bestyrelsesmødecoronacoronavirusdriftgeneralforsamlingnabohjælp

Coronavirus og andelsboligforening: Hvordan skal man forholde sig?

Opfordringen fra regeringen blev meldt klart ud på onsdagens pressemøde: Vi skal undgå smittespredning ved at begrænse forsamlinger og social kontakt. Retningslinjer, der også udfordrer måden hvorpå andelsboligforeningen drives på. For hvad med generalforsamlingen? Og må bestyrelsen overhovedet mødes? Vi ser nærmere på retningslinjer og anbefalinger her.

OBS: Update 27. marts 2020: Regeringen har meldt ud, at man ikke må være mere end 10 personer samlet og dermed er generalforsamlingen ikke mulig at afholde i de fleste foreninger. Samtidig kan flere politiske foranstaltninger blive en virkelighed. Det kan betyde, at forsamlinger på mere end 2 personer muligvis også kan blive ulovliggjort. Derfor frarådes det at afholde generalforsamlingen i denne tid. Medmindre det kan gøres digitalt. Også det udemomkratiske aspekt taget i betratning, da generalforsamling ikke bør afvikles, når nogle medlemmer føler sig usikre i at deltage eller ikke må deltage.

I størstedelen af landets andelsboligforeninger bor man tæt. Samtidig sker driften af foreningen på demokratisk vis, hvor beslutninger om drift træffes på fælles generalforsamlinger, og tiltag planlægges på bestyrelsesmøderne. Netop derfor skal man i andelsboligforeningen følge nøje med, når det kommer til coronavirus. For hvordan skal man praktisere corona-retningslinjerne, når man er fælles om det meste?

Dét anbefaler regeringen

Onsdag den 11. marts meldte regeringen ud, at Danmark lukker ned og at social kontakt skal inddæmmes. Retningslinjer som eksperter og fagfolk anbefaler, at man følger – også i andelsboligforeningen. På Sundhedsstyrelsens hjemmeside kan bestyrelsen og beboere holde sig opdateret med informationer og viden om coronavirus og samtidig hente styrelsens plakat til, hvordan man beskytter sig selv og andre mod coronavirus. En plakat, der med fordel kan hænges op i foreningens opgange, vaske- og kælderrum, i fælleshuset og på andre relevante fællesarealer.

Hvad gør vi med generalforsamlingen?

Det er tid til generalforsamling i rigtig mange andelsboligforeninger, men hvad gør vi lige med forsamlinger og smittefare? Det er op til den enkelte forening at vurdere, om I mener, at det er forsvarligt at afholde den planlagte generalforsamling. For I bør overveje, om det er en mulighed at gennemføre den uden, at foreningens medlemmer sidder tæt og dermed mindsker risikoen for smitte. I flere andelsboligforeninger bor nemlig udsatte grupper såsom ældre og syge, der først og fremmest skal tages hensyn til. I kan også være i en situation, hvor flere af foreningens medlemmer er i karantæne og derfor slet ikke kan deltage til generalforsamlingen.

Kan generalforsamlingen udskydes?

Det korte svar er ja. For selvom Erhvervsstyrelsen har meldt ud, at det ikke er muligt at udskyde en generalforsamling, er det ikke en udmelding målrettet andelsboligforeningerne. Meddelelsen går ud til de erhvervsdrivende virksomheder, hvor årsrapporten skal offentliggøres. Foreninger, der ikke er forpligtet til at offentliggøre deres regnskab, handler derfor ikke i strid mod loven. Samtidig findes der dompraksis på, at andelsboligforeningen i en ekstraordinær situation godt kan afvige for dens vedtægter og afholdelse af en generalforsamlingen.

Det er bestyrelsen, der træffer beslutningen om en udskydelse. Og det er vigtigt, at beslutningen om en mulig udskydelse sker på demokratisk vis. Beslutningen bør derfor vurderes nøje blandt bestyrelsesmedlemmerne og gerne i samarbejde med en administrator, hvis foreningen har en.

Udskyder bestyrelsen generalforsamlingen er det alfa og omega hurtigt at fortælle foreningens medlemmer om beslutningen. Forklar gerne hvorfor generalforsamlingen udskydes og fastsæt med det samme en ny dato for generalforsamlingen. Husk at denne dato skal overholde reglerne i vedtægterne om indkaldelse, forslag og så videre.

