Alt om ejendomsadministration i andelsboligforeningen

Mange andelsboligforeninger vælger at have en administrator tilkoblet foreningen, som kan stå for den daglige drift – helt fra opkrævninger fra andelshavere til at stå for de årlige generalforsamlinger. Hvor mange af de daglige opgaver, andelsboligforeningen ønsker at udlicitere, er helt op til den enkelte forening.

Vi har talt med Puk Ramussen, der er Key Account Manager for foreningsejendomme i Newsec. Newsec administrerer i omegnen af 1.200 andelsbolig- og ejerforeninger, der guider os igennem alt, man bør vide, hvis man overvejer at alliere sig med en administrator til andelsboligforeningen.

Hvorfor få en administrator til andelsboligforeningen?

Typisk for andelsboligforeninger er, at bestyrelsen består af andelshavere, som bruger deres fritid på bestyrelsesarbejdet med intet eller et symbolsk honorar for arbejdet. De fleste ønsker at indtræde i bestyrelsen for at bidrage positivt til udviklingen af andelsboligforeningen, men med opgaven hører også en stor portion tilbagevendende driftsopgaver, som kan være lidt tungt for mange – eller som man måske slet ikke har kompetencerne i bestyrelsen til at håndtere. En administrator er eksperten, der er opdateret på alt gældende lovgivning og er skarpe på at drive en økonomisk sund andelsboligforening.

”Man får frigivet noget tid, når man har en administrator på i andelsboligforeningen. Der er en del basisopgaver, de fleste bestyrelser sidder med såsom opkrævninger og restance. Så er der almindelige spørgsmål om husordenen og vedtægterne samt spørgsmål i forbindelse med salg af andelsboliger i foreningen,” fortæller Puk Rasmussen, Key Account Manager for foreningsejendomme hos Newsec.

En administrator er bestyrelsens højre hånd, der letter byrden fra de ressourcekrævende opgaver.

Så kan bestyrelsen bruge tid på at vedligeholde ejendommen. Udvikle ejendommen. Gøre den mere spændende. Bruge tid på de sjove ting.

Puk Rasmussen, Key Account Manager for foreningsejendomme hos Newsec

En administrator sikrer en professionel distance

I og med bestyrelsesmedlemmerne har bopæl i samme andelsboligforening, man er med til at administrere, kan der hurtigt forekomme følsomme og personlige emner, det kan være svært at håndtere – særligt i mindre andelsboligforeninger, hvor man bor klos op ad hinanden.

”En administrator kan også tage sig af de mere følsomme ting og eventuelt tage med til generalforsamlingen. Sådan noget som husdyrhold, støj i bygningen ved istandsættelse af lejlighed, eller at folk glemmer at overholde husordensreglerne – dér kan vi gå ind. Vi kan være den, der skriver rundt, så det ikke begynder at blive personligt, at nu gør naboens hund altså, eller nu arbejder de med maskiner igen. Vi sikrer en form for armslængdeprincip,” forklarer Puk Rasmussen.

Hvornår bør en andelsboligforening få en administrator?

Det er forskelligt fra forening til forening, hvornår man bør overveje at få en administrator. I nogle foreninger har man ildsjæle, der har været på bestyrelsesposten længe, som derfor har dyb indsigt i andelsboligforeningen samt dens aktiviteter og derfor lettere kan være selvadministrerende. I andre andelsboligforeninger ser virkeligheden helt anderledes ud. Det er derfor op til den enkelte forening at vurdere, om man vil have hjælp hos en administrator.

”Vi administrerer foreninger ned til tre andelsboliger,” siger Puk Rasmussen.

Til de mindre foreninger har Newsec oprettet en aftale, de kalder ”let administration”, som er en mindre aftale til andelsboligforeninger med op til 20 andelsboliger, der så kan vinke farvel til bilag og bøvl. Her står Newsec så for bilag, regnskaber, indberetninger, opkrævninger, rykkere og så videre – kort sagt alt det praktiske, driftsarbejde. Her har man ikke en personlig administrator, men i stedet et ”let-team”, man kan skrive til. Her skal kommunikationen gå gennem bestyrelsen, modsat en almindelig totalaftale, hvor alle andelshavere kan kontakte deres administrator hos Newsec.

Hvad hvis man har brug for hjælp til flere ting?

Vælger man en administrator hos et af de større huse som Newsec, er der også en lang række andre kompetencer, de kan trække på, herunder byggeteknisk eller juridisk hjælp.

”Det, der kendetegner Newsec er, at vi har rigtig mange kompetencer in-house, fordi vi har den størrelse, vi har,” siger Puk Rasmussen og supplerer:

Vi har vores byggegruppe, vi har vores projektafdeling, vi har vores jurister, vi har vores controllere, og vi har også nogen, der sidder og overvåger lånene – vi har mange ting in-house. Vi behøver ikke at gå ud og finde et nyt firma, vi kan spørge.

Puk Rasmussen, Key Account Manager for foreningsejendomme hos Newsec

Forsikringer kan også være dyre at tegne. Newsec har et samarbejde med Willis, der er en stor forsikringsmægler, hvor man som andelsboligforening kan tegne en samlet forsikringsløsning og komme ind via deres rammeaftale til en favorabel pris.

”Får vi besked fra forsikringen om, at nu stiger præmien eller selvrisikoen på en given forsikring, sender Willis dem i udbud og kommer med tre mulige løsninger, hvor de selvfølgelig har en anbefaling, man kan gå med. Den er faktisk også rigtig god, og de hjælper også med eventuelle forsikringssager,” siger Puk Rasmussen.

Med andre ord kan du hos Newsec få hjælp til næsten alt, der har at gøre med andelsboligforeningen.

Hvordan får man en administrator til andelsboligforeningen?

Det er relativt enkelt at komme i gang. Når man har besluttet i andelsboligforeningen at få en administrator på, er det bare om at række ud – så kører dialogen.

”Man går enten ind via vores hjemmeside og udfylder formularen derinde eller ringer til os. Så kommer man hen til mig eller en fra min afdeling. Her taler vi lidt om, hvad de er for en bestyrelse, og hvad de er for en forening, samt hvilke ydelser de har brug for, og hvilke behov foreningen har. Derefter ser jeg nogle af foreningens dokumenter og laver efterfølgende et tilbud til dem,” forklarer Puk Rasmussen og tilføjer:

”Herefter tager vi lige et opfølgende møde, onlinemøde eller telefonsamtale, hvis der er behov for det, hvor man kan få stillet eventuelle spørgsmål eller rettet nogle ting til i tilbuddet. Og så starter man op hos os, når man har fået sagt ja tak til tilbuddet.”

Har man allerede en administrator og ønsker at skifte til Newsec, klarer Newsec flytningen, så det er let og smertefrit for bestyrelsen.

Er der bindingsperiode på administratoraftalen i andelsboligforeningen?

Der er ikke bindingsperiode på administrationsaftalerne hos Newsec, dog kan man ikke opsige aftalen det første år.

”Det første år, der kan man ikke opsige aftalen – netop for at indkøre en forening. Der går lidt tid, før vi har fået kørt alt i system, modtaget alt fra bestyrelsen og fået foreningens årshjul lagt ind. Administrator og bestyrelsen skal lære hinanden at kende: Hvad er kutymen hos jer, og hvad kunne man gøre anderledes?” forklarer Puk Rasmussen.

Finder man ud af, at ens andelsboligforening ønsker at gå fra en let administrationsaftale over på en totaladministrationsaftale – eller omvendt – er der intet til hinder for det.