Bestyrelsens højre hånd

Mere end en kvart million. Så meget tjente en bestyrelse hjem til andelsboligforeningen, da de fulgte administrators råd og satte en andelsbolig til salg via ejendomsmægler. Samtidig sikrede de sig, at bestyrelsen udførte deres arbejde mest hensigtsmæssigt:  

“Som jeg forklarede dem, skal de jo varetage foreningens daglige interesser herunder også de økonomiske,” fortæller Rikke Hvass, der som foreningens administrator vejledte bestyrelsen til at sætte den daværende lejebolig til salg efter forskrifterne.  

Bestyrelsens højre hånd

Først skal vi nemlig se lidt nærmere på, hvordan en administrator som Rikke assisterer andelsboligforeninger og deres bestyrelser. Rikke har været administrator i 12 år og så har hun EjendomDanmarks administratoruddannelse. Hun er ansat hos Newsec, hvor hun er administrator for omkring 30 andelsbolig- og ejerforeninger. Sammen med hendes kollegaer, som bandt andet består af jurister, controllere og andre administratorer, hjælper og rådgiver hun boligforeningerne med alt lige fra energiregninger, til salg af boliger, generalforsamlinger og spørgsmål fra foreningerne: 

“Jeg vil sige, at de bruger os nok sådan 70% i forhold til juridiske spørgsmål og 30% i forhold til økonomiske spørgsmål. Jeg kan fornemme på dem, at det er rart, at hos os, der har man til hver ejendom en administrator og man har en controller. Så der er hele tiden øjne på det juridiske og der er øjne på det økonomiske,” siger Rikke. 

Har planlagt generalforsamlinger siden november

Og netop generalforsamling i andelsboligforeningen er en begivenhed, hvor mange andelsboligforeninger har glæde af at have en administrator som Rikke. Hun fortæller, at det er helt op til den enkelte andelsboligforening, hvor meget de ønsker at have Rikke i spil: 

Jeg administrerer foreninger, hvor jeg egentlig er til stede, men hvor bestyrelsen selv ønsker at gennemføre generalforsamlingen. Fordi det har man måske gjort i mange år, og så er jeg der bare, hvis det er de lige har et lille spørgsmål, eller jeg skriver måske referatet.

Langt størstedelen af de generalforsamlinger, som Rikke deltager på, er dog nogle, hvor hun efter foreningens eget ønske spiller en lidt større rolle:

“Hos de fleste, der kommer jeg ud, og så hjælper jeg bestyrelsen igennem generalforsamlingen ved at tage rollen som både dirigent og referent. Men det er selvfølgelig alt afhængigt af, hvad bestyrelsen har brug for. Vi står til rådighed, og vi står på mål for alle spørgsmål, der kan dukke op undervejs,” siger hun. 

Rikke uddyber, at hun allerede i november sidste år begyndte at planlægge generalforsamlinger med alle de andelsboligforeninger, hvor regnskabet slutter 31.12. I forbindelse med planlægningen gør hun dem opmærksomme på praktiske detaljer som tidsfrister og eventuelle nye regler, der skal tages højde for, husker dem på at indhente en valuarvurdering, hvis de ønsker det. Og så ser hun faktisk også forslag, der skal op på generalforsamlingen igennem fra både andelshavere og bestyrelsesmedlemmer: 

“De sender det tit omkring mig, for det er jo megairriterende at komme med et forslag om, at vi skal have skiftet vandure eller et eller andet, men man har glemt, at der også skal et tilbud med. Eller forslag til finansieringen. Det husker vi dem lige på,” siger hun.

Hjælp til køb og salg

Også når det kommer til køb og salg af andelsboliger, er der mange bestyrelser, der er glade for, at de har en administrator tilknyttet. Rikke fortæller, at de foreninger, som hun og Newsec administrerer overlader en stor del af opgaven i forbindelse med et salg til dem: 

“I Newsec, der laver vi vores egne overdragelsesaftaler for foreningerne. Og det er blandt for at undgå fejl fra tredjepart,” forklarer Rikke. 

