Den store guide til generalforsamlingen
Vi har samlet alt, hvad du skal vide om jeres årlige generalforsamling i andelsboligforeningen.
Før generalforsamlingen
Vi tager udgangspunkt i standardvedtægterne, som mange foreninger benytter. Men det er jeres vedtægter, som afgør, hvordan I skal forholde jer. Derudover har vi allieret os med kundechef Michael Suhr Fabrin fra DEAS. DEAS administrerer over 350 andelsboligforeninger og afholder over 900 generalforsamlinger årligt.
Den gode dagsorden
1. Valg af dirigent og referent 2. Bestyrelsens beretning 3. Forelæggelse og godkendelse af årsrapport samt værdiansættelse af andelene 4. Forslag 5. Forelæggelse og godkendelse af budget samt beslutning om eventuel ændring af boligafgiften 6. Valg til bestyrelsen, herunder suppleanter 7. Valg af administrator 8. Valg af revisor
Tidspunkt for indkaldelse og afholdelse
Generalforsamlingen skal i de fleste foreninger senest være afholdt fire måneder efter regnskabsårets udløb. Slutter regnskabsåret ved årsskiftet, skal I senest holde generalforsamling i april.
Det er bestyrelsen, som indkalder, tilrettelægger og forbereder til generalforsamlingen – med senest 14 dages varsel. Indkaldelsen kan ske via brev, opslag på foreningens hjemmeside eller med e-post. Det er bestemt i vedtægterne.
I indkaldelsen er det en god idé at vedlægge dagsordenen, så andelshaverne kan tage stilling til punkterne.
Vælg en kompetent dirigent
“Det bedste råd, DEAS kan give bestyrelsen, er at finde en professionel og kompetent dirigent til generalforsamlingen. Dirigenten har afgørende betydning for, at alt går som det skal. Dirigenten har blandt andet ansvar for at vurdere, om forslaget er belyst tilstrækkeligt, inden det kan komme til afstemning,” siger Michael Suhr Fabrin.
Forslag fra andelshaverne
Vil én andelshaver have noget på dagsordenen, skal det sendes til bestyrelsen i god tid. Bestyrelsen skal kunne nå at gøre de andre andelshavere opmærksom på forslaget. Ligeledes skal bestyrelsen have tid til at vurdere, hvad forslaget vil få af betydning for foreningen.
Det kan nogle gange overraske bestyrelsen og andelshaverne, hvor svært det rent faktisk er at få sit forslag veldefineret og belyst i tilstrækkelig grad. Det kræver ofte professionel hjælp, fordi forslag af større karakter kræver svar på pris, finansiering og konsekvenser for andelshaverne.
Michael Suhr Fabrin
Det er vedtægterne, som afgør, hvornår andelshaveren senest skal have givet forslaget til bestyrelsen. Det normale er otte dage før datoen for generalforsamlingen. Men skal forslagene vedlægges i indkaldelsen, skal de forelægge, før indkaldelsen sendes ud.
Bliver vedtægterne ikke fulgt?
Var indkaldelsen til generalforsamlingen for sent ude? Så kan andelshaverne erklære generalforsamlingen for ugyldig, hvis de har en saglig begrundelse. Samme gælder, hvis én andelshaver sender et forslag for sent til bestyrelsen – så kan de afvise forslaget.
Under generalforsamlingen
Det er vedtægterne, som bestemmer hvornår en beslutning kan blive vedtaget. Men typisk er der disse regler:
Simpelt flertal betyder, at én stemmes overvægt vedtager forslaget. Blanke stemmer er uden betydning for forslaget. I jeres vedtægter vil der stå, hvad der kræver et simpelt flertal. Det kan for eksempel være renovering eller installation af varmeanlæg.
Kvalificeret flertal betyder, at en majoritet af andelshaverne skal stemme for forslaget. Det er bestemt i vedtægterne, hvor stor majoriteten skal være, typisk drejer det sig om 3/4, 2/3, eller 3/5. Det kan for eksempel være ved vedtægtsændringer.
Enstemmighed betyder, at alle andelshavere skal acceptere forandringen. Det er typisk forandringer, der stiller nogen ringere, som hvis I fjerner rettigheder som for eksempel at ændre reglerne for husdyr med tilbagevirkende kraft.
Det er dirigentens opgave at vurdere, hvordan afstemningsreglerne er for et forslag – altså om det kan vedtages med simpelt eller kvalificeret flertal eller enstemmighed.
5 gode råd til generalforsamlingen
1. Overhold alle tidsfrister
2. Dagordenen går hånd i hånd med indkaldelsen
3. Et præcist forslag er et godt forslag
4. Den rigtige dirigent er guld værd
5. Vælg nogle ordentlige rammer
Valg af formand, bestyrelse og suppleanter
Hvert 2. år skal I stemme om formandsposten og bestyrelsesposterne på generalforsamlingen. Halvdelen af bestyrelsen skal dog være på valg hvert år. Det samme gælder for suppleanter, som vælges for et år eller to ad gangen. Det må gerne være de samme som vælges igen. Det hele er dog igen vedtægtsbestemt.
