Ekspert: Sådan styrker du samarbejdet i bestyrelsen
Hvordan sikrer man det gode samarbejde i andelsboligforeningens bestyrelse? Og kan man drage paralleller mellem bestyrelsesarbejdet i en andelsboligforening og i erhvervslivet? Det var vi nysgerrige på og har derfor talt med en ekspert fra erhvervslivet: Jan Boeg Hansen. Læs med her, når vi forsøger at grave et spadestik dybere i det gode samarbejde i andelsboligforeningens bestyrelse.
Bestyrelsen i andelsboligforeningen har et vigtigt ansvar for den overordnede drift og vedligehold af ejendommen, som af gode grunde også har indflydelse på hverdagen for beboerne i andelsboligforeningen. Derfor er det nærliggende at dykke ned i, hvordan man sikrer de bedste rammer for det gode bestyrelsesarbejde.
Og hvem får man bedre råd fra end en garvet bestyrelsesprofessionel? Vi har talt med Jan Boeg Hansen, som har adskillelige bestyrelsesposter på CV’et som både medlem og formand fra erhvervslivet og fra en ejerforening. På baggrund af hans erfaringer og viden fra egne bestyrelsesposter, får du her gode råd til, hvordan jeres andelsboligforenings bestyrelse kan skabe gode rammer for godt samarbejde.
Rekruttering til bestyrelsen
Fremgangsmåden, hvorpå man sætter sin bestyrelse sammen i andelsboligforeningen, står i skarp kontrast til måden, det foregår på i erhvervslivet. Her anses rekrutteringen i højere grad som en ansættelsesproces, hvor headhuntere i visse tilfælde også involveres til at finde den helt rette person til posten. Og så er der jo naturligvis også den vigtige forskel, at bestyrelsesarbejde i erhvervslivet oftest er vellønnet, hvorimod det i andelsboligforeningen typisk er frivilligt eller med et småt, symbolsk beløb.
“I min verden, altså i erhvervslivet, er bestyrelsessammensætningen noget, vi bruger tid på, og når vi skal lave om på bestyrelsessammensætningen, er det sammenligneligt med en ansættelsesproces,” fortæller Jan Boeg Hansen, der blandt andet sidder som formand i biotech-virksomheden Unibio og i bestyrelsen hos Tapperiet ApS.
Udpluk fra Jan Boeg Hansens CV
- Bachelor of Commerce, Foreign Trade fra Copenhagen Business School
- Master of Science Dairy Science, Dairy Economics fra Københavns Universitet
- Bestyrelsesformand i biotech-virksomheden Unibio A/S
- Bestyrelsesformand for tapperi-virksomheden Tapperiet ApS
- Flere direktørstillinger i fødevare- og biotech-virksomheder
I erhvervslivet er der nemlig en stor pulje af kvalificerede mennesker, hvorfor man kan sammensætte sin bestyrelse ud fra professionelle kompetencer. Er virksomheden eksempelvis i en fase, hvor der er stort fokus på salg, kan man headhunte det næste kommercielle stjerneskud til at løfte netop den del af forretningen.
I andelsboligforeningers bestyrelse er det en helt anden snak. Her går man på valg ved generalforsamlingen og sikrer sig en plads ved det runde bord i to år. Udbuddet af kandidater til posten afhænger naturligvis af, hvor stor en andelsboligforening man bor i, samt hvem der har tid og interesse – og det sætter helt naturligt begrænsninger i forhold til sammensætning af kompetencer og personligheder.
“Hvis andelsboligforeningen skal have skiftet alle rørene ud, vil man jo ønske sig en person, der havde noget erfaring med det – som for eksempel en VVS’er. Det er ikke, fordi han skal lave selve arbejdet, men han ved derimod, hvad der skal gøres – så har du kompetencerne,” siger Jan Boeg Hansen.
Og netop fordi selve sammensætningen næppe består af en perfekt sammensætning af kompetencer til at drive en boligforening, hvor én er økonom, en anden boligjurist, en tredje er tømrer, og en fjerde er anlægsgartner, bør man ifølge Jan Boeg Hansen være skarp på andre punkter.
Du må leve med, at det er sværere for dig at vælge og sætte de professionelle krav til kompetencer i din bestyrelse – og det er okay. Derfor bliver du nødt til at prøve at professionalisere processerne,” siger Jan Boeg Hansen.
Klargør en agenda og før referat til møder
Ved generalforsamlingen er der i vedtægterne fastsat konkrete deadlines for forslag og hvilke punkter, der skal tages op. Det er ikke altid det samme med bestyrelsesmøderne, som kan være en smule mere flydende. Dem bør man dog også sætte i ramme, mener Jan Boeg Hansen.
