5 klassiske fejl andelsboligforeninger laver i forbindelse med generalforsamlingen
Falder jeres forening også i generalforsamlingsfælden? Læs om hvilke 5 fejl andelsboligforeningerne typisk laver under generalforsamling, og få råd til, hvordan I undgår disse.
For mange andelsboligforeninger er foråret tegn på, at den årlige generalforsamling nærmer sig. Det vigtigste møde hvor emner som årsrapport, driftsforslag, budgetter og valg af bestyrelsesmedlemmer er på dagsordenen.
Andelshaverne kommer til orde og flere forslag skal høres – alt sammen for at sikre en så effektiv og ansvarlig drift af foreningen som muligt. Derfor er det også langt fra uden komplikationer at afholde den årlige generalforsamling. Andelsportal.dk ser nærmere på de fem typiske faldgruber på generalforsamlingen og får en eksperts erfaringer til disse.
Fejl 1: Når tidsfristerne spænder ben
Det er alfa og omega, at tidsfrister overholdes i forbindelse med generalforsamlingen. Overholdes tidsfristerne ikke kan det i værste fald betyde, at dirigenten bliver nødt til at hæve generalforsamlingen og udskyde den. Men hvilke tidsfrister skal man være opmærksom på?
De konkrete tidsfrister er bestemt i foreningens vedtægter, og følger foreningen standardvedtægterne skal datoen for generalforsamlingen offentligøres 4 uger før afholdelse. Det betyder også, at hvis man eksempelvis grundet sygdom skal rykke generalforsamlingen, skal man have denne frist for øje, når en ny invitation sendes ud. Ifølge standardvedtægterne skal selve indkaldelsen til generalforsamlingen sendes ud med minimum 14 dages varsel.
En anden vigtig tidsfrist, er fristen for at indlevere de forslag, som skal tages op på generalforsamlingen. Her vil vedtægterne ofte stille krav til, at alle forslag skal sendes til bestyrelsen senest 8 dage inden generalforsamlingen. Hvis I afholder en generalforsamling mandag, skal forslagene altså forelægges senest søndag ugen før. Forslagene skal så præsenteres for andelshaverne senest 4 dage før generalforsamlingen, så de er gjort bekendt med, hvilke forslag der skal behandles. Dette kan eksempelvis gøres ved et opslag i opgang.
Alt du skal vide om generalforsamlingen →
Fejl 2: En indkaldelse uden dagsorden
Fejl i indkaldelsen er en faldgrube, der nemt kan sætte en stopper for generalforsamlingen. Foreningens vedtægter giver nemlig konkrete regler for, hvordan indkaldelsen skal sendes ud (opslag, brev, internettet osv.) og hvornår. Overholdes disse ikke skal generalforsamlingen udskydes uden, at generalforsamlingen har haft mulighed for at behandle dagsorden.
Selvom det ofte ikke er påkrævet af vedtægterne, bør dagsorden også angives i indkaldelsen. Det giver deltagerne en klart defineret ramme for afstemningstemaet, og mulighed for, at de kan tage stilling til emnerne på forhånd og eventuelt søge rådgivning om emnerne inden generalforsamlingen. Og netop det juridiske forarbejde er vigtigt inden generalforsamlingen for at sikre, at forslagene kan vedtages i praksis. Dette understreges også af ejendomsadvokat Nicholas Wantzin:
”At være forberedt er det vigtigste for, at en generalforsamling bliver succesfuld. Med en defineret dagsorden kan man undersøge og læse betingelserne igennem inden og finde ud af, om man vedtager noget, der faktisk kan lade sig gøre. Medlemmerne har mulighed for at se de juridiske detaljer efter i sømmene,” lyder det fra Nicholas Wantzin, der i sit virke dagligt rådgiver andelsboligforeninger.