Efter generalforsamlingen
Hurtigst muligt efter generalforsamlingen udarbejder referenten referatet og indhenter de nødvendige underskrifter fra bestyrelse og dirigent.
Referatet er først gyldigt, når dirigenten har underskrevet det. Det fremgår af vedtægterne. Typisk skal referatet som minimum også underskrives af den valgte formand.
Det godkendte og underskrevne referat skal nu sendes til alle foreningens medlemmer samt til administrator. Her er typisk en tidsfrist i vedtægterne.
Årsrapporten skal også underskrives af den afgående bestyrelse og eventuelt af dirigenten, hvis det fremgår af regnskabet. De bestyrelsesmedlemmer, der ikke er til stede, skal ikke underskrive. Minimum skal de tegningsberettigede underskrive i henhold til vedtægterne.
14 kommentarer
Hej
Jeg er formand i en selvadministrende bestyrelse. Har varetaget de administrative opgaver i de 12 af de 14 år som formand.
Vi er nu ude i at skulle indkalde til en 3. ekstraordinær generalforsamling. Fordi at dirigenten ikke havde tjek på at forslag til administration udefra samt valg af administrationsfirma ville dirigenten og flere i en nye foreslåedebestyrelse (som ikke blev valgt ind på den ordinære generalforsamling) have 2/3 flertal ved afstemningerne. Iflg. Vores vedtægter og juristen i ABF er det nok med simpelt flertal. Dvs at vi skal have endnu en ekstraordinær generalforsamling hvor det flertal vi fik til administration skal ændres til et simpelt flertal på 9 udaf 16 stemmer. Og så skal der stemmes om hvilket af de indhentede administrationstilbud vi vælger.
Juristen har skrevet til os at vi evt. skal have en professionel dirigent evt. en advokat som dirigent på udefra. Dette også fordi at flere inkl.. dirigenten og den nye foreslåede bestyrelse fremkommer med personlige angreb på
bestyrelsen og på nogle af beboerne.
En dirigent skal være neutral og kunne forstå vedtægterne. En dirigent skal bortvise andelshavere som kommer med personlige subjektive angreb som ikke har med generalforsamlingen at gøre. En dirigent kan ikke afvise emner som er beskrevet i indkaldelsen bla..2 administrationstilbud mere indhentet af en beboer som jeg som formand var nødt til at få gjort brugbare så de dækkede foreningens administrationsopgaver. Og det andet tilbud havde ingen forsikrings og kautionsdækning hvilket de skal have iflg. vores vedtægter.
Har du/I et forslag til en dirigent gerne i Svendborg området. Og hvad vil det koste at få en dirigent på udefra? På forhånd tak.
Mvh. Formand Lajla Nydam
Hej Lajla
Mange tak for din kommentar her. Du har helt ret i, at en uvildig dirigent er en god idé, da rollen er utrolig vigtig på generalforsamlingen. Vi samarbejder med flere administrationsfirmaer, der også tilbyder denne løsning. Vores branchepartnere på området er Newsec, dem kan du læse mere om og kontakte her for uforpligtende tilbud: https://www.andelsportal.dk/guides/ejendomsadministration-i-andelsboligforeningen/
Du kan også anvende kontaktformularen på vores side: https://www.andelsportal.dk/indsendopgave/
De bedste sommerhilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Hej
Generalforsamling i andelsforening: Dirigent og bestyrelse underskriver referatet (som vanligt). Hvis der på generalforsamlingen vælges ny bestyrelse, hvem underskriver så referat fra den pågældende generalforsamling? Den bestyrelse, der var ved generalforsamlingens begyndelse, eller den bestyrelse der er blevet valgt på generalforsamlingen.
På forhånd tak for svaret, god dag.
De bedste hilsner Malene
Hej Malene
Tak for dit spørgsmål.
Det vil typisk være den bestyrelse, der sad ved generalforsamlingens begyndelse. Det er jo trods alt dem, der har indkaldt andelshaverne til mødet, indhentet dokumenter, osv. Det vigtigste er dog, at både dirigent og bestyrelsesformand som minimum underskriver.
Bedste hilsner,
Daniel – Andelsportal.dk
Kan der være problemer med, at bestyrelsen i andelsboligforening kan udvælge en ny andelshaver til en ledig bolig ud fra opstillede kriterier, som gavner foreningens virke, i stedet for blot at vælge en fra venteliste, hvor interesserede er anført med nummer for optagelse på listen.
Måden at udvælge en ny andelshaver fra en interesseliste med sideordnet placering er godkendt af generalforsamlingen.
Hej Jørgen
Tak for din kommentar. Bestyrelsen skal altid forholde sig til de regler, der er bestemt i foreningens vedtægter – også når det kommer til ventelister.
