bestyrelsebestyrelsesarbejdebestyrelseshjælpgeneralforsamlingomkostningskontrol

Hjælp, vi kan ikke sammensætte en bestyrelse

Flere andelsboligforeninger har svært ved at finde kandidater, der vil sidde med i andelsboligforeningens bestyrelse. En ekspert giver gode råd til, hvordan man kan få flere til at sige ja til bestyrelsesarbejdet og fortæller samtidig, hvordan ekstern bistand kan aflaste, og være en hjælp til bestyrelsen.

Når nogen eller noget er på valg, betyder det at bestemme sig for én af to eller flere muligheder. Er der valg i demokratiske lande, skal en større eller mindre gruppe vælgere ved afstemning udpege én eller flere personer til at sidde i fx parlamentet. I andelsboligforeninger er bestyrelsen også på valg, men her er muligheden for at vælge ikke altid så stor. Tværtimod er det ofte kun lige akkurat det antal bestyrelsesmedlemmer, som det kræver for at bestyrelsen kan bestå, der vælges. Her er ikke nogle brandtaler og valgkamp fra kandidater, der alle ønsker at komme med i bestyrelsen. Her er valgmulighederne begrænsede. Og det er et problem. Mange andelsboligforeninger har nemlig svært ved at sætte den bestyrelse, som deres vedtægter foreskriver.

Bestyrelse efterlyses

„Hvad gør en andelsforening, hvis der ikke kan etableres en bestyrelse?“ skriver en frustreret andelshaver til brevkassen på Andelsportal.dk. Hun har siddet i bestyrelsen i mere end 15 år og ønsker nu at komme ud, fordi alderdommen trykker. En anden andelsboligforening har problemer med at sammensætte en bestyrelse på grund af uoverensstemmelser bestyrelsesmedlemmerne imellem: „Jeg sidder i en bestyrelse, hvor der hele året har været interne konflikter og manglende samarbejde, hvilket har været nedslidende, og jeg har derfor valgt ikke at genopstille. Da jeg meddelte det, kom formand og næstformand i konflikt og trak sig begge. Hvad gør vi?“

De to brevkassespørgere er langt fra de eneste, der bor i andelsboligforeninger, hvor det kan være svært at få sammensat en bestyrelse. Andelsportal.dk modtager jævnligt henvendelser fra frustrerede andelshavere, der søger råd til, hvordan de finder det rette antal bestyrelsesmedlemmer. Portalens arkiver afslører særligt mange henvendelser fra små foreninger, hvor et lille antal af andele i foreningen giver begrænsede muligheder, når en bestyrelse skal sammensættes.

Alderdom er også en udfordring i flere foreninger, fordi størsteparten af andelsboligforeningens beboere har nået en alder, hvor de ikke længere kan eller har lyst til bestyrelsesarbejdet.

Aldersproblematikken har også omvendt fortegn. Hos nogle foreninger er der mange små andelsboliger, som tiltrækker unge andelshavere, der på grund af deres livssituation kun bor i andelsboligforeningen i en kortere periode, og derfor ikke engagerer sig i bestyrelsesarbejdet. Andre foreninger henvender sig til Andelsportal.dk, fordi de har problemer med konflikter mellem både andelshavere og bestyrelsesmedlemmer i så stor grad, at det er svært for dem at sammensætte en velfungerende bestyrelse.

Ligeledes er der foreninger, der kæmper med en meget styrende formand, eller få bestyrelsesmedlemmer, der har siddet mange år i bestyrelsen, som kæmper mod forandringer.

Problemstillingerne er mange. Men hvad gør foreningerne, når de ikke mangler en bestyrelse?

De gemmer sig bagerst i butikken

Winnie Worsøe er konsulent i den finansielle rådgivningsvirksomhed Status, som blandt andet er specialiseret i at hjælpe andelsboligforeninger med optimering og overvågning af deres realkreditlån samt oprydning i komplicerede finansielle løsninger. Hun fungerer som uvildig rådgiver for en lang række andelsboligforeninger, hvor hun aflaster dem i deres bestyrelsesarbejde ved at overvåge foreningens lån og finanser. Derfor er hun også jævnligt i kontakt med bestyrelser, hvor bestyrelsesarbejdet er ved at vokse dem over hovedet, og problemstillingen med manglende kandidater til bestyrelsen kan hun nikke genkendende til:

„Der er mange andelsboligforeninger, der har svært ved at sammensætte en bestyrelse. Når jeg er ude som dirigent på generalforsamlingerne kan man se, de sidder og dukker sig, når vi når til det punkt, der hedder valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Det er lidt ligesom at komme ind i en forretning, hvor alle ekspedienter gemmer sig bagerst i butikken, så de slipper for at ekspedere kunden,“ forklarer Winnie Worsøe.

Hun fortæller om en generalforsamling, hvor hun var med som dirigent:
„Der sad én ovre i hjørnet og krøb sig ned i stolen. Han ville gerne vide, hvad en suppleant egentlig lavede, og da jeg havde fortalt det, sagde han til sidst ja til at være suppleant. Er man med som dirigent, skal man nogle gange være lidt proaktiv for at bestyrelsen kan sammensættes“.

