Administrators rolle
At drive en andelsboligforening kræver både overblik, ansvar og faglig indsigt. Her kan en administrator være en vigtig støtte, både for bestyrelsen og for foreningens beboere. Men hvad laver en administrator egentlig?
Hvad er en administrators rolle?
En administrator er typisk en ekstern professionel aktør, som varetager den økonomiske og juridiske administration af en andelsboligforening. En administrators rolle fungerer som foreningens “kontor” og sikrer, at budgetter, regnskaber og lovgivning overholdes.
Det kan f.eks være et administrationsfirma, en revisor eller en advokat, der har specialiseret sig i boligforeninger.
Hvordan kan en administrator lette bestyrelsens arbejde?
Bestyrelsen i en andelsboligforening er sammensat af frivillige andelshavere, som ikke nødvendigvis har erfaring med administration, økonomi eller jura. En vigtig del af administrators rolle er at fungere som rådgiver og praktisk hjælper.
Administratorens opgaver kan fx inkludere:
- Opkrævning af boligafgift
- Udarbejdelse af regnskab og budget
- Hjælp ved overdragelser og godkendelse af andelshavere
- Juridisk rådgivning, fx ved ændringer i vedtægter
Ved at overlade de tekniske og administrative opgaver til en administrator kan bestyrelsen fokusere på det sociale arbejde i foreningen.
Hvornår bør man overveje at få en administrator?
Det er forskelligt fra forening til forening, hvorvidt man bør overveje at få en administrator. I nogle foreninger har man folk, der har været på bestyrelsesposten længe, som derfor har dyb indsigt i andelsboligforeningen samt dens aktiviteter og derfor lettere kan være selvadministrerende.
I andre andelsboligforeninger ser det helt anderledes ud. Det er derfor op til den enkelte forening at vurdere, om man vil have hjælp hos en administrator.
Fordele ved at bruge en administrator
At benytte en professionel administrator giver ikke kun arbejdslettelse, men det kan også øge trygheden og kvaliteten i driften i andelsboligforeningen. Fordelene er bl.a.:
- Faglig ekspertise inden for lovgivning og regnskab
- Reduktion af fejl og misforståelser
- Professionel håndtering af konflikter eller tvister
- Adgang til digitale platforme og værktøjer til kommunikation og dokumentstyring
- Effektiv håndtering af salg og overdragelser
Hvad koster en administrator?
Prisen på administration varierer afhængigt af foreningens størrelse, kompleksitet og opgaveomfang. Nogle firmaer tager en fast pris pr. andelshaver, mens andre opererer med en samlet administrationspris. Det er vigtigt at få gennemgået kontrakten grundigt, så man ved, hvad der er inkluderet, og om der er ekstra gebyrer for eksempelvis ekstra møder, rådgivning eller dokumenthåndtering.
Hvordan finder man den rette administrator?
Det er vigtigt at vælge en administrator, som forstår andelsboligforeningers særlige behov. Her er nogle råd, som er gode at have med i sine overvejelser, når man skal finde den rette administrator:
- Indhent tilbud fra flere administrationsfirmaer
- Spørg efter referencer fra andre foreninger
- Vurder omfanget af deres ydelser. Tilbyder de f.eks. både økonomisk og juridisk rådgivning?
- Undersøg deres brug af digitale systemer
- Aftal en klar kontrakt om ydelser og priser
En god administrator bør også kunne tilpasse sig jeres forenings størrelse og behov.
Hvilke opgaver kan ikke overlades til en administrator?
Selvom administratoren kan tage sig af meget, er det ikke alle opgaver som kan overdrages til administratoren. Vigtige beslutninger såsom vedtægtsændringer, godkendelse af større vedligeholdelsesprojekter og optagelse af lån ligger altid hos bestyrelsen eller generalforsamlingen. Det er vigtigt, at bestyrelsen stadig bevarer det overordnede ansvar og tager aktiv del i samarbejdet.
Læs også