En hjemmeside blev samlingspunktet
Det behøver ikke være højtragende teknologi, der gør en andelsboligforening digital. Vi har besøgt Søren, Ellen og Ulla fra AB Seniorbofællesskabet Florahøj i den nordsjællandske by Fredensborg. For dem blev en hjemmeside foreningens trinbræt til at blive mere digital. Hjemmesiden er hverken grafisk avanceret eller moderne i sit udtryk, men den kan, hvad den skal: Samle, informere og kommunikere.
Vi møder 68-årige Søren Christiansen i sit hus i Fredensborg. Han er formand i bestyrelsen i andelsboligforeningen, som tæller 20 svensk-inspirerede træhuse. Og så er han også tovholder og webredaktør på foreningens hjemmeside www.florahoj.dk. Andelsbolig Nyt har sat ham, Ellen og Ulla i stævne for at snakke om værdierne i at blive digital, men også om vigtigheden i stadig at snakke sammen ansigt til ansigt.
Behovet for en digital kalender
AB Seniorbofællesskabet Florahøjs første hjemmeside så dagens lys i 2008. Og den var meget simpelt sat op. Den var båret af et ønske om at få kalenderen i fælleshuset gjort online, måske have lidt billeder fra sociale arrangementer og give foreningen et ansigt udadtil. En lille gruppe beboere gik derfor sammen om at foreslå en hjemmeside på generalforsamlingen, og foreningens beboere var positive over for tiltaget. De forventede dog ikke, at hjemmesiden ville få den store rolle som den har i dag i AB Seniorbofællesskabet Florahøj.
Andelshaverne tog hurtigt den nye hjemmeside til sig. Og snart var billeder fra de mange sociale arrangementer og den digitale kalender ikke det eneste, som hjemmesiden blev brugt til. Der blev nu også oprettet digitale tilmeldinger til bowling- og filmaftener, så alle kunne se, hvem der deltog og selv foreslå andre sociale begivenheder. En digital opslagstavle, kom også til. Beboerne kunne nu uformelt snakke om stort og småt og holde hinanden opdateret og informeret online.
Dog var mange arbejdsgange for formand Søren Christiansen og bestyrelsen stadig de samme. Han skulle stadig sende regningerne manuelt med posten, og når der var møder, skulle han rundt i postkasserne med udprintede dagsordener. Der var altså behov for en hjemmeside, som både kunne rumme det sociale aspekt, men også alt det administrative.
Hjemmeside version 2.0
En ny hjemmeside så derfor dagens lys, denne gang én som foreningen besluttede at købe gennem deres administrator. Og det har været en stor administrativ lettelse for Søren Christiansen.
„Jeg er rigtig glad for den nye hjemmeside. Den fungerer. De øvrige andelshavere mærker det ikke så meget. De kan stadig finde alt fra dagsordener og referater til vedtægterne. Men de ser ikke den administrative lettelse. Hvis der er en regning, som ikke er fast, så får jeg en mail fra systemet og skriver elektronisk under på den. Det letter bestyrelsesarbejdet utroligt meget med den nye hjemmeside,“ siger formanden – der i dag sender alt ud elektronisk.
„Når jeg sender en dagsorden ud, er kommentarfeltet slået til. Jeg kan med det samme se, hvad folk skriver, og jeg kan svare med det samme. Det er en stor lettelse, når man skal organisere. Og så er kommentarerne relevante at tage med på næste generalforsamling,“ siger han.
Alle ved det samme
Den nye hjemmeside er i dag blevet omdrejningspunktet for al kommunikation i foreningen. Den informerer, samler og giver mulighed for en hurtig behandling af spørgsmål fra andelshaverne til bestyrelsen. Og alle ved det samme.
„Førhen kunne der være forskellige opfattelser af, hvad der var blevet sagt og aftalt, det undgår vi helt i dag, nu hvor alt står sort på hvidt på hjemmesiden. Samtidig er det god inddragelse, at beboerne kan kommentere og give deres besyv med,“ siger Søren Christiansen.
IT-kyndig eller ej
Søren Christiansen er uddannet folkeskolelærer, og har derfor brugt edb i sit professionelle liv. Men det har altid kun været på brugerniveau. Hvis han skulle give et godt råd, ville det være at investere lidt ekstra tid i starten på den nye hjemmeside.
