Danskerne er vilde med digitalisering, men er andelsboligforeningerne?
Danmark er et digitalt foregangsland – og det har vi faktisk længe været, hvis vi tager et kig tilbage i historiebøgerne. Betyder det også, at andelsboligforeningerne bør sætte sejl og suse med på den digitale bølge? Ikke for enhver pris, lyder anbefalingen fra en ekspert, der her sætter digitaliseringen under lup.
Vil du melde flytning, rette i din årsopgørelse, søge om institutionsplads til børnene eller indhente en byggetilladelse – så sker det alt sammen via nettet. De mange, nye digitale muligheder er på kort tid blevet en fast forankret del af hverdagen, og det er svært at sige sig fri fra at være en del af den teknologiske udvikling. Men hvad betyder digitaliseringen egentlig for os danskere? Og skaber den muligheder eller udfordringer for landets andelsboligforeninger?
Med hjælp fra Christian Østergaard Madsen, Adjunkt, IT Universitetet i København, bliver vi klogere på det digitale Danmark og får gode råd til, hvad andelsboligforeningen bør have for øje, når den går online.
Da danskerne blev digitale
Danmark bliver ofte fremstillet som et foregangsland inden for digitalisering – og det har vi længe været. Faktisk har det offentlige anvendt hulkortmaskiner – en maskine, der er bygget til at producere eller behandle hulkort – siden slutningen af 1950’erne, men dengang spillede digitaliseringen en anden rolle end den gør i dag.
„I starten blev digitaliseringen brugt til at effektivisere den interne forvaltning i offentlige myndigheder. I Skat har man fra 1960’erne og frem automatiseret en masse arbejde omkring selvangivelser. Sådan kørte det i årtier indtil World Wide Web (www) blev udrullet i 1990’erne,“ forklarer Christian Østergaard Madsen. Og med populariseringen af internettet kom den digitale kommunikation, der gav et helt nyt samspil borgere, virksomheder og myndigheder imellem.
Fra midten af 90’erne og frem sker det store skifte i digitaliseringen. Man forestiller sig en digitalisering af medborgerskabet og demokratiet, men der går ikke længe før, at digitaliseringen igen ryger tilbage til at handle mere om økonomisk effektivisering og besparelser.
Christian Østergaard Madsen
I den forbindelse begynder den danske stat at se på, hvordan borgeren via digitale systemer selv kan påtage sig nogle af de opgaver, som myndigheder udfører. Det resulterer i, at det i 2011 blev gjort obligatorisk for borgere og virksomheder at kommunikere digitalt. Hertil at bruge digitale selvbetjeningsløsninger, som eksempelvis Borger.dk.
„Historien om digitaliseringen er en skelsættende fortælling at have in mente, når vi kigger på dagens digitale Danmark. Mig bekendt, er vi det eneste land i verden, hvor det er obligatorisk for borgere at kommunikere digitalt med myndighederne,“ forklarer Christian Østergaard Madsen.
Mød den digitale andelsboligforening AB Florahøj
Konflikterne kan lure online
Historien viser, at danskerne er et digitalt folkefærd, som har taget de teknologiske værktøjer til sig. Og ser man også på kommunikationsmulighederne, deler vi gerne informationer og holdninger med andre, der også er online. Via hjemmesider, Facebook-grupper eller intranet kan denne online kommunikation også oversættes til andelsboligforeninger. Det er dog ikke helt risikofrit at gøre dialogen digital.
Det litteraturen siger om skriftlig kommunikation på nettet er, at det kan eskalere konflikter, da man ikke kan aflæse hinanden. Dialogen foregår tidsforskudt og misforståelser kan derfor nemmere opstå. Foregår dialogen derimod ansigt til ansigt, er det ofte deeskalerende for konflikter, da vi kan se, hvad hinanden mener, aflæse kropsprog, ansigtstræk og høre intentioner.
Christian Østergaard Madsen
Rådet fra eksperten er derfor også klart: Andelsboligforeningen bør ikke digitaliseres på alle områder. Han uddyber:
„Der findes flere områder, som jeg vil mene er en dårlig idé at digitalisere i andelsboligforeningen. I nogle situationer kan det være enormt effektivt at kommunikere over telefonen eller ansigt til ansigt. Hvis det er svære problematikker eller noget der er vanskeligt at løse, giver det ikke mening at gøre kommunikationen herom digital. Hertil kommer hele GDPR-aspektet.“
Regler for GDPR og persondata
Bestyrelsen har ansvaret for, at foreningen overholder GDPR. Og det er bare med at holde tungen lige i munden. Der stilles nemlig skarpe krav til behandling af personoplysninger, slettefrister og meget andet. Men bare rolig – vi har allieret os med en ekspert på området. Læs artiklen her.
Enkle sager kan klares online
Udover muligheden for konflikter, er online kommunikation i andelsboligforeningen ikke nødvendigvis den hurtigste løsning – på trods af, at ‘hurtighed’ ellers er et af nøgleordene, når vi snakker om den digitale udvikling.
