Generic filters
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in excerpt
Bykærs Anlæg ApS

Sådan håndterer vi bestyrelsesarbejdet 

Der ligger meget arbejde på bestyrelsens bord, og for at løfte det vigtige arbejde for foreningen skal der både interesse og engagement til. Dét har bestyrelsen af Andelsboligforeningen Vesterbrogade 145, 145A+B. Vi besøger derfor formand, Søren Gaden, til en snak om, hvordan den engagerede bestyrelse håndterer bestyrelsesarbejdet.

På en kølig vinterdag tager AndelsboligNyts udsendte til Vesterbrogade 145, der ligger lige på grænsen mellem Frederiksberg og Københavns kommune. Her tager formand for den lille Andelsboligforeningen Vesterbrogade 145, 145A+B, Søren Gaden, imod os. Foreningen, der består af et for- og baghus, blev stiftet i start 90’erne, og ifølge Søren blev ejendommen faktisk bygget som arbejderboliger til ansatte fra porcelænsfabrikken Bing og Grøndahl, der lå et stenkast væk. 

Indenfor i Sørens køkken er der varmt og på altanen udenfor kan man skimte solens stråler. Fra altanen er der udsigt til den lille gård, som især bruges til cykler.  

Et altanprojekt var vejen til bestyrelsen

Søren øser te op og peger på altanen imens han fortæller, at den faktisk blev begyndelsen for ham i bestyrelsen. Han flyttede til foreningen for ti år siden, men for otte år siden begyndte han at drømme om en altan. Derfor gik Søren til bestyrelsen, der hurtigt spillede bolden tilbage og forslog, at han sammensatte et altanudvalg. Det fik han sammensat, og sammen fik de gang i et altanprojekt. Fra tanke til afsluttet projekt gik der 3-4 år. Undervejs var Søren og bestyrelsen i kontakt mange gange, og det førte til, at Søren stillede op, da bestyrelsen manglede medlemmer. 

I dag mangler der ikke medlemmer af bestyrelsen, som består af fem engagerede medlemmer og tre lige så engagerede suppleanter, der gerne træder til, når der er brug for det. Det er i alt 8 ud af 28 og som Søren siger: ‘Det er da alligevel en sjat.’ Bestyrelsen mærker også stor opbakning til gårddage og generalforsamlinger:  

Søren Gaden, formand i Andelsboligforeningen Vesterbrogade 145, 145A+B. 

“Typisk er der 80 procent, der deltager til generalforsamlinger. Nogle gange er der flere. Det er ikke sådan, at jeg ser, at det er de samme, der aldrig kommer. Det virker meget som om, at dem, der ikke kommer, virkelig ikke kan komme.”  

Til trods for at der er stor opbakning til gårddage og generalforsamlinger, mærker bestyrelsen alligevel, at det er bestyrelsen selv, som må trække det tunge læs. For foruden den daglige drift af foreningen, har bestyrelsen de seneste år haft en række store projekter at se til:  

“Foreningen blev stiftet i en gammel ejendom, og så er der ikke rigtig gjort noget i 20-25 år. Derfor er vi en generation, som pludselig må håndtere et efterslæb af vedligehold. Først var det facaden, så rørene og faldstammerne, så hele varmecentralen, og det næste er tagene,” fortæller Søren.  

Et naturligt valg 

Bestyrelsen har historisk set haft en administrator tilknyttet, og derfor er det for den siddende bestyrelse naturligt, at de nu også har en. Hos den tilknyttede administrator fra DEAS, men tidligere REC, får bestyrelsen stor hjælp, herunder når det kommer til anliggender af juridisk og økonomisk karakter.  

“Der er ikke nogen af os, der er specielt regnskabs- eller talkyndige. Der er heller ikke nogen af os, der er specielt juridisk kyndige. Så ift. at få hjælp til salgsprocesserne, sikre at papirerne er i orden og få indkaldt rettidigt til generalforsamling – der har vi aldrig tænkt på ikke at få hjælp fra en administrator, for administratoren er simpelthen bare er en kæmpestor tryghed og komfort. Dét at kunne kontakte dem og sige, nu skal der indkaldes til en generalforsamling eller sige nu falder renterne, så kan I fortælle, om der er noget vi skal gøre ift. vores lån,” forklarer Søren.  

Det nøgne træ, der står midt i gården, er et Japansk kirsebærtræ, der blomstrer i korte perioder – når det er 
udsprunget, pynter det smukt i den lille gård. 

For bestyrelsen er det trygt at vide, at der sidder professionelle, der kan sikre, at der tages de rette beslutninger for foreningen – og at de kan få råd og vejledning, når de ønsker det. Spørger man Søren, vil han anbefale en administrator til andre, men tilføjer, at det er muligt, at hans mening ville være en anden, såfremt der i bestyrelsen sad en regnskabsfører, en jurist eller en entreprenør.  