„Det er ikke ligesom et word-dokument eller regneark at arbejde med tekst på en hjemmeside, men du skal heller ikke kunne programmere. Det er til at finde ud af, men det kræver, at du investerer lidt af dig selv i starten,“ siger han.
Regler for GDPR og persondata Bestyrelsen har ansvaret for, at foreningen overholder GDPR. Og det er bare med at holde tungen lige i munden. Der stilles nemlig skarpe krav til behandling af personoplysninger, slettefrister og meget andet. Men bare rolig – vi har allieret os med en ekspert på området. Læs artiklen her.
De små breve i postkassen er fortid
Selvom hjemmesiden er blevet den bærende platform for kommunikation i foreningen, er dét at mødes og snakke sammen stadig i højsædet – også hos Søren Christiansen:
„Det er tit jeg vælger ikke at bruge den digitale vej, så går jeg over og ringer på hos folk. Vores hjemmeside har ikke ændret på, at vi snakker sammen i foreningen. Det har ikke ødelagt ansigt til ansigt kontakten. Det digitale er godt til noget, men må ikke overtage det sociale.“
”Det er den bedste informationskilde overhovedet”
Ellen Espenhain er ikke i tvivl. Hun sidder sammen med Søren Christiansen i bestyrelsen og er tovholder på den online kalender. Det er hende, som de andre beboere i foreningen skriver til, når de vil booke fælleshuset eller ønsker at leje de to ekstra værelser, som også hører med til fællesarealerne.
„Hjemmesiden er et meget stærkt bindeled mellem alle der bor her og bestyrelsen. Alle får besked på én gang, og der opstår ikke misforståelser. Det er positivt, at alle får besked samtidigt. Det er den bedste kilde til information omkring, hvad der sker i foreningen, og så skaber det en meget klar kommunikation,“ siger hun.
Ellen Espenhain fremhæver også det positive i, at dagsordener og bilag kan godkendes elektronisk. Men hun påpeger også vigtigheden i, at det hele ikke må blive for elektronisk.
„Det kan også blive mere upersonligt på en måde, når man kan klare det hele på skærmen. Man skal nok passe på, at det ikke bliver for digitalt. Vi er en lille forening, så det er jo også meget hyggeligt at sidde ansigt til ansigt i stedet for at godkende dit og dat på en skærm,“ siger hun.
„Jeg er absolut positiv over for hjemmesiden. Men vi mødes også og snakker om, – har du set det og det på opslagstavlen,“ siger Ellen Espenhain.
Det gode råd fra Ellen Espenhain til andre foreninger er at springe ud i det. Hun har ligesom formanden også arbejdet med edb på brugerniveau – inden hun gik på pension i 2007. Og for at kunne varetage kalenderfunktionen på hjemmesiden har hun fået sidemandsoplæring af Søren Christiansen.
„Jeg tænkte, at det måtte kunne læres, og det har også været til at lære. Det er et spørgsmål om at sætte sig ned og ville det,“ siger hun.
”Jeg kan ikke undvære hjemmesiden”
For den pensionerede lærer og andelshaver Ulla Geisler, var hjemmesiden en naturlig ting at stemme ja til. Hun havde tidligere boet i en andelsboligforening, som kun havde den årlige generalforsamling. Og her følte hun sig helt koblet af med, hvad der foregik.
„Jeg har boet i en andelsboligforening, hvor vi kun havde generalforsamlingen. Foreningen føltes fjern, for jeg vidste ikke, hvad der skete. I dag kan jeg ikke forstå, hvordan nogen kan undvære en hjemmeside,“ siger hun.
For Ulla Geisler er det vigtigt, at hun kan tilgå alt via hjemmesiden. Foreningens vedtægter, referarter og dagsordener. Men det er lige så dejligt, at hun ikke behøver at stimle sammen i fælleshuset i tide og utide.
„Det er dejligt, at vi ikke skal tromle sammen i fælleshuset – den ene gang på den anden. Men at vi lynhurtigt kan få en besked ud via hjemmesiden. For mig er det en fordel, da benene ikke er, hvad de har været,“ påpeger Ulla Geisler.
For hende er hjemmesiden også en vigtig informationskilde, og hun tjekker den mindst én gang om ugen – hvis ikke mere. Og som hun selv afsluttende siger:
„De ting der kommer mig ved, dem får jeg via hjemmesiden. Det er det, jeg behøver at vide, og det er rart. Den dækker mit behov for at holde mig orienteret om, hvad der foregår, og hvad der bliver talt om“.
