Guide: Hvordan sikrer foreningen sig inden, under og efter et byggeprojekt

Der er mange ting at tage stilling til og faldgrupper at forholde sig til, når en andelsboligforening skal renovere foreningen eller bygge til. Hvad end det drejer sig om et tagudskift, nye vinduer eller renovering af opgangene, kan det være en jungle, hvis ikke man kender til de konkrete procedurer, love og regler. Vi ser nærmere på renoveringsprocessen og får gode råd fra projektchef Thomas Mortensen, der har ansvar for rådgivning af foreninger i ejendomsforvaltningsselskabet DEAS’ afdeling for byggeteknisk rådgivning.

Husk konsekvensberegning og vedtægtsændringer

Et bygge- eller renoveringsprojekt starter lang tid før en håndværkeraftale bliver indgået. Bestyrelsen i foreningen skal nemlig først og fremmest præsentere projektet på en generalforsamling og det kræver et grundigt forarbejde.

”Det er vigtigt, at bestyrelsen klæder generalforsamlingens deltagere rigtig på, da der er en masse formalia, der skal overholdes før et projekt kan godkendes. Her ser vi ofte, at der kommer forslag til en generalforsamling, som man faktisk ikke kan stemme om, da beskrivelsen ikke er detaljeret nok,” lyder det fra projektchef Thomas Mortensen fra DEAS, som har mange års erfaring med byggeteknisk rådgivning i andelsboligforeninger.

Et udetaljeret beslutningsgrundlag betyder faktisk, at beslutning ikke er lovformelig og derved ikke gældende. Det er derfor uhyre vigtigt, at bestyrelsen laver en konkret beskrivelse af projektet, beregner en estimeret pris, laver en konsekvensberegning for de enkelte beboere og præsenterer en tidsplan for byggeriet, da alt dette skal indgå i forslaget. Dertil kommer eventuelle vedtægtsændringer, som andelshaverne også skal vedtage inden projektet kan påbegyndes.

Det bliver dyrt, hvis opgaven ikke defineres præcist

Når forslaget om projektet er blevet vedtaget, skal bestyrelsen finde den rette entreprenør til opgaven. Her kan det være en faldgrube, hvis bestyrelsen vælger det første og bedste firma uden at undersøge markedet først.

”Først og fremmest oplever vi, at bestyrelserne ikke altid er klædt på til så stor en proces. Man kan ikke bare ringe ned til den lokale håndværker og få et tilbud på opgaverne, som man så kan acceptere, hvorefter de kommer og bygger. Sådan er det bare ikke i dagens byggeri. Foreningerne kan blive snydt, hvis de gør det på den måde,” erfarer Thomas Mortensen og anbefaler derfor, at foreningen griber tilbudsfasen mere strategisk an:

”Det første der kræves er et klart defineret projekt, førend foreningerne kan indhente tilbud. Foreningen skal vide, hvad der skal laves helt ned i detaljer, ellers kan prisen fra håndværkeren ikke bruges, da den ikke er retvisende for projektet. Hvis ikke det er klart, hvad foreningen forventer, kan en entreprenør altid definere prisen efter, hvad der passer ham, men det er jo ikke sikkert, at det er en løsning, som passer foreningen”.

Bestyrelsen skal derfor konkret skrive, hvad der skal laves under selve renoveringen og tilføje muligt følgearbejde også. Skal der eksempelvis også isoleres ved et tagudskift og med hvor meget isolering? Skal tagrenderne også udskiftes? Og er der præferencer til tagtypen? Spørgsmålene er mange, og hvis foreningen ikke gør sig konkrete tanker inden indhentelse af tilbud, vil dette smitte af på hele byggeforløbet, som nemt kan blive dyrere i forhold til både pris og kvalitet.

Indhent kontroltilbud

Andelsboligforeningen skal jo gerne renovere så billigt, effektivt og kvalitetssikret som muligt. Derfor er det vigtigt, at foreningen indhenter flere kontroltilbud, altså spørger flere entreprenører om sammenligningspriser.

”Hvis man kun spørger én entreprenør ved man ikke, hvorvidt prisen er dyr og derfor skal man spørge flere,” siger Thomas Mortensen fra DEAS, som igen understreger, at en veldefineret opgave er vigtig her:

”Det vi ser ved kontroltilbud er, at de priser, som foreninger indhenter, oftest er meget forskellige, fordi opgaverne ikke er veldefineret og det gør dem usammenlignelige”.

En anden fordel ved at indhente flere tilbud er, at entreprenørerne kan præsentere forskellige løsningsmodeller, som bestyrelsen kan vælge mellem.

Garantier og forsikringer

På større byggesager skal der altid laves en hovedentreprisekontrakt mellem forening og entreprenør, men det er en jungle at finde rundt i, hvilke krav foreningen skal stille til entreprenøren. Derfor skal foreningerne tage udgangspunkt i den gældende lovgivning og indgå en håndværkeraftale efter AB 92. AB 92 er de spilleregler, som både bygherre (forening) og entreprenøren skal overholde under en byggesag. Her afdækkes tidsfrister, mangler, 1 års gennemgang og betalingsbetingelser også. Under hele byggeprocessen kan foreningen henvise til, at arbejdet skal udføres under disse regler og derfor er det vigtigt, at aftalen gennemgås og underskrives inden byggestart.