Fejl 3: Når forslagene er for upræcise
Det er ikke lige til, når man skal formulere et forslag til generalforsamlingen. Forslaget skal nemlig formuleres, så det er i overensstemmelse med vedtægterne og samtidigt være formuleret så klart, at det vides, hvad beboerne præcis skal stemme om. Det er ligeledes vigtigt, at forslagene indeholder klare formål og konsekvenser understreger ejendomsadvokaten Nicholas Wantzin:
”Et forslag skal give mening. Problemet er blot at dette kan alle ikke forstå. Uanset hvad, så skal der om et forslag, der behandles, gøres klart hvad konsekvensen er af forslaget, udgifterne, horisont og stemmereglerne.”
Det langsigtede perspektiv er altså vigtigt at have for øje når man fremsætter et forslag. For hvad betyder forslaget på længere sigt? Betyder det en huslejestigning, betyder det nye lejeforhold eller hvad er konsekvensen og økonomien ved at vedtage det.
Vidste du, at dit forslag kan blive annulleret, hvis du ikke møder op?
Flere andelshavere glemmer også, at de skal være til stede, hvis deres forslag skal tages op til afstemning. Det skyldes, at forslagsstiller, der ikke møder op på en generalforsamling, ikke har krav på at få sit forslag behandlet, medmindre dirigenten kan konstatere, at et tilstedeværende medlem kan tage forslaget op.
Fejl 4: Valg af den forkerte dirigent
Dirigenten har en særlig vigtig rolle under generalforsamlingen. Dirigenten har stor indflydelse på beslutninger og beføjelserne til at erklære generalforsamlingen ugyldig. Det er derfor vigtigt at vælge en dirigent, som kan styre mødets gang, og som samtidig er bekendt med foreningens regler og den generelle lovgivning på andelsboligmarkedet.
”Flere foreninger vælger en rådgiver som dirigent. Finder man en intern dirigent er det vigtigt, at man vælger en dirigent med pondus, som kan sikre at alle kommer til orde. En dirigent skal være vellidt og neutral, og ikke bare tale folk efter munden,” erfarer Nicholas Wantzin. Derudover bør det være dirigenten, der også har ansvaret for, at tidsplanen ikke skrider og at alle punkter på dagsordenen når at blive gennemgået.
Fejl 5: Vigtigt med ordentlige rammer
Rammerne for generalforsamlingen er vigtigere end man regner med. Hvis ikke der er stole til alle, og beboerne skal sidde som sild i en tønde, kan det være svært at holde koncentrationen og entusiasmen under den ofte flere timer lange generalforsamling. Sørg derfor for at have gode rammer, siddepladser og drikkevarer til alle. For hvis generalforsamlingen var en dårlig oplevelse, hvor de deltagende andelshavere skulle stå op i flere timer eller ikke kunne få ørenlyd sidste år, så vil de måske overveje at skippe deltagelse næste gang, hvilket ikke er godt for nogen.
Del jeres erfaring
Har du nogle gode råd til, hvordan man holder en succesfuld generalforsamling, så er du velkommen til at dele din erfaring i en kommentar.
28 kommentarer
Vi sidder på en generalforsamling – og der er store fejl i regnskabet. Revisor har lavet fejl i årstallet – et år forkert – så vi reelt ikke stemmer for et regnskab for den periode vi skal stemme om.
Det punkt vil jeg gerne have svar på i din liste 😊 tak
Hej Karen,
Det lyder godt nok ærgerligt. Er der ikke nogle, der har haft mulighed for at se jeres regnskab fra revisor igennem inden? Det lyder som om, at I skal have en ny revisor og eventuelt også en ny procedure for, hvornår regnskabet skal være klar i forhold til generalforsamlingen?
Bedste hilsner
Maria – Andelsportal.dk
I vores forening, er der indkaldt til generalforsamlingen, men formanden har sendt sidste års dagsorden ud, med bestyrelsesmedlemmer der var på valg ,men ikke er i bestyrelsen idag . .
Kan man erklærer generalforsamlingen for ugyldig ?
