommer an på, hvad der står i jeres vedtægter om referatet.
Bedste hilsner
Maria – Andelsportal.dk

AvatarHelge Morell

Jeg er andelshave i en lille andelsboligforening (18 lejligheder.)
Jeg har altid haft interesse i regnskaber og budgetter. Vi bruger en ekstern administrator som benytter et landsdækkende regnskabssystem ProBo.
Som det er i dag, er det kun bestyrelsen der kan se den løbende bogføring og regnskabsbilag.
Jeg har givet udtryk for, at alle andelshavere bør have adgang til både bogføring og bilag, det kræver blot nogle enkelte klik på brugernes profil. Bestyrelsen har flere gange lovet at få åbnet for adgangen, det er dog ikke sket. Jeg mener jeg har krav på at se samtlige bilag og bogføring. er min opfattelse korrekt?
Med venlih hilsen
Helge

Michelle NielsenMichelle Nielsen

Hej Helge
Mange tak for din besked. Som udgangspunkt har andelshaverne ret til indsigt i foreningens dokumenter – med undtagelse af dokumenter, der indeholder personoplysninger samt bestyrelsens interne arbejdsdokumenter. Jeg vil anbefale, at du går i dialog med bestyrelsen igen og ellers tager problemstillingen op på en generalforsamling.

De bedste hilsner
Michelle / Andelsportal.dk

AvatarJørn Høyer Nielsen

Hvad gør man når man som andelshaver ikke kan genkende det referat fra generalforsamlingen der er udsendt. Referatet giver ikke udtryk for det der blev diskuteret på generalforsamlingen, ligesom det ikke tager stilling til alle de forslag der blev stillet i indkaldelsen . Ting der blev besluttet fremgår ikke af referatet. Refefratet er meget mangelfuldt, men er nu underskrevet af dirigent, referent og tidl. bestyrelse. Hvordan kan jeg som andelshaver protestere mod dette.

Maria CarlsenMaria Carlsen

Hej Jørn,
Det lyder godt nok ærgerligt. Jeg vil foreslå dig at kontakte bestyrelsen i din forening og gøre dem opmærksomme på problemstillingen. Eventuelt også dirigenten og referenten. Et referat skal jo ikke gengive alt, hvad der er blevet vendt, men bør som minimum medtage hvad der er blevet stemt ved indstillede forslag. Du kan jo foreslå dem, at det nuværende referat revideres.
Bedste hilsner
Maria – Andelsportal.dk

AvatarHelle Vernerlund

Hvad gør man som andelshaver hvis et fremsendt forslag sendes til afstemning uden ændring fra bestyrelsen og det bliver vedtaget med stort flertal og derefter bliver omformuleret af bestyrelsen da de mener de har gået mandat til at finde deres egen model som ikke ligner det forslag der er blevet vedtaget ?

Michelle NielsenMichelle Nielsen

Hej Helle

Mange tak for din henvendelse. Jeg vil først og fremmest anbefale, at du taler med bestyrelsen om problemstillingen. Hjælper dette ikke, kan du tage problemstillingen op på en generalforsamling. Er der lang tid til en ordinær generalforsamling, kan du indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, såfremt du kan få opbakning hertil blandt mindst en fjerdedel af de andre andelshavere. Generalforsamlingen kan ændre bestyrelsens afgørelse ifm. den gældendende problemstilling, hvis der er et flertal for det.

Kan I ikke komme til enighed internt, vil jeg anbefale, at du søger juridisk rådgivning hos en advokat.

De bedste hilsner,
Michelle / Andelsportal.dk

Hej
Hvordan bør de løse underskrevne ark med referater fra bestyrelsesmøder og generalforsamling gemmes, når de gamle håndskrevne protokoller er udskrevet og foreningen ikke har en hjemmeside?
Venlig hilsen
Aase Otto

Maria CarlsenMaria Carlsen

Hej Aase,
Tak for din henvendelse. Hvis der ikke står noget i jeres vedtægter om at gemme gamle referater eller lignende er det naturligvis begrænset hvor længe de skal gemmes. I et almindeligt selskab hedder det, at “et selskabsdokument skal opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som dokumentet vedrører”. Der kan være en masse GDPR-regler i forhold til om der gemmes personfølsomme oplysninger og hvor længe disse gemmes. Jeg vil derfor råde jer til i bestyrelsen at tage en dialog om, hvilke dokumenter I gemmer og hvor længe. Sørg naturligvis altid at gemme de vigtigste oplysninger, så I kan gå tilbage i dem hvis det bliver nødvendigt.
Bedste hilnser
Maria – Andelsportal.dk

Viser 0 af 12 kommentarer