Hvis regnskabet er kritisk

Står jeres andelsboligforening overfor en større ændring i andelskronen, så bør I overveje at afholde en kort generalforsamling kun omhandlende dette emne. Ejendomsadministrationsselskabet Cobblestone anbefaler:

Ordinære generalforsamlinger i andelsboligforeninger bør afholdes i de tilfælde hvor det er kritisk at regnskabet godkendes og der skal fastsættes en ny andelskrone. Er andelskronen i udgangspunktet uændret eller stort set uændret ift. 2019 bør man overveje at udskyde.Cobblestone

Det betyder, at andre beslutninger om ændringer i husordenen, byggesager og vedtægtsændringer bør udskydes til en ekstraordinær generalforsamling i fremtiden. For en længere og større generalforsamling frarådes.

Brug fuldmagter

Hvis det besluttes, at en reduceret generalforsamling er nødvendig at afholde, så bør beboerne få muligheden for at indgive en fuldmagt. En fuldmagt giver andelshaveren mulighed for selv at træffe afgørelse om punkterne på generalforsamlingen uden selv at deltage. Regler for fuldmagter findes i foreningens vedtægter.

Alle beboere, der er særligt udsatte for smittefaren eller beboere der er utrygge ved at deltage på generalforsamlingen skal have mulighed for at stemme via en fuldmagt. Samtidig bør disse beboere også få en særlig mulighed for at stille spørgsmål inden generalforsamlingen til bestyrelsen og til en eventuelt administrator. Dette kan gøres via mail.

8 gode råd til generalforsamlingen i coronatiden

  1. Afhold kun en generalforsamling, hvis regnskabet er kritisk
  2. Meld hurtigt ud til andelshaverne, hvorfor generalforsamlingen er udskudt og hvad den nye dato for afholdelsen er
  3. Skal generalforsamlingen afholdes, så indhent fuldmagter og giv mulighed for at stille spørgsmål til bestyrelsen og administrator
  4. Undgå at deltagere sidder tæt og med minimum 1 meters afstand
  5. Husk håndsprit ved indgangen
  6. Overvej om generalforsamlingen kan afholdes udendørs
  7. Tal kun om de nødvendige og kritiske emner, så generalforsamlingen bliver væsentligt reduceret
  8. Gem andre emner om drift og projekter til en ekstraordinær generalforsamling en anden gang

Må generalforsamlingen afholdes digitalt?

Som udgangspunkt er svaret nej til en digital generalforsamling, da det kræver, at generalforsamlingen har truffet en gyldig beslutning om, at fremtidige generalforsamlinger kan afholdes digitalt. En digital generalforsamling vil også besværliggøre det for beboere, der ikke er IT-kyndige at deltage.

Giver alle andelshavere tilsagn til, at generalforsamlingen gerne må afholdes digitalt, er den digitale generalforsamling dog en reel mulighed. Men der skal kun ét medlem til at modsætte sig den digitale generalforsamling for, at den erklæres ugyldig.

Gode råd til den digitale generalforsamling:
Find et online program til at afholde mødet, som alle kan tilgå. Zoom er et af disse programmer, som er gratis at benytte. Bestyrelsen skal være klar på at skulle hjælpe flere andelshavere med at installere programmet på mobilen, computeren eller tabletten – naturligvis over telefonen.

Brugen af fuldmagter kan også være en løsning for de andelshavere, der ikke har mulighed for at deltage digitalt. Er det et simpelt ja/nej spørgsmål, som foreningen skal stemme igennem, så kan I overveje at åbne op for brevstemmer.

Ligesom ved den fysiske generalforsamling skal andelshaverne også have mulighed for at stille spørgsmål inden generalforsamlingen afholdes.

Hvad med bestyrelsesmøderne?

Som med generalforsamlingen er det op til bestyrelsen at vurdere, hvorvidt et bestyrelsesmøde skal afholdes eller ej. Da de færreste foreninger har konkrete bestemmelser i vedtægterne om, hvornår bestyrelsesmøderne skal afholdes, giver det bestyrelsen god mulighed for at udskyde dem.

De fælles aktiviteter i foreningen

Er det tid til den månedlige fællesspisning, arbejdsdag eller noget helt tredje, så bør bestyrelsen også se nærmere på en udskydelse af dette. Lad igen Sundhedsstyrelsens retningslinjer være et pejlemærke til, hvordan I skal forholde jer til sammenkomster og socialt samvær i foreningen.

Pas godt på hinanden

I tider som disse kan andelstanken for alvor komme til sin ret, da det handler om at passe godt på hinanden. Ved I, at flere i foreningen er yderst sårbare overfor smitte eller måske sidder alene i boligen med flere børn, der ikke må komme i institution, så tilbyd en hjælpende hånd. Du kan have en nabo, der er i karantæne, som måske skal have nogle indkøb placeret foran døren. En der skal have hjælp til at lufte hunden. Eller der kan være beboere i foreningen, som er nødt til at passe deres arbejde og har brug for hjælp til børnepasning.

