bestyrelsesarbejdedirigentgeneralforsamlingindkaldelse

5 klassiske fejl andelsboligforeninger laver i forbindelse med generalforsamlingen

Falder jeres forening også i generalforsamlingsfælden? Læs om hvilke 5 fejl andelsboligforeningerne typisk laver under generalforsamling, og få råd til, hvordan I undgår disse.

For mange andelsboligforeninger er foråret tegn på, at den årlige generalforsamling nærmer sig. Det vigtigste møde hvor emner som årsrapport, driftsforslag, budgetter og valg af bestyrelsesmedlemmer er på dagsordenen. Andelshaverne kommer til orde og flere forslag skal høres – alt sammen for at sikre en så effektiv og ansvarlig drift af foreningen som muligt. Derfor er det også langt fra uden komplikationer at afholde den årlige generalforsamling. Andelsportal.dk ser nærmere på de fem typiske faldgruber på generalforsamlingen og får en eksperts erfaringer til disse.

Fejl 1: Når tidsfristerne spænder ben

Det er alfa og omega, at tidsfrister overholdes i forbindelse med generalforsamlingen. Overholdes tidsfristerne ikke kan det i værste fald betyde, at dirigenten bliver nødt til at hæve generalforsamlingen og udskyde den. Men hvilke tidsfrister skal man være opmærksom på?

De konkrete tidsfrister er bestemt i foreningens vedtægter, og følger foreningen standardvedtægterne skal datoen for generalforsamlingen offentligøres 4 uger før afholdelse. Det betyder også, at hvis man eksempelvis grundet sygdom skal rykke generalforsamlingen, skal man have denne frist for øje, når en ny invitation sendes ud. Ifølge standardvedtægterne skal selve indkaldelsen til generalforsamlingen sendes ud med minimum 14 dages varsel.

En anden vigtig tidsfrist, er fristen for at indlevere de forslag, som skal tages op på generalforsamlingen. Her vil vedtægterne ofte stille krav til, at alle forslag skal sendes til bestyrelsen senest 8 dage inden generalforsamlingen. Hvis I afholder en generalforsamling mandag, skal forslagene altså forelægges senest søndag ugen før. Forslagene skal så præsenteres for andelshaverne senest 4 dage før generalforsamlingen, så de er gjort bekendt med, hvilke forslag der skal behandles. Dette kan eksempelvis gøres ved et opslag i opgang.

LÆS OGSÅ: Alt du skal vide om generalforsamlingen

Fejl 2: En indkaldelse uden dagsorden

Fejl i indkaldelsen er en faldgrube, der nemt kan sætte en stopper for generalforsamlingen. Foreningens vedtægter giver nemlig konkrete regler for, hvordan indkaldelsen skal sendes ud (opslag, brev, internettet osv.) og hvornår. Overholdes disse ikke skal generalforsamlingen udskydes uden, at generalforsamlingen har haft mulighed for at behandle dagsorden.

Selvom det ofte ikke er påkrævet af vedtægterne, bør dagsorden også angives i indkaldelsen. Det giver deltagerne en klart defineret ramme for afstemningstemaet, og mulighed for, at de kan tage stilling til emnerne på forhånd og eventuelt søge rådgivning om emnerne inden generalforsamlingen. Og netop det juridiske forarbejde er vigtigt inden generalforsamlingen for at sikre, at forslagene kan vedtages i praksis. Dette understreges også af ejendomsadvokat Nicholas Wantzin:

”At være forberedt er det vigtigste for, at en generalforsamling bliver succesfuld. Med en defineret dagsorden kan man undersøge og læse betingelserne igennem inden og finde ud af, om man vedtager noget, der faktisk kan lade sig gøre. Medlemmerne har mulighed for at se de juridiske detaljer efter i sømmene,” lyder det fra Nicholas Wantzin, der i sit virke dagligt rådgiver andelsboligforeninger.

Fejl 3: Når forslagene er for upræcise

Det er ikke lige til, når man skal formulere et forslag til generalforsamlingen. Forslaget skal nemlig formuleres, så det er i overensstemmelse med vedtægterne og samtidigt være formuleret så klart, at det vides, hvad beboerne præcis skal stemme om. Det er ligeledes vigtigt, at forslagene indeholder klare formål og konsekvenser understreger ejendomsadvokaten Nicholas Wantzin:

”Et forslag skal give mening. Problemet er blot at dette kan alle ikke forstå. Uanset hvad, så skal der om et forslag, der behandles, gøres klart hvad konsekvensen er af forslaget, udgifterne, horisont og stemmereglerne.”