Med en interesseliste er der mulighed for, at foreningens beboere aktivt kan være med til at vælge, hvilke beboere, der overtager andelsboliger. Derfor er det typisk foreninger med nogle bestemte kriterier eller værdier til de kommende andelshavere, som opretter en interesseliste. Har man en “almindelig venteliste” skal man følge den fortrinsret, der er defineret i vedtægterne.
Læs mere her: https://www.andelsportal.dk/guides/ventelister/
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
jeg har lige et spørgsmål, når du tidligere har meddelt, at det er korrekt, at det kræver et flertal på generalforsamlingen at ændre boligafgiften, men er det nok med et simpelt flertal. MVH Egon Nielsen
Hej Egon,
Hvilket flertal det kræver at ændre boligafgiften afhænger af, hvad der står i jeres vedtægter om dette. Hvis I er i tvivl, så vil jeg klart anbefale, at I kontakter en administrator inden, så jeres beslutning ikke erklæres ugyldig.
De bedst hilsner
/Nynne
Hej vi er en lille andelsforening hvor formanden gør lige som det passer ham og nu står vi og skal have lavet om på vores lån og lavet udhæng og ny have og det vil vi gerne have udsendt papir på så vi kan se hvad det koster og hvad lån de vil lave inden generalforsamling så vi har en muglighed for at snakke sammen om det men det vil han ikke det kan vi først få på generalforsamlingen kan han det Mvh Preben Andreasen
Hej Preben
Tak for din besked. Der er klare grænser mellem, hvad en bestyrelse og dermed formanden kan beslutte på egen hånd, og hvad der kræver en generalforsamlingsbeslutning. Det kan du læse meget mere om i denne guide: https://www.andelsportal.dk/guides/bestyrelsens-beslutninger/
Jeg vil anbefale dig at se nærmere ned i vedtægterne om, hvorvidt dagsordenen er et krav at vedlægge i indkaldelsen. Er det et krav, så skal formanden naturligvis overholde dette. Er indkaldelsen ikke korrekt i forhold til vedtægterne kan generalforsamlingen i værste fald erklæres ugyldig.
Det er altid en god idé at give andelshaverne så meget information som muligt i forhold til, hvad der skal træffes beslutninger om på generalforsamlingen, så jeg forstår godt din bekymring.
Jeg vil anbefale dig at kontakte foreningens administrator, hvis du ønsker juridisk rådgivning i forhold til vedtægterne. Administrator vil også kunne hjælpe med at få skabt en dialog omkring, hvordan denne uenighed undgås i fremtiden. Samtidig synes jeg, at emnet skal tages op på næste generalforsamling.
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Hej igen – jeg skal lige høre. Vi er vel enige om, at boligafgiften kun kan ændres på den årlige ordinære generalforsamling eller ved en eventuel ekstraordinær generalforsamling.
Hej Egon
Jo det har du helt ret i. Det kræver et flertal på generalforsamlingen at ændre i boligudgiften.
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Vi har haft en noget anstrengt generalforsamling, men den er nu overstået og der er udfærdiget et beslutningsreferat, som er omdelt. Efterfølgende er der så en andelshaver, der sender en mail med teksten “Hej Egon. Jeg mangler i referatet den forklaring du gav på generalforsamlingen om hvorfor huslejen ikke kunne nedsættes i 2019 men først på generalforsamlingen i 2020.”
Hilsen Ole
Vi har haft en låneomlægning i juni 2019, som har gjort, at vi kan nedsætte huslejen med 738 kr.,
men vi har i bestyrelsen ikke taget skridt til at foretage nævnte nedsættelse før vores årlige ordinære generalforsamling her i 2020. Den forklaring Ole efterspørger, er ikke korrekt citeret i han mail, idet det jeg sagde på generalforsamlingen var, at boligafgiften kun kan reguleres ved en genralforsamlings beslutning og at vi fra bestyrelsens side blot har tænkt, at det skulle foregår ved førstkommende ordinære generalforsamling og herudover forklarede jeg, at det er så her vi står, idet hverken et flertal på 2 i bestyrelsen eller 2 af andelshaverne ( vi er ( i foreningen) har anmodet om en ekstraordinær generalforsamling. Sluttelig er det min opfattelse at dette er korrekt og mit spørgsmål er så er jeg nu pligtig til at ændre den allerede udsendte beslutningsreferat med en kommentar om ovenstående. Venlig hilsen Egon Nielsen, Formand
Hej Egon
Tak for din kommentar. Hvis det blot er en misforståelse hos en enkelt andelshaver, som nu ved forløbets gang, så vil jeg ikke mene, at du behøver et nyt referat. Er det en generel misforståelse, så vil jeg anbefale, at du udsender en lille notits om dette til andelshaverne, som tillæg til referatet. Du kan også forhøre dig hos en administrator, hvis du er i tvivl om det juridiske perspektiv.
I forhold til jeres ordinære generalforsamling her i 2020, så vil jeg lige tillade mig at linke til denne artikel, hvis I står og skal afholde den i disse tider: https://www.andelsportal.dk/nyheder/coronavirus-andelsboligforening/
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Viser 0 af 14 kommentarer