Hej Kim
Tak for dit spørgsmål. Indkaldelsen til generalforsamlingen skal senest sendes ud med 14 dages varsel. Det er en god idé, hvis bestyrelsen vedlægger dagsordenen med indkaldelsen, så beboerne ved, hvad de skal tage stilling til i god tid. I mange foreninger er det altså frivilligt med dagsordenen inden. Hvis det står i jeres vedtægter, at det er et krav, at dagsordenen er med, så er det korrekt, at generalforsamlingen kan erklæres ugyldig, så du skal kigge nærmere i vedtægterne for reglerne i jeres forening. I kan med fordel snakke om, hvorvidt det skal være et krav til fremtidige generalforsamlinger. Det er nemlig en fordel, at I som andelshavere kan sætte jer ind i punkterne inden.
Læs mere om de generelle krav til indkaldelser her: https://www.andelsportal.dk/guides/alt-om-generalforsamling/
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Er det generalforsamlingen der fastsætter honorar størrelse til bestyrelsesmedlemmer, eller kan bestyrelsen selv bestemme?
Hej Kurt
Mange tak for din kommentar. Det er op til foreningen selv, om man ønsker at yde et eller flere bestyrelsesmedlemmer en økonomisk kompensation – i form af et honorar – for tiden der bruges på bestyrelsesarbejdet. En sådan beslutning skal træffes på foreningens generalforsamling. Du kan læse mere om honorar og skatteregler på ABF’s hjemmeside: https://www.abf-rep.dk/lov-og-fakta/bestyrelsesarbejde/godtgoerelse-til-bestyrelsen/
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Kan der afholdes ekstraordinær generalforsamling hvor medlemmerne ikke kan få taleret? bestyrelsen valgte at gå af derfor generalforsamlingen, for derefter at stille op igen, generalforsamlingen blev kun afhold for at bestyrelsen kunne chikanere nogle familie, de blev nævnt med navne, uden mulighed for at svarer, det er efterfølgende sat på hjemmesiden med navne er det lovlig?
Hej Dorthe,
Tak fordi du skriver ind til os.
Det korte svar er nej. På en ekstraordinær generalforsamling har alle andelshavere taleret. Med hensyn til hjemmesiden, så bevæger vi os ind på GDPR – persondataforordningen. Her er det svært at afgøre, om det tjener en særlig grund, at visse bliver nævnt med navn på hjemmesiden. Hvis der er en saglig grund til at visse nævnes, så vil jeg mene, at det ikke gør noget. Men igen, det er en grå zone. Ifølge GDPR må oplysninger ikke være direkte personhenførebare, så spørgsmålet er også, om jeres hjemmeside er offentlig eller privat? Kræver det login at komme ind på den?
Jeg vil foreslå, at I tager en snak omkring, hvad I skriver på hjemmesiden, og aftaler klare retningslinjer.
Jeg håber, at du kan bruge mit svar.
Med venlig hilsen
Ida – Andelsportal.dk
Hej Nynne
skal der stå på indkaldelsen,dagsorden hvem der er på valg i bestyrelsen,dagsorden er lige kommet i dag, der står, valg af 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer, men ingen navne, er det lovligt på denne måde
Venligst
John Vohnsen
Kære John,
Som udgangspunkt kan alle stille op – så umiddelbart ville jeg ikke mene, at der skal stå navne på.
Med venlig hilsen
Ida – Andelsportal.dk
Hej.
Jeg bor i en andelsforening, hvor formanden trak sig og der blev indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, ved denne deltog adminstrationsfirmaet, som dels var dirigent, dels referent.
Der var kun to bestyrelsesmedlemmer på det tidspunkt. Der var en, der meldte sig som formand og dermed var der ikke et reelt valg.
1½ måned efter var den ordinære generalforsamling. Her valgte den nye formand ikke at stille op og en ny blev valgt – der blev også valgt til en fuldtallig bestyrelse.