Sidste år besluttede bestyrelsen at få en ny vedligeholdelsesplan. Søren forklarer, at de egentlig har haft en før, men fik en ny i 2022, da den gamle ikke kunne bruges mere – vedligeholdelsespunkterne i den er nemlig udført.  

Bestyrelsen ønskede derfor et nyt professionelt indblik i ejendommen, og det har de nu. Planen har kortlagt ejendommens vedligeholdelsespunkter for fremtiden, og selv om bestyrelsen allerede vidste, at tagene trænger, har vedligeholdelsesplanen gjort bestyrelsen klogere på vinduer, isolering og andet, de ikke før har haft øje for, så som mærkelige huller i kældervæggen fra tidligere rør, der skal repareres.  

Det står klart, at Søren og bestyrelsen interesserer sig særligt for den ejendom, de bor i, og ønsker det bedste for foreningen. Og her er en del af løsningen for bestyrelsen at få professionel hjælp fra bl.a. administrator, mægler og arkitektfirma. Her får bestyrelsen nemlig et faktuelt udgangspunkt for de beslutninger, den skal tage stilling til. 

Vi løfter i flok 

Skønt bestyrelsen har en administrator tilknyttet, er der mange ting at se til. Faktisk så mange ting, at Søren og bestyrelsen har tanker om en mulig tilføjelse til foreningens vedtægter. En tilføjelse, der skal sikre, at foreningen, og ikke kun bestyrelsen, løfter i flok. Søren forklarer nærmere:  

“Lige for tiden har vi tanker om, om der skal en vedtægtsændring til. Eller om man på en generalforsamling i nær fremtid kan tage op, at vi godt kunne tænke os flere udvalg og at alle har en forpligtelse til at melde sig.”  

Bestyrelsen har faktisk allerede forsøgt at implementere underudvalg, herunder et gårdudvalg og et praktisk udvalg, som beboerne har skulle kontakte, når døren pludselig ikke vil lukke, frem for at kontakte bestyrelsen. Bestyrelsens forsøg fungerede i nogle perioder – i andre ikke. Søren fortæller, at det nok er især omstændighederne, der bestemmer om det fungerer:  

Pludselig er der nogen, der har små børn, eller nogen der i virkeligheden har planer om, at de skal flytte og så kobler mentalt af. Så der er nok tale om de her almindelige omstændigheder, der gør, at folk hopper lidt af og lidt på.

Men bestyrelsen har ikke lagt planen på hylden, for nu her er det de samme mennesker, der løfter stort set alt arbejde, og det er bestyrelsen selv. Og det drømmer bestyrelsen om at ændre på. Det betyder ikke, at bestyrelsen har planer om, at beboerne skal trække det helt tunge læs. Søren foreslår, at der f.eks. er en, der kan sørge for at opdatere foreningens telefonliste, når nye beboere kommer til, mens måske to personer står for at passe gården. På den måde skal bestyrelsen ikke stå for alt.  

Søren Gaden
Porcelænsfabrikken Bing og Grøndahl ligger ikke længere et stenkast fra foreningens adresse, men det store  
kunstværk, udført i fliser fra fabrikken, afslører fabrikkens historie på Vesterbrogade. 

Tanken bag kommer sig også af et ønske om en fællesfølelse af ejerskab blandt beboerne. Skønt ejendommen er fælles eje, mærker bestyrelsen til tider, at det særligt er dem, der engagerer sig i ejendommen:  

“Boede man i en villa i Valby, ville man jo få løst det, når det regnede ind. Men når mange bor i samme ejendom, er mange hurtige til at tænke, at andre tager sig af sagerne,” eksemplificerer Søren. 

Søren forklarer, at en ny vedtægt skal sikre, at alle passer på den ejendom, de bor i samt sikre, at nye beboere, der kommer til, forstår betydningen af at bo i andelsboligforening. De helt præcise bestemmelser til vedtægten, kender bestyrelsen ikke til endnu, men der skal selvfølgelig være plads til, at man til tider ikke lige kan løfte sin pligt. Passer man derimod ikke sine pligter i 10 år, bør man måske tale om eksklusion. For som Søren siger:  

“Når man bor i en andel, så er man sammen om at eje en ejendom, og det vil sige, at man er sammen om at passe på den og sammen om at vedligeholde den.” 

Ingen løftede pegefingre 

For bestyrelsen i Andelsboligforeningen Vesterbrogade 145, 145A+B fungerer brugen af tilgængelige kommunikationskanaler, herunder Facebook, e-mail og post i postkassen. F.eks. har bestyrelsen en Facebook-gruppe kun for medlemmer af bestyrelsen og så en fælles én for alle beboere. Skønt de to Facebookgrupper ofte er i brug, sender bestyrelsen også mails til beboerne, når det angår sager, som alle skal se, ‘for tit er der nogen, der ikke lige får en notifikation på Facebook’, fortæller Søren og forklarer nærmere, at de ikke abonnerer på professionelle kommunikationsløsninger – skønt kommunikationen er en post, der optager megen tid.  

