andelsboligbestyrelseAsger Aamundbestyrelsebestyrelsesarbejde

Bestyrelsen er ikke en snakkeklub, hvor man sidder og hygger sig

Essentielt for det professionelle bestyrelsesarbejde er ifølge erhvervsmand Asger Aamund både planlægning, problemløsning og forberedelse. Det samme kan gøre sig gældende for det frivillige bestyrelsesarbejde i en andelsboligforening. Derfor giver bestyrelsesarbejdet i en andelsboligforening også erfaringer, der kan benyttes i andre sammenhænge og kan være godt for CV’et.

Man bør forlange af en bestyrelse, at den møder ind velforberedt. Det er ikke nogen snakkeklub, hvor man sidder og hygger sig.

Sådan er budskabet fra erhvervsmanden Asger Aamund, der har siddet i en lang række bestyrelser i både ind- og udland – blandt andet i industrien. Hans erfaringspalette tæller også en formandspost hos Center for Boligsocial Udvikling, og i dag sidder han som formand for
Alzheimers forskningsfonden. Vi har spurgt ham om hans erfaringer fra det professionelle bestyrelsesarbejde og set på paralleller til bestyrelsesarbejdet i en andelsboligforening.

Der er mange forskelle på at sidde i en professionel bestyrelse og bestyrelsen i en andelsboligforening, men der er også en del ligheder. Asger Aamund påpeger, at en bestyrelse først og fremmest må forstå, at den er stedfortræder for ejerne:

„Bestyrelsen lever ikke sit eget liv – den skal varetage ejernes interesse, og de ejere kan være en boligforening, det kan være staten, eller det kan være en række aktionærer.“

Når man sidder med ved bestyrelsesbordet i en andelsboligforening, sidder man som stedfortræder for andelsboligforeningens ejere: andelshaverne. Derfor har man pligt til at agere som bestyrelsesmedlem, der varetager de faste opgaver, andelsboligforeningen har, som eksempelvis planlægning af kommende renoveringsprojekter, håndtering af salg af andelsboliger eller koordination med andelsboligforeningens administration. I en professionel bestyrelse er de faste opgaver ofte af en lidt anden skala. Her skal bestyrelsen levere visioner, inspiration og konstruktiv provokation. Eksempelvis med idéer til, hvor virksomheden skal være henne om 3-4 år, eller om det er tid til at finde midler til at opkøbe en konkurrent.

asger_sh_st

Planlægning, kontrol og problemløsning

Ifølge Asger Aamund er planlægning og kontrol vigtige elementer i bestyrelsens arbejdsværktøjskasse.

„Det er meget vigtigt, at man sætter sig nogle mål, lægger nogle planer for, hvordan man når dem, og så følger op på det, så man kan se om virkeligheden adskiller sig fra planerne.“

Stemmer virkeligheden ikke overens med planerne, handler det om at finde ud af hvorfor og dernæst finde en metode, så man kan komme tilbage på plansporet. I en virksomhed kan problemet være en konkurrent, der får stadig større markedsandel. I en andelsboligforening kan det være planlægningen af næste arbejdsdag, der hænger i en tynd tråd.

Problemløsning er derfor også en vigtig og central opgave for de fleste bestyrelser. I en virksomhed er det et tegn på en høj trygheds- og tillidsfaktor, at bestyrelsen kan hjælpe ledelsen med at løse problemer. Også selvom det ikke altid er opgaver, der ligger på bestyrelsens bord:

„Det er også en meget vigtig faktor, at en bestyrelse sørger for, at der er en god, konstruktiv problemløsning, hvor man kommer til hinanden og beder om at få noget hjælp. De virksomheder, der kan det, er dem, der er konkurrencedygtige. Det er dem, der får løst deres problemer. Det er dem, der er kreative, og det er dem, der klarer sig bedst – så det er også en vigtig del af bestyrelsesarbejdet,“ forklarer Asger Aamund.

Læs på lektien

Velforberedte bestyrelsesmedlemmer er ligeledes meget vigtigt for Asger Aamund:

„Når jeg sidder i formandsstolen, så anser jeg det for ret vigtigt, at alle bestyrelsesmedlemmer er velforberedte.“

Alle bestyrelsesmedlemmer bør nå at sætte sig ind i materialet omkring de beslutningspunkter, der er på bestyrelsesmødets agenda.

„Jeg er ikke bleg for at se, om bestyrelsesmedlemmerne sidder og dukker sig, og så tage fat i ham eller hende bagefter og sige: Ved du hvad? Du har vidst ikke læst ordentligt på lektien,“ fortæller Asger Aamund.

