Tre eksperter i digitalisering giver deres besyv med

Når digitaliseringen banker på døren, er det altid godt at vide lidt om fordele og ulemper. I denne artikel undersøger vi mulighederne, hvis I i andelsboligforeningen ønsker elektroniske låse, online forbrugsmåling eller digital administration. Læs med og bliv klogere på de tre digitale muligheder.

Den elektroniske lås

Bip. Din hoveddør er nu åben. Elektroniske låse er smarte, og flere og flere andelsboligforeninger kigger i den retning. Det er slut med at fumle med sine gamle nøgler, mens man balancerer indkøbsposerne på armen. Nu kan postmanden selv bippe sig ind i et kontrolleret tidsrum og indkøbshjælpen fra supermarkederne kan gøre det samme. Det hele er kontrolleret ned til mindste detalje. Tid, dag og opgang. Og der er datalog på det hele.

Det kræver det

Ifølge salgsdirektør Gert Mejlshede fra Mejlshede Låse, er der lige så mange løsninger inden for elektroniske låse, som der er andelsboligforeninger. Han anbefaler derfor, at I finder én i andelsforeningen, som ønsker at være tovholder på jeres nye elektroniske låse. Efter låsene er blevet installeret af en låsesmed, skal nøglebrikkerne nemlig aktiveres og sættes op. Her kommer tovholderen i foreningen ind i billedet. Det er ikke hjernekirurgi at sætte de elektroniske låse op, men det kræver adgang til en computer og internet.

„Når en forening bestiller elektroniske låse, vil låsesmeden vise den ansvarlige i foreningen, hvordan man koder de første 2-3 nøglebrikker. Derefter overtager den ansvarlige andelshaver resten. Det kræver ikke det store, men kan godt tage tid – alt efter om det er en forening på 20 eller 200. Ønsker I ikke selv at administrere systemet, kan I få jeres administration eller låsesmeden til det,“ siger Gert Mejlshede, salgsdirektør hos Mejlshede.

GDPR og retten til at blive glemt

En anden vigtig ting at have sig for øje er GDPR. De oplysninger som bliver tastet ind er direkte personhenførbare data. Gert Mejlshede anbefaler, at I får en politik på området, så alle andelshavere er indforstået med, at systemet gemmer oplysninger. Og at I vender betingelserne for systemet på en generalforsamling.

Overvej at gøre alle fællesdøre elektroniske

Når først hoveddøren glider nemt op med et bip, så ønsker mange, at dørene til fællesarealerne, bagtrappen samt indgangen til gården også bliver elektrisk. Og det kan godt betale sig at tage de andre døre med i købet. Den første dør bærer nemlig mange startudgifter med sig, som kun skal dækkes én gang – hvis I altså vælger at tage flere døre samtidig.

Låse, nøglebrikker og vedligeholdelse

Den rigtige løsning er forskellig fra forening til forening. Nogle foreninger har mange beboere og få døre, mens andre har mange døre og få beboere. Derfor kan det have stor betydning, hvilket system I vælger. Det kan være et system med billige nøglebrikker og dyre låse, eller et system med dyrere nøglebrikker og billigere låse. Låsesmeden kan vejlede og hjælpe jer med beslutningen.

Det er også væsentligt at forholde sig til de løbende vedligeholdelsesomkostninger. Nogle gange kan det være dyrt at købe for billigt, hvis enhederne for eksempel kræver hyppige batteriskift eller meget vedligehold. Ofte kan det svare sig at indgå en serviceaftale med låsesmeden,
så vedligeholdelsesomkostningerne holdes på et rimeligt niveau over en længere periode.

LÆS OGSÅ: Danskerne er vilde med digitalisering, men er andelsboligforeningerne?

Online forbrugsmåling

Bip-bip. Du har netop modtaget en besked på din mobil. Der er et rør i foreningens kælder, som muligvis står og løber.

I Danmark har mange andelsboligforeninger allerede fjernaflæste målere, men de gør som regel ikke mere end at registrere forbruget. Det kan I få dem til. Vi har undersøgt sagen sammen med marketingansvarlig Anette Reese fra Techem, der er specialister i forbrugsmåling til boligforeninger.

Det kræver ikke det store

Online forbrugsmåling betyder registrering af vand- og varmeforbruget og samtidig mulighed for at følge forbruget online og opsætte forbrugsmål på sin mobil – så et uhensigtsmæssigt forbrug ændres. Ifølge Anette Reese kan I måske allerede bruge de målere, I har siddende.

„Det kræver, at målerne kan fjernaflæses for at få fuld udbytte af online forbrugsmåling.”
Anette Reese, marketingsansvarlig hos Techem

“Hvis de er det, behøver I kun at vælge at opgradere systemet til TSS (Techem Smart System) og den tilhørende beboer-app. Har I ikke målere, der kan fjernaflæses, kan I vælge at få nye installeret. Nye målere giver desuden mulighed for at udnytte OMS (Open Metering System). De åbne aflæsningssystemer giver foreningen mulighed for nemt at skifte leverandør, fordi data fra målerne nemmere kan deles mellem leverandører. Det giver frihed til den enkelte boligforening,“ siger hun.