Vesterbro
Andelsboligforeningen ligger på Vesterbrogade lige på grænsen mellem Frederiksberg og Københavns kommune. Graffititeksten Politik=Pøls er et kendt vartegn på Vesterbro. 

Professionelle kommunikations-løsninger eller ej – det er tydeligt, at her er tale om en engageret bestyrelse. Foruden driften af ejendommen og administration af store projekter, lægger bestyrelsen også meget energi i at kommunikere i en venlig, ordentlig tone. Også når man som bestyrelsesmedlem føler, at situationen er træls – som når beboerne ikke bruger nøglen:  

“Det nytter ikke noget, at man sparker porten op, når man kommer hjem, fordi man ikke gider at fiske nøglen op. For så går låsen i stykker, og så skal vi hele tiden ringe efter en låsesmed. Og her handler det om måden, man formidler det på. Vi er jo en lille forening og vi gider ikke være uvenner. Og vi gider heller ikke løftede pegefingre. Så der synes jeg, vi i bestyrelsen arbejder meget på kommunikationen, så vi gør foreningen til et godt sted at være for alle, uden høje stemmer”, fortæller Søren.  

Sedlen, der hænger på porten, får da heller ikke en til at tænke i løftede pegefingre, men nærmere en venlig opfordring til ejendommens beboere. Den glade, gule smiley midt på sedlen er med til at understrege pointen. 

Vi hjælper selvfølgelig hinanden  

Mens der øses op til endnu en kop te, fortæller Søren, at det ikke kun er kommunikationen udadtil, bestyrelsen bruger energi på, for der er rigtig meget kontakt og korrespondance mellem medlemmerne i bestyrelsen – bestyrelsesmøderne er ikke nok, når det kommer til at løfte arbejdet i foreningen. Men bestyrelsen får tingene til at gå op – og så hjælper det også, at medlemmerne enes rigtig godt:  

“Vi er ret gode til at hjælpe hinanden i bestyrelsen. Der er plads til, at man kan sige ‘jeg springer de næste par møder over’. Og det er så fint – vi andre tager den derfra. Når der er tale om nogle projekter, er suppleanterne også rigtig søde til at træde til og tage et projekt på sig. Det gør jo så også, at vi reelt er fem, men otte, fordi vi har suppleanterne, som kan træde til som projektledere også”, forklarer Søren. 

Hertil sørger bestyrelsen også for, at der hygges til møderne:  

Vi har nogle hyggelige møder, vi drikker en masse te og til tider er der også rum til, at der åbnes en flaske vin”, forklarer Søren. Det sociale engagerer også medlemmerne yderligere, der sidste år tog på restaurant sammen. Som Søren forklarer, er en tur på restaurant en gang om året en lille gulerod, der betyder en masse.

Vi tillader, at tingene tager tid 

Bestyrelsen har haft nok at se til de seneste år: Et facadeprojekt, et faldstammeprojekt, et varmecentralsystemprojekt og nu et tagprojekt. Det kan tage pusten fra en, men her er Sørens anbefaling, at man ikke haster sig gennem projekterne.  

Det nuværende tagprojekt er et stort et af slagsen. Da regnen først trængte gennem baghusets tag, fik man lagt tagpap på, og det fungerede i omkring to år. Der blev endnu en gang lagt tagpap på, så der ikke trænger regn igennem igen, og ellers er de første faser af tagprojektet igangsat. Men et projekt af den størrelse er ikke bare en ting, man lige klarer.

Bestyrelsen står for den daglige drift af foreningen og gennemførslen af de beslutninger, der er truffet på general-forsamlingen. Bestyrelsen står for alt fra spørgsmål fra beboerne og afvikling af arbejdsdage til boligsalg og ledelse af små og større vedligeholdelsesprojekter. Bestyrelsesarbejdet er frivilligt, men det er et særligt vigtigt arbejde, for er der ingen bestyrelse til at tage sig af drift og vedligehold af foreningen, vil den falde fra hinanden.

“Vi har talt om det her projekt i fem år. Men det vi vælger at gøre, er at bryde det ned i mange små bidder. Og så tillader vi, at det tager tid,” fortæller Søren.  

Sandt at sige har bestyrelsen stor erfaring i at følge større projekter til dørs, og derfor er Søren da også den helt rette at spørge, når det kommer til et godt råd til andre, der skal i kast med et projekt:  

“Lad det tage tid, stil de rigtige spørgsmål. Brug en administrator eller hyr en ekstra rådgiver. Hyr et arkitektfirma eller en som man tænker ved noget om det her.” 

Skriv en kommentar til artiklen

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

2 kommentarer

AvatarBjarne Will

Fin fortælling om en bestyrelses arbejde, vi er lige gået over til ekstern adm. og glæder os nu til at bruge tiden på det daglige.

Maria CarlsenMaria Carlsen

Hej Bjarne,
Tak for din tilbagemelding. Den er vi glade for.
Jeg håber, at I bliver glade for den nye administrationsaftale 🙂
Bedste hilsner
Maria – Andelsportal.dk

Viser 0 af 2 kommentarer