“Inden alle møder bør man udarbejde en agenda, ligesom det er fornuftigt at have en ordstyrer, der styrer diskussionerne ud fra den aftalte agenda. Derved sikrer man, at der er en retning for mødet, og at man får diskuteret det væsentligste. Inkludér gerne et ’eventuelt’-punkt sidst på agendaen, hvor man kan drøfte ting, der ikke på forhånd er aftalt på agendaen,” lyder det fra eksperten.
Ligeledes skal der føres referat – både ved bestyrelsesmøderne såvel som til generalforsamlingerne. Det behøver ikke være lange, detaljerede referater, hvor al dialog fremgår, men blot et overskueligt overblik over, hvad der er blevet besluttet, så man fra bestyrelsens side kan gå videre med det.
“Det er vigtigt, at der skrives et referat – og det behøver kun at være i bulletpoints – så man ved, hvad man har talt om, og hvad man har besluttet,” forklarer Jan Boeg Hansen.
Overvej at få en administrator
De fleste der træder ind i bestyrelsen, gør det formentlig, fordi de har ønsker og idéer til, hvordan man kan gøre det endnu bedre at bo i andelsboligforeningen. Det er nok få andelshavere, der drømmer sig væk i tankerne om at skulle holde styr på regnskaber og behandling af juridiske spørgsmål. Og det er endnu færre, der har de faglige redskaber til at gøre det på et tilstrækkeligt niveau. Derfor er det værd at overveje, som vi også kommer nærmere ind på i en senere artikel i magasinet her, om man bør udlicitere administrative opgaver til en administrator.
“Hvis man har mulighed for det, bør man have en administrator, som er den, der forestår det daglige arbejde og regnskabet. Det tager nemlig meget tid, hvis man ikke er vant til det – og sådan noget kan bestyrelsen køre død i. Det er jo ikke det, medlemmerne synes er sjovt. De vil jo hellere sørge for de overordnede rammer og udvikling af foreningen,” forklarer Jan Boeg Hansen.
Tegn en bestyrelsesansvarsforsikring
Derudover peger Jan Boeg Hansen på, at man i erhvervslivet typisk tegner en bestyrelsesansvarsforsikring og anbefaler, at andelsboligforeningers bestyrelser gør det samme. En sådan forsikring dækker eksempelvis erstatningskrav og retshjælp.
Bestyrelsen repræsenterer andelshaverne
Afgørende for den gode dynamik i andelsboligforeningens bestyrelsesarbejde er, at man husker på, at man som bestyrelsesmedlem ikke repræsenterer sig selv, men andelshaverne. Det er naturligvis helt i orden at have gode idéer og pushe en agenda, som også gavner en selv som andelshaver, såfremt det ikke udelukkende gøres af selviske årsager.
“Som bestyrelsesmedlem er det vigtigt at tænke på helheden – og ikke bare sin egen bolig og egne behov. Det skal gå op i en højere enhed,” siger Jan Boeg Hansen.
LÆS OGSÅ: Bliv klogere på at sidde i bestyrelsen
Undgå konflikter i privatsfæren
Personlige konflikter i andelsboligforeningens bestyrelse kan være svære at komme til livs, når det sker på baggrund af uvenskaber. Man bor jo trods alt i samme ejendom, og det kan være, at Jens fra 4. sal er træt af, at Gitte fra 3. sal spiller høj musik i dagstimerne – og hvis de sidder i bestyrelse sammen, må det helst ikke påvirke deres samarbejde.
Det er okay, der er splid – så længe det ikke bliver personligt. Det er helt i orden. Det er helt legitimt og helt normalt, at man har forskellige ambitioner. Én vil gerne lave en total byfornyelse i haven, og en anden vil bare gerne have, det er så billigt som muligt at være beboer,”
forklarer Jan Boeg Hansen
Et hjælpemiddel til at forebygge unødvendige, personlige konflikter er at løfte bestyrelsesarbejdet ud af privatsfæren ved at gøre alt, inklusive mødereferater til bestyrelsesmøderne, tilgængeligt for andelshaverne – eksempelvis via Dropbox eller lignende online arkiver. Det kan nemlig skabe gennemsigtighed i, hvad og hvordan der diskuteres, og det kan opmuntre til mere sobre diskussioner.
Bestyrelsesformanden er diplomat
Og hvem har det overordnede ansvar? Uanset om det er i erhvervslivet eller i andelsboligforeningen, er det bestyrelsesformanden, der af andelshaverne er udpeget til at være ansvarlig for bestyrelsesarbejdet. Derfor har formanden det endegyldige ansvar for, at synspunkter mødes – og i sidste ende den gode dynamik og samarbejde i bestyrelsen.
“Som bestyrelsesformand skal man prøve at bygge bro mellem synspunkter. Det er jo politik og diplomati. Og bestyrelsesformanden er den, der skal få enderne til at mødes,” afslutter Jan Boeg Hansen.