Forbrugsalarm og push-beskeder

Jeres nye app giver både den enkelte andelshaver et komplet billede af vand- og energiforbruget i lejligheden, men den sammenligner også med ejendommens gennemsnit og giver et indblik i, om man har et højere eller lavere forbrug end gennemsnittet. Den viser også, hvad ejendommen har af samlet forbrug. Alt bliver registreret, og det er nu muligt at se, om der er uhensigtsmæssig varmeforbrug eller steder, hvor vandet i foreningen måske løber. Hvis det er tilfældet, vil formanden eller bestyrelsen få en sms med en besked herom.

Den enkelte andelshaver har også mulighed for at oprette en forbrugsalarm. Det kan være et forbrugsmaksimum på det varme vand eller på radiatorernes varmeforbrug. Forbrugsalarmen vil nu give besked via en sms, når forbruget overskrider det opsatte forbrugsmål.

Formandens rolle

Når ejendommens udgifter skal fordeles, er det formandens ansvar at sende ejendommens samlede forbrug ind til den virksomhed som udarbejder fordelingsregnskabet. Virksomheden vil nu fordele forbruget ud på hver andelshaver – fordelt efter, hvor meget de har brugt. Forbrugsopgørelsen bliver derefter tilgængelig i appen, når formanden har givet grønt lys.

Anette Reese fra Techem påpeger derfor, at I særligt skal være opmærksomme, når der sker et formandsskifte.

„Vi har erfaret, at boligforeningen glemmer at skifte mailadressen ud med den nye formands og informere om, at det nu er hans ansvar at sende ejendommens forbrug ind. Ofte skal vi derfor bruge ekstra tid på at finde frem til den rette kontaktperson og mails fra Techem Administrator Portal går forgæves. Det er også vigtigt, at formanden giver tilladelse til, at de individuelle forbrugsopgørelser til beboerne må frigives i appen,“ afslutter hun.

Som en sidste krølle på halen kan det nævnes, at EU fra 1. januar 2027 har vedtaget, at alle forbrugsmålere skal være fjernaflæste.

LÆS OGSÅ: Persondata og GDPR: Dét skal bestyrelsen vide

Digital administration

Skriv venligst dit brugernavn og kodeord. Med et par simple klik har du nu som andelshaver adgang til alle dokumenter i jeres forening. Foreningens vedtægter, husordenen, referater fra generalforsamlinger, indkaldelser til ekstraordinær generalforsamling og jeres budget ligger nu for dine fødder. Og hvis du er medlem af bestyrelsen, kan du også tilgå referarter fra bestyrelsesmøderne samt se hvor mange penge, der er tilbage på vedligeholdelseskontoen – i realtid.

Vær opmærksom på to ting

Digital administration via en hjemmeside vinder indpas i mange foreninger. Det gør hverdagen som andelshaver nemmere, og det letter bestyrelsesarbejdet. Ifølge boligadvokat Erik Matthiesen fra Advodan kræver det særligt to ting, hvis I ønsker digital administration:

„I skal køre ned med jeres arkivskab til jeres administrator, som vil sørge for at scanne alle jeres dokumenter ind. Her vil man typisk gå to eller tre år tilbage i tiden med årsrapporter, regnskaber og så videre. Dernæst vil jeg anbefale en vedtægtsændring, hvor I stemmer om, at alt kommunikation må ske digitalt,“ siger Erik Matthiesen, boligadvokat hos Advodan.

Fordelene er mange

En indkaldelse til en generalforsamling kan ske på 15 sekunder. En accept fra bestyrelsen kan gives ved at trykke på et grønt flueben, og en underskrift fra formanden kan gives digitalt. Alt sammen gennem jeres nye hjemmeside, som bliver varetaget af jer og jeres administrator.

Bestyrelsen har ligeledes en særlig side, hvor referater fra bestyrelsesmøder kan tilgås og læses, og hvor den har mulighed for at diskutere ting, som måske ikke er relevante at nævne for hele foreningen.

„Der er med andre ord blevet frigjort en masse tid og arbejdsgange, som kan bruges til helt andre ting i bestyrelsen. Der er blevet frigjort tid til at skabe værdi,“ afslutter Erik Matthiesen.

Ida Landt
Om forfatteren: Ida Landt er kommunikationsmedarbejder på Andelsportal.dk. Her skriver hun nyheder og guides inden for alt med andelsboligforeninger. Ida er uddannet cand.mag. i medievidenskab fra Københavns Universitet, og har de sidste 9 år selv været andelshaver i en andelsboligforening.