En vaks dirigent på generalforsamlingen kan være en god primus motor for at hive de sidste bestyrelsesmedlemmer frem. Og ellers handler det om information om bestyrelsesarbejdet. Winnie Worsøe anbefaler derfor også, at andelsboligforeningen har en forretningsorden, hvor spørgsmål om bestyrelsens rolle og opgaver bliver besvaret.

Det er lidt ligesom at komme ind i en forretning, hvor alle ekspedienter gemmer sig bagerst i butikken, så de slipper for at ekspedere kunden.

En forretningsorden kan være en hjælp

Ifølge Gyldendals opslagsværk Den Store Danske er en forretningsorden et dokument, hvori bestyrelsen i et aktie- eller anpartsselskab, en forening eller en fond fastlægger nærmere forskrifter for sin virksomhed, fx for mødehyppighed og forberedelse. Nogle andelsboligforeninger har en forretningsorden med som en del af deres vedtægter.

„Jeg anbefaler ofte, at de får en forretningsorden. Specielt hvis de er selv-administrerende. Så kan alle læse den og se, hvad det egentlig er en bestyrelse laver, så der er nogle klare retningslinjer, man kan forholde sig til,“ fortæller hun.

Tanken bag en forretningsorden er, at der skal være et sæt etablerede og anerkendte spilleregler for arbejdet i bestyrelsen. Spillereglerne kan blandt andet fortælle noget om, hvornår og hvor tit, der afholdes bestyrelsesmøder, hvem der indkalder til møderne, hvilke regler der er for referat, og hvordan man træffer beslutninger. Har man spillereglerne på plads, er det lettere for kommende bestyrelsesmedlemmer at vide, hvad det er, de går ind til. Der findes forslag på og vejledninger til forretningsordner online, som bestyrelser frit kan anvende til at udarbejde andelsboligforeningens egen forretningsorden.

Tidskrævende bestyrelsesarbejde kan begrænses med ekstern bistand

Spørger man andelshaverne, hvorfor de ikke engagerer sig mere i bestyrelsesarbejdet, vil mange svare, at det er for tidskrævende. De har ikke tid til bestyrelsesarbejdet, og de har ikke tid til at sætte sig ind i de mange opgaver og forhold, som bestyrelsen har ansvaret for. Særligt de foreninger, der ikke har en administrator tilknyttet og selv står for administrationen, har mange opgaver og stort ansvar, der pålægges bestyrelsen. Professionel hjælp er derfor en løsning, som mange foreninger søger til for at aflaste bestyrelsen. Særligt i forhold til den post, der handler om foreningens gæld og økonomi, er det en god idé med en sparringspartner, der kan hjælpe bestyrelsen. I nogle tilfælde er bestyrelseshonorar også så høje, at de er i en liga, hvor det er billigere med en professionel administrator.

„For en bestyrelse kan der være en del arbejde og forpligtelser i forhold til overvågning af andelsboligforeningens realkreditlån. Derfor er det en god idé at søge ekstern bistand, som den vi sidder og laver, hvor vi overvåger deres lån og hjælper dem med omlægning,“ fortæller Winnie Worsøe.

Hun har lige hjulpet en andelsboligforening med en konvertering, der betød, at de sparede 132.000 kroner om året – blandt andet fordi deres bidragssatser blev ændret samtidig med låneomlægningen. Winnie Worsøe har arbejdet med andelsboligforeninger siden 1998 – specielt i den finansielle sektor. Hun har derfor nogle kompetencer og redskaber, som mange bestyrelsesmedlemmer kan drage nytte af. Hun ved, hvordan andelsboligforeningerne bør håndtere deres realkreditlån, hvordan man forhandler lån og hvornår prisniveauet på et lån er for højt. Det er de egenskaber hun benytter, når hun hjælper som sparringspartner for bestyrelser. Professionel hjælp til bestyrelsen er naturligvis ikke gratis. Overvågning af lån, som den de tilbyder hos Status koster 2.400 kroner om året. Til gengæld er det penge, der hurtigt er tjent ind igen, da det resulterer i besparelser for foreningen og samtidigt aflaster det bestyrelsen med ekstern bistand udefra.

I det hele taget lyder opfordringen til mange andelsboligforeninger, at de skal være opmærksomme på, om deres udgifter er så store, at der ikke er råd til at aflaste bestyrelsen med ekstern hjælp. Aftaler på lån, administration, revision, forsikringer eller ejendomsservice bør fra tid til anden gennemgås. Nogle foreninger betaler nemlig i dyre domme for deres faste aftaler. Kan omkostninger begrænses ét sted, kan det frigive penge til at indkøbe ekstern hjælp et andet sted. Måske er det tid til en revisor med mere ansvar? Eller også skal administrationen have en anden rolle, så den kan aflaste bestyrelsen?

„Du kan købe hjælp til mange ting, du skal bare vide, hvad det er du vil købe hjælp til, så kan man sagtens finde den hjælp, der er brug for til andelsboligforeningen,“ slutter Winnie Worsøe.

Om forfatteren: Maria Carlsen er kommunikationschef på Andelsportal.dk og redaktør på Andelsbolig Nyt. Hun skriver løbende nyheder om andelsboligmarkedet og om relevante tiltag for landets andelshavere og andelsboligforeninger. Maria Carlsen har en kandidat i kommunikation og medier. De sidste otte år har hun selv været andelshaver i en andelsboligforening.