På Andelsportal.dk har vi allerede hørt om flere gode eksempler, hvor andelsboligforeninger, er gode til at passe på hinanden og tilbyder hjælp til andre andelshavere i deres forening via maillister og Facebookgrupper. Bliv ved med det og smid gerne en kommentar, hvis du har andre gode tips til, hvordan andelsboligforeningen kommer helskindet igennem den kommende tid.


At tilbyde din hjælp til andre kan gøre en stor forskel.

Del gerne jeres erfaringer

Har I allerede gjort jer overvejelser om, hvordan I får håndteret corona-retningslinjerne i jeres andelsboligforening, så er I meget velkommen til at dele jeres erfaringer i kommentarfeltet nedenfor.

Nynne PG
Om forfatteren: Nynne Pihl Groth arbejder som presse- og kommunikationsmedarbejder hos Andelsportal.dk, hvor hun bidrager til formidlingen af nyheder og guides om andelsboligmarkedet. Nynne har en kandidat i kommunikation fra Copenhagen Business School, og brænder for det journalistiske arbejde. I øvrigt har hun andelstanken på tæt hånd, da hun selv er andelshaver.
Kommentarer

Hej Andelsportal.
Jeg har et spørgsmål/bekymring, der handler om igangværende rør arbejde i den andelsforening, hvor jeg bor. Alle rør i køk. og bad skal skriftes – og det betyder naturligvis at vi er uden wc og vand i den periode, hvor arb foregår. Samtidig skal vi holde afstand osv. Jeg bor i en 2 vær. med min søn – vi er begge sendt hjem. Det er umuligt at opholde sig i lejligheden mens arbejdet foregår. Hvor skal vi så være? Jeg har kontaktet administrator og bestyrelse, da det stort set er umuligt at få en hverdag til at fungere mens arbejdet står på – da vi skal opholde os indendøre/undgå kontakt. Vi kan ikke flytte hjem til min søster/tage bad på arbejdet/gå på wc på nærliggende cafe osv!!! Kan I hjælpe mig ift. retningslinjer angående dette? Jeg ønsker at arb. sættes i bero til stormen er ovre –
Jeg håber I kan hjælpe/vejlede mig.
Venlig hilsen Malene Ørum

skriv et svar
Malene Ørum - 2 uger siden

    Hej Malene

    Mange tak for din kommentar. Jeg kan virkelig godt forstå din bekymring i disse helt særlige tider. Jeg vil anbefale dig, at du går i dialog med bestyrelsen og foreningens administrator omkring dette. Jeg tænker, at flere andre andelshavere har det på samme måde som I har. Tag eventuelt udgangspunkt i Sundhedsstyrelsens retningslinjer og denne guide, når I taler om det. Administratoren er god til at hjælpe med det juridiske aspekt, men håber, at I kan få løst det via en god dialog med bestyrelsen.

    De bedste hilsner
    Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 2 uger siden

Spørgsmål til en Dagsorden på GF.

Kan andre end bestyrelsen sætte/bestemme en dagsordenen på ordinær GF om et punkt, ( som ikke er et forslag/vedtægtændring) skal med på en GF., men er et oplæg til kritisk debat om den siddende bestyrelse – altså ikke tale om et ja/nat forslag som GF skal tage stilling til.
Hvad vil I anbefale bestyrelsen gør – Andelshaveren ønsker det indsat som et punkt før valg til bestyrelsen
Mvh bestyrelsen Nøddebohave2

skriv et svar
Gert Nielsen - 2 uger siden

    Hej Gert

    Tak for din kommentar. Hvis andelshaveren har indsendt et punkt til dagsordenen rettidigt i forhold til vedtægterne har vedkommende ret til at få det med til generalforsamlingen. I denne guide kan du se et bud på en god dagsorden: https://www.andelsportal.dk/nyheder/guide-%E2%80%A8generalforsamlingen/

    Her ligger forslag – også fra andelshavere – som punkt nummer 4, hvilket også er før valget af bestyrelsesmedlemmer. Her kunne en konstruktiv dialog om bestyrelsen forpligtelser og ansvarsområder tages op. Måske det er en god idé at understrege, at det er en frivillig tjans at sidde i bestyrelsen, hvorfor I håber på forståelse for dette hos andelshaverne.

