coronacoronakrisecoronavirusdigital andelsboligforeninggeneralforsamling

Generalforsamlingen post corona-nedlukning

Corona har forandret hverdagen for mange danskere. Hjemmearbejde, online-familiemiddage, fællessang og nye forbrugsmønstre er blot nogle af de ændringer, flere af os måske tager med ud på den anden side. Men også generalforsamlingen kan tage nye former i fremtiden, efter corona kom i vejen. Ejendomsadministrationsselskabet Newsec gør os klogere på denne udvikling.

Intet blev som forventet for de andelsboligforeninger, hvor foråret normalt står i generalforsamlingens tegn. Årsagen var coronakrisen, som betød en nedlukning af Danmark og umuliggjorde forsamlinger på mere end ti personer. Men af kriser lærer man ofte, og det gælder også for andelsboligforeningerne, der allerede så småt er begyndt at gøre sig nye tanker om generalforsamlingen i fremtiden.

Det hele gik i stå

Grundet corona kunne frustrerede andelshavere og bestyrelser vinke farvel til den vigtigste begivenhed på året: Generalforsamlingen. Ligesom forslag, renoveringsprojekter og nødvendige driftsspørgsmål blev udskudt på ubestemt tid. Flere af landets andelsboligforeninger valgte derfor at rykke generalforsamlingen, men dette er ikke helt uden konsekvens.

„Det er ikke optimalt at holde generalforsamlingen i sommerferien – også selvom flere har holdt ferie hjemme i år. Det betyder, at for nogle foreninger bliver generalforsamlingen først aktuel her i efteråret, hvilket mere eller mindre sætter hjulene i andelsboligforeningen i stå,“ siger teamleder og jurist hos Newsec, Charlotte Rosenkilde. Og derfor begyndte flere bestyrelser allerede i foråret at tænke ud af boksen.

 

LÆS OGSÅ: Da corona ramte andelsboligforeningerne

Der er nogle løbende udgifter, som bestyrelsen ikke kan undgå at betale, selvom generalforsamlingen ikke er afholdt. Er det en sædvanlig udgift, som foreningen plejer at betale, kan den betales uden en godkendelse fra generalforsamlingen. Derimod må bestyrelsen ikke sætte større vedligeholdelsesprojekter i gang, ligesom et ikke-vedtaget byggeprojekt, som ellers var tiltænkt at igangsættes hen over sommeren, ikke må påbegyndes.

Ordet ’digital’ kom på dagsordenen

Ejendomsadministrationsselskabet Newsec afholder normalt omkring 700 generalforsamlinger i foråret, men da corona satte ind, skulle nye metoder tages i brug.

„Vi oplevede, at flere bestyrelser tog skeen i egen hånd og kontaktede os, da man jo ikke vidste, hvornår corona var et afsluttet kapitel. De ville høre mere om muligheden for at stemme de nødvendige beslutninger igennem i foreningen, uden at medlemmerne skulle mødes fysisk. Her introducerede vi dem til de virtuelle møder,“ fortæller Charlotte Rosenkilde.

Den mulighed takkede flere bestyrelser ja til.

Der var stor succes med at afholde virtuelle budget- og bestyrelsesmøder, som vi i foråret afviklede mange af. Vi afviklede også nogle virtuelle generalforsamlinger, men kun for mindre andesboligforeninger, da der maksimalt bør være 30 deltagere på disse. Det skyldes, at man via et lille skærmbillede skal kunne se, hvem der rækker hånden op, når forslagene stilles.Charlotte Rosenkilde

Samtidig spændte vedtægterne også ben for flere af de andelsboligforeninger, der ønskede at gøre brug af den online mulighed.

„Det var kun retmæssigt at afholde virtuelle generalforsamlinger hos de andelsboligforeninger, der under coronakrisen blev enige om, at de ønskede dette. En sådan beslutning kræver nemlig normalt en vedtægtsændring, som igen kræver en generalforsamlingsbeslutning,“ forklarer Charlotte Rosenkilde.

Et godt råd: Vedtag en vedtægtsændring, der giver mulighed for, at andelsboligforeningen kan tænke i alternativer, når det kommer til afholdelse af generalforsamlingen i fremtiden. Så kan I senere finde ud af, hvornår denne mulighed skal anvendes, og hvilke forslag der er oplagte at stemme om online.

Hvad så med de større andelsboligforeninger?

Det helt store spørgsmålet lød dog: Hvad gør vi så med de andelsboligforeninger, der har mere end 30 medlemmer? For Newsec blev svaret en ny digital løsning.

