Ejendomsadministration
Mange andelsboligforeninger vælger at lade en ejendomsadministrator tage sig af de daglige opgaver og sikre, at andelsboligforeningen drives optimalt. Det giver andelshaverne mere tid til at fokusere på andre ting og frigør bestyrelsen for opgaver, de måske ikke har den nødvendige ekspertise til at løse. Læs med her og bliv guidet igennem alt, man bør vide, hvis man overvejer at alliere sig med en administrator til andelsboligforeningen.
Der er flere årsager til, at det kan være en god idé for en andelsboligforening at ansætte en ejendomsadministrator:
Mange administrationsselskaber har både jurister og revisorer tilknyttet, så de kan stå for og hjælpe med den faglige bistand, som andelsboligforeninger har brug for.
Hvorfor får andelsboligforeninger en administrator?
Det er almindeligt for andelsboligforeninger, at bestyrelsen består af andelshavere, som bruger deres fritid på bestyrelsesarbejdet – uden at modtage noget større honorar for deres indsats. De fleste bestyrelsesmedlemmer ønsker at gøre en positiv indsats for foreningen, men med bestyrelsesarbejdet følger også en række tilbagevendende driftsopgaver, som kan være overvældende for mange eller endda uden for bestyrelsens kompetencer. En administrator er en specialist, der altid er opdateret på relevant lovgivning og har færdighederne til at drive en økonomisk sund andelsboligforening.
Når man har en administrator på i andelsboligforeningen, får man frigivet noget tid. Der er del basisopgaver, som de fleste bestyrelser sidder med såsom opkrævninger og restance. Derudover er der også de almene spørgsmål om husordenen og vedtægterne samt spørgsmål vedrørende salg af andelsboliger i foreningen.
En administrator er bestyrelsens højre hånd, der letter byrden fra de ressourcekrævende opgaver.
Årsager til at en andelsboligforening får en ejendomsadministrator
Effektivitet:
En administrator har den nødvendige viden og erfaring til at løse de opgaver, der er forbundet med driften af en andelsboligforening på en effektiv og professionel måde.
Frigørelse af bestyrelsens tid:
Bestyrelsesmedlemmer i en andelsboligforening har ofte andre jobs og er frivillige. Ved at få en administrator kan de fokusere på deres kerneopgaver og de strategiske beslutninger, der skal træffes for foreningen.
Faglig viden:
En administrator har den nødvendige viden om regler, love og best practice inden for ejendomsadministration. Det gør dem i stand til at tage de rigtige beslutninger og sikre, at foreningen overholder relevant lovgivning.
Bedre beslutningsgrundlag:
En administrator kan levere regelmæssige rapporter og budgetter til bestyrelsen, der giver dem et bedre beslutningsgrundlag til at træffe de rette beslutninger eller til at præsentere de væsentligste informationer for generalforsamlingen.
Kommunikation med andelshavere:
En administrator kan tage sig af den daglige kommunikation med andelshaverne, løse tvister og sørge for, at alle andelshavere er informerede om relevante ting.
Professionel distance:
I og med bestyrelsesmedlemmerne har bopæl i samme andelsboligforening, de er med til at administrere, kan der hurtigt forekomme følsomme og personlige emner, det kan være svært at håndtere – særligt i mindre andelsboligforeninger, hvor folk bor klods op ad hinanden. Her kan administrator være den, der tager sig af de mere følsomme emner som husdyrhold eller støj.
Alt i alt kan en administrator være med til at sikre en glidende og effektiv drift af en andelsboligforening og samtidig give bestyrelsen og andelshaverne mere tid og overskud til at fokusere på andre ting.
Disse opgaver kan en administrator hjælpe andelsboligforeningen med:
- Administration af andelsboligforeningens beboere – både andelshavere og lejere
- Opkrævning af boligafgift
- Budgettering, regnskabsføring, årsrapporter, bogføring og økonomi
- Byggeteknisk og juridisk rådgivning
- Hjælp i forbindelse med salg og overdragelse af andelsboliger
- Koordinering af renoverings- og vedligeholdelsesprojekter (byggesagsadministration)
- Assistance ved generalforsamling – eksempelvis som dirigent
- Udarbejdelse og opdatering af vedtægter og regler for foreningen
- Håndtering af forsikringssager og skadesbehandling
- Overvågning af lovgivning og regler, der har betydning for foreningen
Bemærk, at opgaverne kan variere afhængig af størrelsen og kompleksiteten af andelsboligforeningen.
Hvordan beslutter en andelsboligforening at få en administrator?
En andelsboligforening kan få en administrator ved at træffe en beslutning om det på en generalforsamling. På generalforsamlingen skal andelshaverne stemme om, om foreningen skal ansætte en ejendomsadministrator eller om opgaverne skal varetages internt af en bestyrelse.
Hvis der er flertal for at få en administrator, kan foreningen søge efter en egnet administrator ved at lægge opgaven i udbud (indhent tilbud) eller ved selv at kontakte et muligt firma.
Andelsboligforeningen bør sikre sig, at den kommende administrator har relevant erfaring og kompetencer, og at virksomheden kan tilbyde de tjenester, som foreningen har brug for.
Det er også en god idé, at foreningen har et gennemsigtigt tilbud fra administratoren, der beskriver opgaverne, ansvaret, pris og muligheder.
Hvad koster administration af andelsboligforeningen?
Prisen på en administrator varierer alt afhængig af kompleksiteten af aftalen og ikke mindst foreningens størrelse.
Til de mindre foreninger kan der i nogle tilfælde oprettes en mindre aftale til andelsboligforeninger med op til 20 andelsboliger. Her vil administrationen stå for bilag, regnskaber, indberetninger, opkrævninger, rykkere og så videre – kort sagt alt det praktiske driftsarbejde. Her skal kommunikationen gå gennem bestyrelsen, modsat en almindelig totalaftale.
FAQ
En andelsboligforening bør overveje at få en administrator, når den oplever, at dens interne administration bliver for omfattende eller kompleks til at bestyrelsen selv kan klare den. En administrator kan hjælpe med opgaver som budgetlægning, regnskab, ejendomsdrift og kommunikation med medlemmerne. Det kan også være en god idé at få en administrator, hvis der er mangel på tid eller kompetencer blandt de frivillige medlemmer af foreningen, der ellers står for administrationen.
- Er der bindingsperiode på administratoraftalen i andelsboligforeningen?
Der er ikke altid bindingsperiode på administrationsaftaler. Men i nogle administratoraftaler, er det ikke altid muligt at opsige aftalen det første år.
- Hvad er en selvadministrerende andelsboligforening?
At en andelsboligforening er selvadministrerende betyder, at foreningen selv tager sig af sin interne administration uden hjælp fra en ekstern administrator. Dette inkluderer opgaver som budgetlægning, regnskab, ejendomsdrift og kommunikation med medlemmerne. Bestyrelsen, bestående af andelshavere, står typisk for denne administration og bruger sin fritid på at løse opgaverne, uden at modtage et stort honorar. Selvadministrerende andelsboligforeninger har ofte en stærk fællesskabsånd og et ønske om at tage ansvar for deres eget bo- og livsmiljø.
Læs også