    De bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 2 uger siden

Hej Andelsportal,

Når man nu som bestyrelse har valgt at udskyde den ordinære generalforsamling til juni pga corona skal man så i den forbindelse også udskyde datoen for indkommende forslag. I vedtægterne står der at forslag skal være formanden i hænde senest 1. marts og GF skal afholdes inden udgangen af april.
På forhånd tak

skriv et svar
Stine Bergmann - 1 uge siden

    Hej Stine,
    Mange tak for din henvendelse. Rigtig mange andelsboligforeninger vælger at udskyde deres generalforsamlinger i disse tider. I en ekstraordinær situation som denne godt kan andelsboligforeingen godt afvige fra vedtægterne og afholde generalforsamling på et andet tidspunkt end vedtægterne foreskriver. Dette er der domspraksis på. Det vigtigste er som nævnt at undgå en udemokratisk situation. Når generalforsamlingen udskydes vil jeg anbefale, at foreningen også vælger at udskyde deadline for indkomne forslag – dette bør bestyrelsen oplyse om i samme ombæring, som generalforsamlingen udskydes. Hvis I i foreningen er i tvivl om, hvordan I skal håndtere situationen vil jeg anbefale at bestyrelsen tager kontakt til jeres administrator – de kan hjælpe med konkret råd.
    Bedste hilsner
    Maria – Andelsportal.dk

    Maria Carlsen - 1 uge siden

Hej andelsportal

Jeg har idag modtaget indkaldelse til GF 29.april 2020 i vores andelsforening med følgende ordlyd
På bestyrelsens vegne skal jeg( administrator) hermed indkalde foreningens medlemmer til
Ordinær generalforsamling
Onsdag den 29.april 2020 kl 19.oo
i Virumhallen , Geels Plads 40, 2830 Virum

Som følge af den nuværende Corona-pandemi opfordres alle medlemmer af
foreningen , der er ældre, svagelige eller kronisk syge, til at møde ved fuldmagt i stedet for fysisk møde

Så kommer dagorden med punkter

Jeg er da glad for bestyrelsen passer på de ældre her i foreningen.
Dog fratager de også ældre, svagelige og kronisk syge i at deltage i en demokratisk generalforsamling, de under normale omstændigher ville møde op til og også gør år efter år.
Administrator oplyser, at ovennævnte er bestyrelsens beslutning og at bestyrelsen på nuværende tidspunkt ikke vil udskyde GF i foreningen, selvom forsamlings antal er 10 personer og Virum hallen er lukket. ( Kommunal hal).

Kan vi som andelshavere pålægge, at den valgte bestyrelse udskyder vores GF med henvisning til myndighedernes anvisninger.
Med venlig hilsen
Else Eisner

skriv et svar
Else Eisner - 6 dage siden

    Hej Else

    Tak for din kommentar. Jeg forstår godt din bekymring.

    For det første, så må generalforsamlingen ikke afholdes, hvis der møder mere end 10 personer op.

    Er der færre end 10, så er det fortsat op til den enkelte andelsboligforening at vurdere om generalforsamlingen kan afholdes med respekt for myndighedernes regler. Dog er der også et stort demokratisk dilemma ved at holde generalforsamlingen i disse tider, som du også selv nævner det.

    Brugen af fuldmagter er en god mulighed for at afholde generalforsamlingen alligevel. Det er dog vigtigt, at alle har mulighed for at stille spørgsmål inden og føler sig trygge ved det.

    Jeg vil anbefale, at du tager en rundspørge i foreningen angående metoden, og med udgangspunkt i flertallets ønske tager en dialog med bestyrelsen og administrator. Jeg vil også anbefale, at denne generalforsamling kun bruges til at gennemgå de kritiske punkter og i på den anden side af corona afholder endnu en generalforsamling, hvor andre punkter gennemgåes.

    De bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 5 dage siden

Hej Nynne

Tusind, tusind tak for dit svar.

Jeg vil “stemme” positive dørklokker hos foreningens andelshaver , for at få deres menig til en udskydelse af vores GF.

Vi er en forening på 39 andelshavere og 3 erhvervslejemål.

Fremmøde på vores GF er i gennemsnit 30 og enkelte fuldmagter, så udfra det er jeg af den opfattelse, at den siddende bestyrelse , ligesom mange AB foreninger gør/har gjort, burde have udskudt vores GF på nuværende tidspunkt.

Tak for jeres helt fantastiske andelsportal og brevkasse med mange artede dilemmaer og spørgsmål fra både andels havere og bestyrelser i andelsforeninger her i DK.

Jeres svar er kompetente, brugbare og vidner om jeres engagement for at hjælpe med løsninger, forslag og omsorg for hvert spørgsmål I får stillet.

Bedste hilsner til jer alle og god dag

Else Eisner

skriv et svar
Else Eisner - 5 dage siden

    Kære Else

    Det lyder som en rigtig god plan.

    Tusind tak for dine fine ord! Det varmer at læse, at du er glad for vores portal og kan bruge vores indhold. Mange tak for det 🙂

    De bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 5 dage siden
Skriv en kommentar