„Så er det meget bedre, at de ringer til mig og siger: Jeg kommer altså ret splitternøgen til det der bestyrelsesmøde. Så ved jeg det, og så skal jeg nok holde hånden over vedkommende, og så kan vi snakke sammen over telefonen bagefter.“

Kommer bestyrelsesmedlemmer forberedte til møderne, og har de sat sig ind i de emner, der er på dagsordenen, er bestyrelsen som enhed også meget hurtigere til at træffe beslutninger og til at løse problemer. Skal bestyrelsesmedlemmer først underrettes om de forskellige emner og punkter på dagsordenen, kommer bestyrelsesmødet hurtigt til at fungere som en form for orientering, og så bliver bestyrelsen ikke beslutningsdygtig. Det samme gælder for bestyrelsen i en andelsboligforening.

»Det er vigtigt for mig, at alle stiller op velforberedt til et bestyrelsesmøde, og det må en formand også gøre i en boligforening, for selvom det er på et lidt mere venskabeligt plan og der ikke er nogle egentlige konkurrenter, så må man forlange at de mennesker, der har ansvaret for boligforeningens trivsel, at de også opviser den myndighed, der skal til for at sætte sig ind i sagerne, og sørger for, at det foregår på et kompetent niveau«

En måde, hvorpå man kan hjælpe bestyrelsesmedlemmer med forberedelsen til et bestyrelsesmøde, er med en god agenda eller dagsorden. Særligt, hvis der er beslutningspunkter på agendaen, er det en god idé, at alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at indhente viden om emnet og læse informationer og dokumentation om emnet.

Frivilligt arbejde giver point på CV’et

Investerer man både tid og engagement i det frivillige bestyrelsesarbejde i andelsboligforeningen, kommer det også tilbage til én. Man er ikke bare med ved bordet, når der træffes beslutninger. Man får også indflydelse og rygsækken fyldt op med gode erfaringer. Bestyrelsesmedlemmer i en andelsboligforening får ofte kompetencer, som også kan benyttes i jobsammenhænge. De besidder nemlig en tillidspost, hvor de får indflydelse på og erfaring med både økonomistyring, kommunikation med andelshavere og projektstyring på byggeprojekter.

I løbet af de sidste fem år har omkring 70 procent af danskerne udført frivilligt arbejde

Rigtig mange danskere bruger fritiden på frivilligt arbejde. 42 procent af den danske befolkning, har engageret sig i ulønnede aktiviteter, fremgår det af Social- og Indenrigsministeriets frivillighedsrapport fra 2014. Og ser vi på en femårig periode, har omkring 70 procent været aktive. Det vil sige, at en meget stor del af danskerne på et tidspunkt er frivillige, fordi deres livssituation, egne interesser eller samfundsforhold på den ene eller anden måde fører dem ind i frivilligt arbejde som eksempelvis bestyrelsesarbejdet i andelsboligforeningen. I Danmark udnytter vi ofte de kompetencer, det frivillige arbejde giver, i det professionelle erhvervsliv. Mange erhvervsledere har erfaringer fra frivilligt arbejde og fra foreningslivet.

„Jeg har ansat mange og især på ledelsesposter. Og jeg kigger meget efter, at de har foretaget noget andet end lige deres arbejde. For eksempel hvis jeg har to lige kvalificerede kandidater til en ledelsespost, og den ene har været i arbejde hos Røde Kors med at flyve sække med korn ud til nødlidende landsbyer – det synes jeg er rigtig godt, for det indikerer, at man kan tænke ud af boksen,“ fortæller Asger Aamund.

Frivilligt arbejde er for mange arbejdsgiveres et ekstra plus, og i nogle sammenhænge kan erfaring fra frivilligt arbejde endda være tungen på vægtskålen, når den rette kandidat skal findes.

„Hvis jeg sidder med to medarbejdere, hvor den ene har påtaget sig frivilligt at være bestyrelsesmedlem i en boligforening, så synes jeg også det er et samfundsnyttigt arbejde, som vil give vedkommende et ekstra plus,“ siger Asger Aamund.

Han tilføjer: „Det gør jo ikke ham eller hende kvalificeret til at sidde i et professionelt aktieselskabs bestyrelse, men det viser, at interessen er der, og der er noget vitalitet i vedkommende og noget interesse for at gøre andet end lige det at passe sit arbejde fra 9-17, så det er altid godt at have på CV’et.“

Om forfatteren: Maria Carlsen er kommunikationschef på Andelsportal.dk og redaktør på Andelsbolig Nyt. Hun skriver løbende nyheder om andelsboligmarkedet og om relevante tiltag for landets andelshavere og andelsboligforeninger. Maria Carlsen har en kandidat i kommunikation og medier. De sidste otte år har hun selv været andelshaver i en andelsboligforening.