NU viser det sig her ½ år senere, at der var restance ved den ekstraordinære generalforsamling OG at der var den nyudpegede formand, der var i restane og havde været det i 5 måneder, her i foreningen tillader vi ikke restancer.
De to siddende bestyrelsesmedlemmer samt adminstrationsfirmaet burde være vidende om restancen, da den er så lang OG der blev sprugt direkte til restance på dagen, hvor svare var “nej” – men det ses nu i regnskabet.
Kan den ekstraordinære generalforsamling være gyldig, når der dels deltager og endnu værre kommer ny formand, som er i restance. OG kan den ordinære generalforsamling så være gyldig, når det viser sig, at den siddende formand ikke er gyldigt valgt?
Jeg venter meget spændt på dit svar, eftersom der var en del vedtægtsændringer, der fandt sted ved den generalforsamling og hvor gyldigheden er af stor interesse.
Venlig hilsen
Charlotte
Hej Charlotte
Tak for din henvendelse. Da dit spørgsmål kræver en juridisk vurdering af gyldigheden i forhold til foreningens vedtægter, kan jeg desværre ikke komme med et endeligt svar. Foreningens administratorer burde kunne vejlede dig i forhold til de gældende regler, når situationer som dette sker. Hvis ikke du mener, at deres vurdering er den rigtige kan du kontakte en ekstern boligadvokat eller administrator for deres vurdering.
De bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Vi skal vælge ny formand og der er to der stiller op, men der er risiko for at der opstår stemmelighed
Hvad gør man så???
V.h. GS
Hej Grethe
Tak for din kommentar. Beslutninger træffes eller vedtages ud fra forskellige slags flertal. I vedtægterne står nedskrevet, hvilken type flertal, der skal være ved bestemte afstemninger – også afstemning i forhold til formandsposten. Det er derfor i vedtægterne, at du finder dit svar. I nogle foreninger er der eksempelvis bestemt lodtrækning ved stemmelighed. Det er dog vigtigt, at I får fastlagt reglerne for stemmelighed på generalforsamlingen inden afstemningen påbegyndes.
Bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Har efter et mindre men meget dyrt malerarbejde her i foreningen bedt formanden om kopi af regningen, da jeg godt vil se, hvad jeg skal betale 10.000 kr for. Det er han sikkert fornærmet over, og jeg får den ikke. Har alle andelshavere ikke ret til at se sådanne fælles regninger ?
Venlig hilsen Jane Qvist
Hej Jane
Tak for din henvendelse. Bestyrelsen har som udgangspunkt beslutningskompetence til at igangsætte renoverings- og vedligeholdelsesopgaver, så længe prisen vurderes i forhold til driftbudgettet og foreningens generelle økonomi. Du kan læse mere om, hvad bestyrelsen kan beslutte uden om generalforsamlingens godkendelse i denne guide: https://www.andelsportal.dk/guides/bestyrelsens-beslutninger/.
Du kan eventuelt stille et forslag på generelforsamlingen om, hvordan regler og retningslinjer skal være for indsigten i diverse regninger. Du kan også altid forhøre dig hos foreningens administrator, hvis du ønsker et konkret råd i forhold til vedtægterne.
Bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Har et spørgsmål om en nylig afholdt ekstraordinær generalforsamling. 50 beboere var mødt op fra starten, men ved en indlagt pause forlod ca halvdelen generalforsamlingen. Ingen ved nøjagtigt hvor mange vi herefter var. Kan sådan en gen.forsamling regnes for lovlig/brugbar, og kan de afstemninger der blev foretaget regnes gældende ? Folk forlod forsamlingen fordi de anså forløbet værende en farce, og useriøs.