„Digitaliseringen sætter os i stand til at kommunikere om enkle sager. Selve kommunikationsforløbet vil i nogle tilfælde tage længere tid, hvis man skal kommunikere om konflikter eller større emner online. E-mailen har eksempelvis fordelen, at foreningens medlemmer hurtigt kan skrive frem og tilbage med hinanden, men skal man løse en stor, svær eller potentielt konfliktfyldt opgave går det meget hurtigere, at sidde fysisk i samme rum og tale sammen,“ lyder erfaringen fra Christian Østergaard Madsen.
Hvad med Facebook?
I dag er det de færreste, som er uden en Facebook-profil. Det gør platformen til et sted, hvor flere boligforeninger samler sine beboere i private grupper. Selvom en Facebook-gruppe kan virke ligetil, er der nogle udfordringer, foreningen bør være opmærksom på inden platformen tages i brug.
„Facebook er ikke et altruistisk medie – det er en virksomhed, der stiller en infrastruktur til rådighed mod, at du stiller dine data til rådighed for dem. Andelsboligforeningen skal derfor passe på med at bruge Facebook som afgørende kommunikationskanal, da man tvinger beboere til at komme på et privatdrevet medie,“ siger Christian Østergaard Madsen.
Når du tilmelder dig en tjeneste som Facebook, giver du tjenesten rettighederne til at bruge eller videregive dine billeder uden at kreditere eller informere dig. Derfor er det væsentligt at overveje, hvad man deler i en privat Facebook-gruppe, og om informationerne er personfølsomme i forhold til GDPR-reglerne.
Eksperten tror på hybridløsninger
Det bliver et nej til digitalisering for digitaliseringens skyld, hvis man spørger Christian Østergaard Madsen. Andelsboligforeningen skal digitalisere, hvis der er fordele i det. Og her er hybridløsninger en god idé.
Jeg tror meget på hybridløsninger, hvor man kombinerer digitaliseringen med det menneskelige aspekt. På den måde får foreningen det bedste af begge sider. Det som computeren er god til – deling af enkle informationer, effektivisering og besparelse – men også det vi mennesker kan med det personlige aspekt, vejledning og muligheden for at stille spørgsmål.
Christian Østergaard Madsen
Andelsboligforeningen kan altså med fordel se nærmere på online værktøjer, som en hjemmeside, hvor foreningen præsenterer sig selv, deler simple og relevante informationer og gør opmærksom på, at en renovering vil betyde stillads i en kommende periode.
„Alt det gør digitale værktøjer til en knaldgod idé for foreningen,“ siger Christian Østergaard Madsen og supplerer:
„Når man fysisk bor tæt på hinanden i en andelsboligforening, er der samtidig mange fordele ved, at man mødes og træffer beslutninger og diskuterer forslag, fremfor at gøre det digitalt. Så kan man supplere med digitale løsninger.“
Vejen mod digitalisering – trin for trin
Skal Christian Østergaard Madsen videregive sine bedste råd til de andelsboligforeninger, der overvejer at gå digitalt, skal de tage afsæt i fire konkrete trin.
Trin 1: Gør jer centrale overvejelser
Den første overvejelse I skal gøre jer er, hvorfor I skal digitalisere. Og hvorvidt foreningen er interesseret i, at dens informationer er offentligt tilgængelige. Er I interesserede i, at udefrakommende kan gå ind og læse jeres regnskaber og vedtægter? Tag dialogen på generalforsamlingen, så I ved, i hvilken grad foreningen skal eksistere online.
Trin 2: Følg den skandinaviske tradition
Den skandinaviske tradition går ud på, at man involverer de mennesker, der kommer til at bruge det digitale værktøj. Andelshaverne skal altså involveres som det første, lyder råd nummer to. Start med at undersøge, hvilke problemer og behov, andelshaverne eller foreningen kunne have, som ville kunne løses med et digitalt værktøj.
Anbefalingen er, at I først starter med at finde de problemer, der kan løses ved hjælp af teknologi – og ikke starte med teknologien først.
- Er der ofte mange spørgsmål omkring vedtægter og regnskab, kan I overveje at gøre disse dokumenter online og let tilgængelige for andelshaverne.
- Har I problemer med at få solgt boligerne? Så bør foreningen måske have en hjemmeside med en online venteliste og oversigt over, hvilke boliger der er til salg.
- Glemmer beboerne ofte at deltage på generalforsamlingen eller den fælles arbejdsdag? Så bør bestyrelsen overveje at sende en e-mail ud med en påmindelse.
Trin 3: Undersøg jeres nuværende praksis
Hvor det tidligere trin handlede om behovsafdækning, handler det næste trin om at afdække, hvilken praksis der foregår for kommunikation i andelsboligforeningen i dag. Hvad foregår analogt, som beboerne er glade og tilfredse med? Og hvilke steder i foreningen kan man supplere digitalt og gøre det nemmere for andelshaverne?
Trin 4: Hvis det fungerer, skal det ikke laves om
Så enkelt kan det sidste trin siges. Lav ikke om på noget, der allerede fungerer.