Ved større bygge- eller renoveringssager er det i denne del af processen også vigtigt at definere dagsbøder og kræve at entreprenøren stiller sikkerhed for arbejdet. Dette kan gøres ved at oprette en bankkonto, hvor der står en vis procentsats af entreprenørsummen – gerne 15 procent. Hvis der så skulle gå noget galt eller entreprenøren går konkurs, er foreningen sikret et beløb, der kan holde foreningen skadesfri. Derudover skal andelsboligforeningens ejendomsforsikring også udvides imens byggesagerne står på.

Overblik: Få styr på forsikringerne i foreningen

”Entreprenøren er som udgangspunkt selv forsikret for skader, mens han går og arbejder på ejendommen, men ofte er forsikringspolicerne udformet på den måde, at foreningen ikke er helt dækket alligevel. Det kan eksempelvis være en stormskade eller brand, som ikke er entreprenøren skyld. Her er man som forening ekstra udsat under renovering. Hvis entreprenøren skal lave noget varmt arbejde – eksempelvis brænde tagpap på taget- så skal der tegnes en helt speciel forsikring, der dækker dette,” anbefaler Thomas Mortensen. Det er derfor, ved større projekter, vigtigt at tjekke foreningens forsikringer inden byggeopstart og lave en udvidet storm- og brandforsikring.

Hvilke garantiordninger dækker foreninger?

Vær opmærksom på, at mange garantiordninger ikke dækker arbejde i andelsboligforeninger. Eksempelvis gælder Byg Garanti for arbejde hos privatpersoner eller andelshavere, men ikke på foreningsarbejde. Entreprisegaranti er den første garantiordning, der dækker arbejde udført for andelsboligforeninger. Entreprisegaranti dækker håndværksmæssige fejl og mangler for op til 35.000 kroner, den er gratis og kan søges, hvis foreningen indsender en forespørgsel på tre tilbud via Andelsportal.dk, 3byggetilbud.dk, Ejerportal.dk og Energihjem.dk.

Afhold ugentlige byggemøder

En vigtig del af tilsynet med projektet er afholdelsen af ugentlige byggemøder med entreprenøren. På møderne skal der følges op på det arbejde, der er lavet og om det udføres som aftalt. Hertil skal foreningen og entreprenøren afstemme tidplanen og økonomien. Og det kan koste foreningen dyrt, hvis der ikke føres tilsyn med arbejdet.

”Når projektet først er gået i gang og stilladset er sat op, er foreningen afhængig af entreprenøren. For en andelsboligforening på tre opgange kan det godt koste 30.000 kroner om ugen i stilladsudgifter, så der skal tages hurtige beslutninger, hvis noget skal laves anderledes. Det vil sige, hvis der eksempelvis bliver opdaget en rådskade eller andet, skal der reageres på det hurtigt. Det er det, som man kan tjekke op på, på de ugentlige byggemøder,” forklarer projektchefen.

Eftersyn: Husk 5 års gennemgangen

Når projektet nærmer sig afslutningsfasen skal der foretages en afleveringsforretning. Her skal det færdige arbejde gennemgås af en byggesagkyndig, som eksempelvis skal tjekke om tagrenderne har det rette fald, om miljøfarligt affald er bortskaffet og om hullerne fra stilladset er lappet. Her lyder et godt råd fra Thomas Mortensen, at foreningen tilbageholder en del af pengene, indtil den er sikret og fejl og mangler bliver udbedret.

”Når man har afsluttet et byggeprojekt, holder man 1 års gennemgang, hvor man mødes med entreprenøren igen og ser, om der er kommet skader i løbet af det år, der er gået,” fortæller Thomas Mortensen, som understreger, at en 5 års gennemgang er mindst ligeså vigtig at foretage:

”Det er foreningen selv, der skal afholde 5 års gennemgangen. Og det er en vigtig gennemgang, da skader godt kan forekomme efter de første år. Til gengæld er risikoen for fejl meget lille, hvis foreningen ikke har oplevet nogle efter 5 år”.

Thomas Mortensen: En byggesagkyndig tjener sig altid ind

”Foreningerne gør en fejl, hvis de tror, de kan gøre det selv. Rådgivningsydelsen er en udgift, som kan betale sig. Der er for mange faldgruber, et for stort tidsforbrug og mange penge at spare ved at lave de rigtige aftaler og gode kontrakter. På den måde tjener udgiften til en rådgiver sig hjem. Det er en jungle, hvis ikke man kender processerne og derfor anbefaler vi som administrator at få en byggeteknisk rådgivning ind over,” lyder det fra Thomas Mortensen fra DEAS, der administrerer over 950 andelsbolig- og ejerforeninger i Danmark.

Eksperternes råd: Undgå disse fejl, når I renoverer foreningen