Hej Henning
Tak for din henvendelse. Hvordan I skal forholde jer til afstemningen er bestemt i jeres vedtægter. I nogle foreningerne er det sådan, at hvis man forlader generalforsamlingen før tid afleveres stemmeseddel til dirigent. I andre foreninger er stemmerne ugyldige. Jeg vil derfor anbefale, at du kigger nærmere ind i vedtægtsbestemmelserne eller kontakter foreningens administrator for yderligere præcisering.
Bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Er det i orden at man til en generalforsamling kan komme og gå som man har lyst til.
Jeg synes at det virker forstyrrende til mødet.
Har lige været til generalforsamling hvor dem der kom sidst gik først.
Der var et rend ind og ud af døren.
Hej Birgit
Tak for din henvendelse. Jeg kan godt forstå, at det virker forstyrrende for generalforsamlingen med forsinkelser, men måske det blot var et uheldigt tilfælde. I kan overveje at understrege i næste indkaldelse, hvorfor det er vigtigt at overholde tidsplanen, så det fremgår tydeligt.
Bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
hvis sker der hvis referatet for en generalforsamling ikke er udsendt i løbet af en måned som der står i vedtægterne???
Hej Kjeld
Tak for din henvendelse. Jeg vil anbefale, at du tager direkte kontakt til bestyrelsen, og rykker dem for udsendelse af referatet.
Bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Ved en generalforsamling aflægger formanden bestyrelsens beretning. Skal denne beretning foreligge både mundtlig og skriftlig, så den kan rekvireres af de enkelte medlemmer efter generalforsamlingen ?
Hej Karsten
Tak for din henvendelse. Det er op til den enkelte bestyrelse, hvorvidt de vil sende beretningen ud til andelshaverne også. Hvis bestyrelsen sender beretningen ud sammen med indkaldelsen, så behøver bestyrelsen ikke at læse den hele op på generalforsamlingen, men blot fremhæve hovedtrækkene. Vælger bestyrelsen ikke at sende beretningen ud, så skal alt indhold læses op på generalforsamlingen.
Bedste hilsner
/Nynne – Andelsportal.dk
Kan jeg tolke svaret således, at man også i andre tilfælde, hvor der ikke er muligt at opnå kvalificeret flertal blot kan foreslå en prøveperiode og på den måde omgå reglerne om kvalificeret flertal ved vedtægtsændringer? Jeg tænker her f.eks. på almindelig udlejning og ikke kun korttidsudlejning. Hvis ikke hvori består da den juridiske fortolkning?
Korttidsudlejning f.eks. via airbnb kræver i vores andelsboligforening vedtægtsændring, dvs. kvalificeret flertal. Vil en prøveperiode i den situation kunne vedtages med almindeligt flertal? I teorien ville sådan en prøveperiode kunne vedtages hvert år og dermed omgå en vedtægtsændring.
Hej Frits,
Mange tak for din henvendelse. De fleste andelsboligforeninger, der indfører en prøveperiode gør den tidsbegrænset og så vil det fremgå, at ved prøveperiodens afslutning skal der tages stilling til, om ordningen skal gøres permanent og der skal en eventuel vedtægtsændring til.
Mange foreninger har dog midlertidige aftaler og regler, som forlænges år for år – eksempelvis tilladelser til at bestyrelsen må omlægge foreningens lån, så umiddelbart lyder det som om, at I godt kan omgås en vedtægtændring ved at forlænge prøveperioden.
/Maria – Andelsportal.dk
Hej Frits,
Tak for din kommentar.
Det er naturligvis vigtigt at en aftale om en prøveperiode ikke strider imod foreningens vedtægter (eksempelvis om bopælspligt i foreningen) eller mod andre love som eksempelvis lejeloven. Derudover er forskellen også, om ændringen er permanent (som en vedtægtsændring) eller skal op til afstemning efter endt prøveperiode og derfor ophører. Hvis I er i tvivl om, hvad der er tilladt i forhold til jeres vedtægter, så vil jeg anbefale at I tager kontakt til jeres administrator eller en advokat.
/Maria – Andelsportal.dk
Viser 0 af 28 kommentarer