„Vi har udviklet en digital platform – Den Digitale Generalforsamling – hvor man kan stemme og kommunikere online i andelsboligforeningen. Man kan ikke se hinanden på skærmen, da det foregår på en hjemmeside, som andelshaverne har et log-in til,“ forklarer Charlotte Rosenkilde og fortsætter:

„Generalforsamlingen kan foregå over flere dage. Man åbner op på en bestemt dag, hvor alle kan stille spørgsmål og få svar fra en af vores dirigenter. Alle andelshavere kan læse både forslag og spørgsmål og tilmed komme med modforslag. På et forudbestemt sluttidspunkt skal alle så gå ind og stemme ja, nej eller blankt til forslagene – og så kommer resultatet helt automatisk.“

På med livrem og seler

Uanset om man i andelsboligforeningen ønsker at gøre brug af den digitale mulighed for generalforsamlinger eller ej, er det en god idé at gå med livrem og seler, hvis corona igen skulle ramle ind i generalforsamlingen.

„Nogle foreninger er allerede gået forrest og har vedtaget en vedtægtsændring, så de i fremtiden har muligheden for at gøre brug af den digitale generalforsamling som et alternativ, hvis corona skulle spøge igen,“ meddeler juristen Charlotte Rosenkilde. Og netop corona har vist flere andelsboligforeninger, at det er vigtigt at have styr på vedtægterne på forkant frem for bagkant.

I andelsboligforeningen er der typisk stor forskel på, hvor IT-kyndige andelshaverne er. Bestyrelsen skal være klar på at skulle hjælpe flere andelshavere med at logge ind på hjemmesiden på mobilen, computeren eller tabletten, hvis man vedtager at generalforsamlingen afholdes digitalt.

Ikke et spørgsmål om hverken-eller

Hvis du allerede nu frygter, at den årlige generalforsamling aldrig bliver den samme igen, så bare rolig. Er den fysiske generalforsamling en mulighed, er det klart fordelagtigt at vælge, når det kommer til de store spørgsmål i foreningen, mener Charlotte Rosenkilde:

„Den fulde udgave af den ordinære generalforsamling, hvor bestyrelsesmedlemmer skal vælges og listelange punkter diskuteres, ser jeg stadig som værende relevant at tage i sin almindelige og fysiske form. Dertil kommer vigtigheden i det sociale, hvor andelshaverne mødes over et glas rødvin, snacks eller en kop kaffe, hvilket man jo ofte gør på generalforsamlingen. Det skal man endelig holde fast i.“

Den digitale udgave skal derimod ses som et godt supplement eller et tilvalg under særlige omstændigheder, mener juristen fra Newsec. Og en situation, hvor den digitale form for alvor kommer til sin ret, er i forbindelse med den ekstraordinære generalforsamling.

„Digital afstemning er særligt egnet til den ekstraordinære generalforsamling, hvor man ofte kun stemmer om få emner. Især ved anden behandling, hvor der ikke mødte nok op første gang, gør den digitale mulighed processen en del nemmere for både medlemmer og bestyrelsen. Her har man nemlig allerede drøftet emnet mundtligt og mangler blot at afgive stemme om forslaget, som er en formalitet,” siger Charlotte Rosenkilde.

 

LÆS OGSÅ: Coronavirus og andelsboligforening: Hvordan skal man forholde sig?

Andelsboligforeninger har rykket sig

Skal Charlotte Rosenkilde spå om fremtidens generalforsamlinger, er der ingen tvivl: Corona har sat skub i nogle processer, som har fået flere andelsboligforeninger med på en digital bølge. En bølge, der ellers nok var gået utallige år, før de havde surfet med på.

Ens umiddelbare tanker om andelsboligforeninger omhandler ikke ordet ‘digital’, men det skal de måske i fremtiden. Corona har sat skub i nye, effektive veje, hvorpå demokratiet i andelsboligforeningen kan udøves. Flere andelsboligforeninger har fundet ud af, at det her digitale ikke er så farligt, og på den måde har de allerede rykket sig.Charlotte Rosenkilde

„I fremtiden tror jeg bestemt, at flere foreninger vil gøre brug af den digitale mulighed for at holde generalforsamlinger, men også bestyrelsesmøder. Måske endda flere vil deltage i demokratiet, da den digitale generalforsamling løsriver medlemmerne fra kravet om at være et bestemt sted på et bestemt tidspunkt, når der er generalforsamling.“

Har I endnu ikke indkaldt til en ny generalforsamling, så husk at det skal ske efter vedtægternes regler til den nye dato. Det betyder, at alle frister skal følge den nye dato, ligesom at andelshaverne igen skal kunne indsende forslag.