Og det er netop i forbindelse med en overdragelse af en andelsbolig, at en andelsboligforening tjente en kvart million, som beskrevet tidligere. Mange andelsboligforeninger har i deres vedtægter nedskrevet, at når en lejer opsiger et af foreningens lejemål, så skal lejeboligen omkonverteres til en andelsbolig. En dag blev Rikke kontaktet af en af de foreninger, som hun administrerer, fordi de ville sælge en lejebolig til den lejer, der boede i foreningen: 

“Lejer havde for et par år siden fået tilbudt at købe andelen til den værdi, der nu var dengang. Men I mellemtiden så var der sket en del modernisering og forbedringer, som gør at andelskronen var steget væsentligt,” siger Rikke. 

Rikke fortæller, at nu ønskede lejeren at købe andelen til den gamle pris – og det var bestyrelsen til at starte med klar til. Boligen havde nemlig før været udbudt, hvor der ikke var nogle interesserede. Alligevel rådede Rikke dem til at sætte boligen til salg ved en ejendomsmægler: 

“Og der må jeg jo sige, at jeg kan godt følge bestyrelsen i, at det er rart og det nemmeste. Og det er da også et træls arbejde, hvis man skal til at sætte boligen i udbud. Men jeg forklarede dem, at det jo var deres opgave at varetage foreningens daglige interesser herunder også de økonomiske for deres andelsboligforening,” siger Rikke og uddyber, at der ikke skulle være nogle fra foreningen, der kom til at hæfte personligt for at sælge boligen til en for lav pris: 

Så jeg sagde til dem, at jeg vil klart anbefale jer at sætte den til salg ved en ejendomsmægler. Det kan godt være, at den bliver solgt til en lavere pris og der kommer også en udgift til selve ejendomsmægleren. Men I bliver nødt til at bevise, at I har forsøgt at sælge den til max prisen, i tilfælde af at der kommer nogle på bagkant og siger, at de ville have købt boligen til den nuværende andelskrone.

Efter noget dialog endte den pågældende forening med at sætte andelsboligen til salg ved en ejendomsmægler og her går det sådan, at andelsboligen bliver solgt til mere end en kvart million mere end, hvad den var blevet udbudt til for nogle år siden. Og det var endda den oprindelige lejer, der endte med at købe boligen. 

Administrator kan betyde nye kræfter til bestyrelsen

Rikke forklarer selv, at hun rådgav den pågældende forening som hun gjorde, fordi at det er hendes opgave som administrator at være fuldstændig inde i de enkelte foreningers vedtægter og den gældende lovgivning på området. Og hvis der er noget, som hun er i tvivl om, kan hun altid trække på sit netværk i Newsec og sparre med hendes kolleger. 

Og selvom Rikke er en garvet administrator, så kan det også ske for hende, at hun får spørgsmål eller henvendelser, der er atypiske. Eksempelvis har hun en gang hjulpet en andelsboligforening med at konstituere en ny bestyrelse, da den daværende formand forsvandt. 

Oftest er opgaverne hun får som administrator dog nogle, der minder om dem, som er i andre andelsboligforeninger. Og det kommer alle til gode, at administrator kender faldgruber og opmærksomhedspunkter om alt fra nøgletalsskemaer, til GDPR-regler eller kommunikationsplatforme. Og derfor består administratorens rolle i høj grad også i at lette arbejdsbyrden for de enkelte bestyrelsesmedlemmer: 

Der er faktisk rigtig meget arbejde i sådan en bestyrelsespost, hvis man er selvadministrerende. Og der er mange, der bliver så overrasket over, hvor lettet de bliver i deres arbejde, og nogle gange, hvor de egentlig selv laver noget, hvor jeg siger til dem, “kære venner, det skal I komme til mig med. Det skal jeg nok tage mig af,” fortæller hun.

Hun tilføjer, at en administrator af denne årsag faktisk også kan være en god idé for de foreninger, der har udfordringer med at rekruttere til bestyrelse: 

“Nogle foreninger står og skal have et generationsskifte i foreningen – og der kan det nogle gange være medvirkende til, at man tænker, okay vi skal have en administrator på, fordi det kan rekruttere nogle nye kandidater, hvis vi får lettet den der bestyrelsesbyrde lidt.”