Loyalitet og tryghed er nøglen til en velfungerende bestyrelse
Frivillighed spiller en stor og vigtig rolle i landets andelsboligforeninger – for uden frivillige er der ingen bestyrelse. I denne artikel kortlægger vi, med hjælp fra en kyndig ekspert, hvad man skal have for øje, når det kommer til ledelse af en bestyrelse, bestående af frivillige.
Andelsboligforeningens bestyrelse er en unik størrelse, hvor medlemmerne er frivillige og demokratisk valgte. Hvordan ledes sådan en unik konstellation af ildsjæle, der alle ønsker at præge andelsboligforeningen? Til at besvare dette har vi rådført os med Center for Frivilligt Socialt Arbejde (CFSA), der til daglig rådgiver blandt andet frivillige bestyrelser til, hvordan bestyrelser håndterer deres ansvar og leder de frivillige, så foreningens mål bliver indfriet.
Sørg for at foreningens regler er opdaterede
Typisk er det sådan, at foreningens vedtægter formelt beskriver det ansvar, man som bestyrelsesmedlem skal opretholde.
“Vedtægterne er foreningens lov, de retningslinjer, der skal håndhæves ved konflikter og tvivl. Derfor er det væsentligt, at man kræver af sine bestyrelsesmedlemmer, at de har en forståelse af vedtægterne, så man ved hvad der skal håndhæves,” forklarer specialkonsulent Mette Wang fra CFSA.
Læs mere om vedtægterne i andelsboligforeningen.
Hvor stor en andel af frivillige er med i bestyrelsesarbejde?
I 2020 var det 16 procent af Danmarks befolkning, som deltog i bestyrelsesarbejde. Faktisk er det den kategori inden for frivilligt arbejde, hvor den største del af befolkningen deltager.
Kilde: Frivillighedsundersøgelsen 2020 udarbejdet af VIVE.
Vedtægterne beskriver i generelle træk, hvordan bestyrelsesarbejdet skal forløbe. Dog er vedtægterne ikke altid nok, hvis man vil have en klar plan for, hvordan bestyrelsen skal samarbejde og ledes:
“Her kommer forretningsordenen ind i billedet. Den er et sæt spilleregler, som sætter rammen for bestyrelsesarbejdet,” siger eksperten i frivillighed og uddyber:
“Forretningsordenen er med til at beskrive ansvaret, de pligter man har og de rettigheder man har, men også hvordan man skal agere i hverdagen. Hvor ofte skal man mødes, hvordan skal man indkalde til bestyrelsesmøder og så videre.”
Få mere viden om bestyrelsen og dens arbejdsopgaver.
Et godt tip er …
Når I søger nye medlemmer til bestyrelsen, er det en god idé at invitere til en form for åbent hus i bestyrelsen. Typisk tænker man som udefrakommende, at bestyrelsen arbejder i et mytisk rum. Hvis I derimod inviterer beboerne ind til et møde, ser de, at det jo bare er helt almindelige mennesker, som brænder for at sætte retning på noget, og på den måde er det lettere at rekruttere folk, når de ved, hvad arbejdet indebærer.
Hun lægger desuden vægt på, at forretningsordenen ikke har en selvstændig magt, som man skal følge, men er en god måde at få forventningsafstemt bestyrelsesarbejdet. Forretningsordenen kan desuden være med til at skabe habilitet i bestyrelsen:
“Habilitet er et godt punkt at få diskuteret og nedfældet i en forretningsorden, så det er tydeligt hvordan I som bestyrelse forholder jer,” siger Mette Wang. Eksempelvis kan der stå, at bestyrelsen må tage beslutninger, når 2/3 af medlemmerne er til stede, så man ikke altid er afhængige af, at alle deltager i et møde.
At have opdaterede vedtægter og forretningsorden er altid en god idé. Til dette er CFSA’s overordnede råd:
“Foreninger bør altid se på deres vedtægter og eventuel forretningsorden i fredstid, så den kan fungere i krisetid.”
Husk tavshedspligten
Ved ansvar og pligt i bestyrelsen er det også vigtigt at lægge vægt på medlemmernes tavshedspligt. Det er essentielt at kortlægge, hvordan man i bestyrelsen snakker og håndterer de ting, som man har fået at vide af medlemmer, der er af personlig og privat karakter. Her er det altså vigtigt, at man ikke står nede i Netto og diskuterer en sag, men værner om tavshedspligten ved at disse informationer er forbeholdt bestyrelsesrummet.