Det langsigtede perspektiv er altså vigtigt at have for øje når man fremsætter et forslag. For hvad betyder forslaget på længere sigt? Betyder det en huslejestigning, betyder det nye lejeforhold eller hvad er konsekvensen og økonomien ved at vedtage det.

Vidste du, at dit forslag kan blive annulleret, hvis du ikke møder op?

Flere andelshavere glemmer også, at de skal være til stede, hvis deres forslag skal tages op til afstemning. Det skyldes, at forslagsstiller, der ikke møder op på en generalforsamling, ikke har krav på at få sit forslag behandlet, medmindre dirigenten kan konstatere, at et tilstedeværende medlem kan tage forslaget op.

Fejl 4: Valg af den forkerte dirigent

Dirigenten har en særlig vigtig rolle under generalforsamlingen. Dirigenten har stor indflydelse på beslutninger og beføjelserne til at erklære generalforsamlingen ugyldig. Det er derfor vigtigt at vælge en dirigent, som kan styre mødets gang, og som samtidig er bekendt med foreningens regler og den generelle lovgivning på andelsboligmarkedet.

”Flere foreninger vælger en rådgiver som dirigent. Finder man en intern dirigent er det vigtigt, at man vælger en dirigent med pondus, som kan sikre at alle kommer til orde. En dirigent skal være vellidt og neutral, og ikke bare tale folk efter munden,” erfarer Nicholas Wantzin. Derudover bør det være dirigenten, der også har ansvaret for, at tidsplanen ikke skrider og at alle punkter på dagsordenen når at blive gennemgået.

Fejl 5: Vigtigt med ordentlige rammer

Rammerne for generalforsamlingen er vigtigere end man regner med. Hvis ikke der er stole til alle, og beboerne skal sidde som sild i en tønde, kan det være svært at holde koncentrationen og entusiasmen under den ofte flere timer lange generalforsamling. Sørg derfor for at have gode rammer, siddepladser og drikkevarer til alle. For hvis generalforsamlingen var en dårlig oplevelse, hvor de deltagende andelshavere skulle stå op i flere timer eller ikke kunne få ørenlyd sidste år, så vil de måske overveje at skippe deltagelse næste gang, hvilket ikke er godt for nogen.

 

Del jeres erfaring
Har du nogle gode råd til, hvordan man holder en succesfuld generalforsamling, så er du velkommen til at dele din erfaring i en kommentar.

Nynne PG
Om forfatteren: Nynne Pihl Groth arbejder som presse- og kommunikationsmedarbejder hos Andelsportal.dk, hvor hun bidrager til formidlingen af nyheder og guides om andelsboligmarkedet. Nynne har en kandidat i kommunikation fra Copenhagen Business School, og brænder for det journalistiske arbejde. I øvrigt har hun andelstanken på tæt hånd, da hun selv er andelshaver.
Kommentarer

Korttidsudlejning f.eks. via airbnb kræver i vores andelsboligforening vedtægtsændring, dvs. kvalificeret flertal. Vil en prøveperiode i den situation kunne vedtages med almindeligt flertal? I teorien ville sådan en prøveperiode kunne vedtages hvert år og dermed omgå en vedtægtsændring.

skriv et svar
Frits Sørensen - 1 år siden

    Hej Frits,
    Mange tak for din henvendelse. De fleste andelsboligforeninger, der indfører en prøveperiode gør den tidsbegrænset og så vil det fremgå, at ved prøveperiodens afslutning skal der tages stilling til, om ordningen skal gøres permanent og der skal en eventuel vedtægtsændring til.
    Mange foreninger har dog midlertidige aftaler og regler, som forlænges år for år – eksempelvis tilladelser til at bestyrelsen må omlægge foreningens lån, så umiddelbart lyder det som om, at I godt kan omgås en vedtægtændring ved at forlænge prøveperioden.
    /Maria – Andelsportal.dk