Om forfatteren: Nynne Pihl Groth arbejder som presse- og kommunikationsmedarbejder hos Andelsportal.dk, hvor hun bidrager til formidlingen af nyheder og guides om andelsboligmarkedet. Nynne har en kandidat i kommunikation fra Copenhagen Business School, og brænder for det journalistiske arbejde. I øvrigt har hun andelstanken på tæt hånd, da hun selv er andelshaver.
Kommentarer

Jeg har lidt spørgsmål som jeg har brug for at få besvaret.

Forhistorie:
Der bliver rettidigt indkaldt til GF (generalforsamling)

Jeg sender mail til bestyrelsen, at jeg ikke kommer til GF*1, og vedlægger den udfyldte fuldmagt som er medsendt.

*1 – Der står intet andet i mailen – da jeg mener det er en privat sag – jeg skulle måske til moster Erna´s 80 års fødselsdag i den anden ende af landet, eller noget helt tredje.

1A. Jeg skal ligeledes spørge, – er det ikke frivilligt at deltage i en GF?

1. Da jeg ikke deltager i mødet, er det min opfattelse at den underskrevne fuldmagt gælder for min stemme – er det korrekt?
2. Desuden er det min opfattelse at jeg med denne fuldmagt giver min fulde støtte og tillid til både GF og bestyrelsen – er det korrekt?

Efterfølgende har bestyrelsen sendt et nyhedsbrev til alle beboerne. Heri fremstilles det at, der er én der har fravalgt GF?
Mit navn er dog ikke nævnt i den anledning, hvorfor det lige så godt kunne være en anden beboer, men oplever at indholdet i nyhedsbrevet peger i min retning ift. fravalget af GF.

Jeg bad derfor formanden om en samtale efter nyhedsbrevet, på tomandshånd, – og spørger ham, om det er mig der bliver hentydet til, i forhold til fravalg af GF, og dette bekræfter formanden.
Jeg beder derfor om en begrundelse herfor –
hvortil formanden siger, at de i bestyrelsen var blevet enige om, at da ”jeg ikke vil lade mig coronateste” så har jeg dermed fravalgt GF.

Efter denne melding, blev jeg så paf at jeg havde svært ved at holde tråden omkring emnet, og fik ikke spurgt til:

Er denne manglende coronatest alene årsagen til at bestyrelsen mener jeg fravælger GF, så oplever og mener jeg, at der bliver forskelsbehandlet, stigmatiseret og diskremineret fra bestyrelsens side.*2

*2 – Der kunne evt. fra bestyrelsens side i samarbejde med administrator være gjort en indsats for at imødekomme beboere der gerne vil deltage, men ikke fysisk kan være tilstede
fx Zoom møde, eller facetime, eller der kunne også være sat et telt op i området, hvor det ikke er påkrævet at have Coronapas/test som begrænsning for deltagelse. Så længe afstands kravet er overholdt.

Det skal lige nævnes at der blev afholdt fælles havedag forud for GF, hvor jeg deltog på lige fod med de andre beboere, med passende afstand og hensyn til hinanden.

Jeg ønsker ingen optrapning af den spæde dialog der nu er etableret til formanden og bestyrelsen, da vi bor tæt og vi er meget ude i dette smukke sommervejr.
Men vil gerne vide hvorledes jeg skal forholde mig.

skriv et svar
Benedicte Jensen - 1 måned siden

    Hej Benedicte

    Tak for din mail – og sikke en ærgerlig situation. Først vil jeg lige starte med at nævne, at vi ikke har nogen juridiske rådgivere siddende herinde, hvorfor du skal kontakte en administrator eller boligadvokat for juridisk svar. Jeg kan dog virkelig godt forstå, at du er paf, hvis grunden til, at du ikke kan deltage bliver mistolket og kommunikeret ud på den måde. Det virker ikke som normal praksis, at en bestyrelse ikke godkender og anerkender en fuldmagt. Det er nemlig frivilligt at møde op til generalforsamlingen og særligt i denne tid har mange fravalgt det fysiske fremmøde grundet corona.

    Jeg håber, at I kan få en god og konstruktiv dialog i foreningen om denne del. Hvis I har brug for ekstern hjælp til konflikthåndtering, så har Center For Konfliktløsning et kontaktlink i bunden af denne artikel: https://www.andelsportal.dk/nyheder/konflikthaandtering-andelsbolig/

    Du ønskes en god dag 🙂
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG - 1 måned siden
Skriv en kommentar