    Maria Carlsen - 1 år siden

    Hej Frits,
    Tak for din kommentar.
    Det er naturligvis vigtigt at en aftale om en prøveperiode ikke strider imod foreningens vedtægter (eksempelvis om bopælspligt i foreningen) eller mod andre love som eksempelvis lejeloven. Derudover er forskellen også, om ændringen er permanent (som en vedtægtsændring) eller skal op til afstemning efter endt prøveperiode og derfor ophører. Hvis I er i tvivl om, hvad der er tilladt i forhold til jeres vedtægter, så vil jeg anbefale at I tager kontakt til jeres administrator eller en advokat.
    /Maria – Andelsportal.dk

    Maria Carlsen - 1 år siden

Kan jeg tolke svaret således, at man også i andre tilfælde, hvor der ikke er muligt at opnå kvalificeret flertal blot kan foreslå en prøveperiode og på den måde omgå reglerne om kvalificeret flertal ved vedtægtsændringer? Jeg tænker her f.eks. på almindelig udlejning og ikke kun korttidsudlejning. Hvis ikke hvori består da den juridiske fortolkning?

skriv et svar
Frits Sørensen - 1 år siden

Ved en generalforsamling aflægger formanden bestyrelsens beretning. Skal denne beretning foreligge både mundtlig og skriftlig, så den kan rekvireres af de enkelte medlemmer efter generalforsamlingen ?

skriv et svar
Karsten Strauss - 1 år siden

    Hej Karsten

    Tak for din henvendelse. Det er op til den enkelte bestyrelse, hvorvidt de vil sende beretningen ud til andelshaverne også. Hvis bestyrelsen sender beretningen ud sammen med indkaldelsen, så behøver bestyrelsen ikke at læse den hele op på generalforsamlingen, men blot fremhæve hovedtrækkene. Vælger bestyrelsen ikke at sende beretningen ud, så skal alt indhold læses op på generalforsamlingen.

    Bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 1 år siden

hvis sker der hvis referatet for en generalforsamling ikke er udsendt i løbet af en måned som der står i vedtægterne???

skriv et svar
kjeld - 1 år siden

    Hej Kjeld

    Tak for din henvendelse. Jeg vil anbefale, at du tager direkte kontakt til bestyrelsen, og rykker dem for udsendelse af referatet.

    Bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 1 år siden

Er det i orden at man til en generalforsamling kan komme og gå som man har lyst til.
Jeg synes at det virker forstyrrende til mødet.
Har lige været til generalforsamling hvor dem der kom sidst gik først.
Der var et rend ind og ud af døren.

skriv et svar
Birgit Lorentz Jensen - 1 år siden

    Hej Birgit

    Tak for din henvendelse. Jeg kan godt forstå, at det virker forstyrrende for generalforsamlingen med forsinkelser, men måske det blot var et uheldigt tilfælde. I kan overveje at understrege i næste indkaldelse, hvorfor det er vigtigt at overholde tidsplanen, så det fremgår tydeligt.

    Bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 1 år siden

Har et spørgsmål om en nylig afholdt ekstraordinær generalforsamling. 50 beboere var mødt op fra starten, men ved en indlagt pause forlod ca halvdelen generalforsamlingen. Ingen ved nøjagtigt hvor mange vi herefter var. Kan sådan en gen.forsamling regnes for lovlig/brugbar, og kan de afstemninger der blev foretaget regnes gældende ? Folk forlod forsamlingen fordi de anså forløbet værende en farce, og useriøs.

skriv et svar
Henning Mortensen - 10 måneder siden

    Hej Henning

    Tak for din henvendelse. Hvordan I skal forholde jer til afstemningen er bestemt i jeres vedtægter. I nogle foreningerne er det sådan, at hvis man forlader generalforsamlingen før tid afleveres stemmeseddel til dirigent. I andre foreninger er stemmerne ugyldige. Jeg vil derfor anbefale, at du kigger nærmere ind i vedtægtsbestemmelserne eller kontakter foreningens administrator for yderligere præcisering.

    Bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 10 måneder siden

Har efter et mindre men meget dyrt malerarbejde her i foreningen bedt formanden om kopi af regningen, da jeg godt vil se, hvad jeg skal betale 10.000 kr for. Det er han sikkert fornærmet over, og jeg får den ikke. Har alle andelshavere ikke ret til at se sådanne fælles regninger ?
Venlig hilsen Jane Qvist

skriv et svar
Jane Qvist - 8 måneder siden

    Hej Jane

    Tak for din henvendelse. Bestyrelsen har som udgangspunkt beslutningskompetence til at igangsætte renoverings- og vedligeholdelsesopgaver, så længe prisen vurderes i forhold til driftbudgettet og foreningens generelle økonomi. Du kan læse mere om, hvad bestyrelsen kan beslutte uden om generalforsamlingens godkendelse i denne guide: https://www.andelsportal.dk/guides/bestyrelsens-beslutninger/.

    Du kan eventuelt stille et forslag på generelforsamlingen om, hvordan regler og retningslinjer skal være for indsigten i diverse regninger. Du kan også altid forhøre dig hos foreningens administrator, hvis du ønsker et konkret råd i forhold til vedtægterne.

    Bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 8 måneder siden

Vi skal vælge ny formand og der er to der stiller op, men der er risiko for at der opstår stemmelighed
Hvad gør man så???

V.h. GS

skriv et svar

    Hej Grethe

    Tak for din kommentar. Beslutninger træffes eller vedtages ud fra forskellige slags flertal. I vedtægterne står nedskrevet, hvilken type flertal, der skal være ved bestemte afstemninger – også afstemning i forhold til formandsposten. Det er derfor i vedtægterne, at du finder dit svar. I nogle foreninger er der eksempelvis bestemt lodtrækning ved stemmelighed. Det er dog vigtigt, at I får fastlagt reglerne for stemmelighed på generalforsamlingen inden afstemningen påbegyndes.

    Bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 6 måneder siden

Hej.
Jeg bor i en andelsforening, hvor formanden trak sig og der blev indkaldt til ekstraordinær generalforsamling, ved denne deltog adminstrationsfirmaet, som dels var dirigent, dels referent.
Der var kun to bestyrelsesmedlemmer på det tidspunkt. Der var en, der meldte sig som formand og dermed var der ikke et reelt valg.
1½ måned efter var den ordinære generalforsamling. Her valgte den nye formand ikke at stille op og en ny blev valgt – der blev også valgt til en fuldtallig bestyrelse.
NU viser det sig her ½ år senere, at der var restance ved den ekstraordinære generalforsamling OG at der var den nyudpegede formand, der var i restane og havde været det i 5 måneder, her i foreningen tillader vi ikke restancer.
De to siddende bestyrelsesmedlemmer samt adminstrationsfirmaet burde være vidende om restancen, da den er så lang OG der blev sprugt direkte til restance på dagen, hvor svare var “nej” – men det ses nu i regnskabet.
Kan den ekstraordinære generalforsamling være gyldig, når der dels deltager og endnu værre kommer ny formand, som er i restance. OG kan den ordinære generalforsamling så være gyldig, når det viser sig, at den siddende formand ikke er gyldigt valgt?
Jeg venter meget spændt på dit svar, eftersom der var en del vedtægtsændringer, der fandt sted ved den generalforsamling og hvor gyldigheden er af stor interesse.
Venlig hilsen
Charlotte

skriv et svar
Charlotte - 2 måneder siden

    Hej Charlotte

    Tak for din henvendelse. Da dit spørgsmål kræver en juridisk vurdering af gyldigheden i forhold til foreningens vedtægter, kan jeg desværre ikke komme med et endeligt svar. Foreningens administratorer burde kunne vejlede dig i forhold til de gældende regler, når situationer som dette sker. Hvis ikke du mener, at deres vurdering er den rigtige kan du kontakte en ekstern boligadvokat eller administrator for deres vurdering.

    De bedste hilsner
    /Nynne – Andelsportal.dk

    Nynne PG
    Nynne PG - 2 måneder siden

Hej Nynne
skal der stå på indkaldelsen,dagsorden hvem der er på valg i bestyrelsen,dagsorden er lige kommet i dag, der står, valg af 3 afdelingsbestyrelsesmedlemmer, men ingen navne, er det lovligt på denne måde
Venligst
John Vohnsen

skriv et svar
John Vohnsen - 1 uge siden

    Kære John,

    Som udgangspunkt kan alle stille op – så umiddelbart ville jeg ikke mene, at der skal stå navne på.

    Med venlig hilsen

    Ida – Andelsportal.dk

    Ida Landt
    Ida Landt - 1 uge siden