6 ekspertråd til 
bestyrelsesarbejdet

Den byggetekniske rådgiver

Der er mange processer at holde styr på og ofte mange meninger og spørgsmål fra andelshaverne, når et byggeprojekt skal igangsættes i en andels
boligforening. Det er bestyrelsens opgave og ansvar at informere andelshaverne korrekt, indgå entreprenørkontrakt og sikre, at byggeriet overholder de gældende lovkrav. Det kan trække store veksler på bestyrelsen, som ofte bliver overrasket over den tid, de skal bruge på et byggeprojekt. Derfor anbefaler projektchef Thomas Mortensen fra ejendomsforvaltningsselskabet DEAS, at bestyrelsen samarbejder med en byggeteknisk rådgiver, der kan håndtere processen fra start til slut.

Før byggeriet

Før byggeriet påbegyndes, er det vigtigt at få lavet en korrekt afgrænsning af byggeprojektet, så der kan indhentes brugbare og sammenlignelige tilbud på opgaven.

“Mange bestyrelser indhenter hurtigt tilbud på eksempelvis nyt tag uden at have taget stilling til, hvad der skal indgå, om isolering og stillads skal inkluderes. Det betyder, at de får nogle meget forskellige og usammenlignelige tilbud,“ siger Thomas Mortensen, der bl.a. står for byggeteknisk rådgivning til foreninger ved større projekter og styrer vedligeholdelsesopgaver.

Ved store byggesager skal projektet godkendes på en generalforsamling, og her oplever Thomas Mortensen, at grundlaget ikke altid er i orden.

“Det er et krav, at beslutningsforslagene skal være korrekte, så beboerne i foreningen ved, hvad de siger ja til. Bestyrelsen skal oplyse om, hvad byggesagen går ud på, omfanget, tidsplanen, den estimerede pris, konsekvenserne for de enkle beboere og hvorvidt projektet kræver ændringer i vedtægterne,“ understreger Thomas Mortensen.

Tjek entreprenørkontrakten og det færdige arbejde

Det er alfa og omega at grundlaget for entreprenørkontrakten er helt i orden inden foreningen og entreprenøren skriver under på projektet. Den skal blandt andet indeholde arbejdsbeskrivelse, materialer, udførelsesperiode, tidsplan, lovmæssige aftaler, forsikringer og sikkerhedsstillelse, hvis projektet bliver forsinket, eller hvis firmaet går konkurs midt i byggesagen.

“Mange foreninger er dårligt stillet, hvis ikke de har haft alle disse aftaler på plads inden projektets start. Det er nemlig bestyrelsens ansvar, at lovkravene bliver overholdt og ikke håndværkerens,“ fortæller projektchefen.

Ifølge Thomas Mortensen er mange andelsboligforeninger ikke klar over, at de har 10 års garanti på det udførte projekt. Derfor anbefaler han, at foreninger får lavet både en 1- og 5-års gennemgang af det udførte arbejde, hvis der skulle være opstået fejl og mangler på byggeprojektet efterfølgende.

Ejendomsmægleren

Når der indstilles til ny andelskrone, skal bestyrelsen tænke alle scenarier igennem, råder Tony Robinson, adm. direktør og ejendomsmægler hos Base1.

“Som ejendomsmægler sælger vi fortsat andelslejligheder i gode og sunde foreninger. Vi støder tit på en bestyrelse, der ‘ønsker en stabil andelskrone’ og dermed holder prisen kunstigt nede. Ulemperne ved dette er, at man i værste tilfælde kan anspore til ‘penge under bordet’. Vi har også erfaringer med, at andelshavere ikke har haft interesse i løbende vedligehold, da det ikke afspejlede sig i andelsprisen på grund af en kunstig lav andelskrone. Som bestyrelse skal man derfor huske, at det er lovligt, når markedet regulerer prisen ned, men ikke når markedet regulerer prisen over den tilladte værdi,“ fortæller Tony Robinson.

Intern venteliste

Nogle andelsboligforeninger har en intern venteliste, og her er rådet fra Tony Robinson klart:

“Vi står tit med forvirrede andelshavere, når de skal sælge. I vedtægterne står anført en salgsprocedure inklusiv venteliste, men i praksis er proceduren ændret i årenes løb. Et godt råd er løbende at få ændret vedtægterne, så de stemmer overens med procedurerne, herunder om foreningen benytter sig af venteliste med videre,“ forklarer ejendomsmægleren.

Salgsprocessen

Der er fortsat andelsforeninger, der kræver et møde med en ny andelshaver/køber inden salg af andelsboligen.

“I takt med reguleringen af ‘lov om andelsboliger’, som har gjort at mange andelslejligheder er steget kraftigt i værdi, er den gamle andelstanke blevet udvisket. Prisen på andelsboliger er i mange tilfælde bestemt af markedskræfterne. Når en bestyrelse kræver et møde med en ny andelshaver, skaber det tit en unødig usikkerhed hos både køber og sælger, og man burde måske overveje helt at droppe ‘godkendelsesprincippet’,“ slutter Tony Robinson.

Den byggeadministrative rådgiver

Det at sidde i en bestyrelse er arbejde på frivillig basis. Det er derfor sjældent, at bestyrelsen har ressourcer til at administrere de større projekter på egen hånd. Derfor oplever kunderådgiver Tim Vibeholm fra DEAS, at flere og flere andelsboligforeninger supplerer med hjælp fra en byggeadministrativ rådgiver, hvilket han mener er en god investering.

Lav en vedligeholdelsesplan

Ifølge Tim Vibeholm er det fundamentalt for en god økonomi, at foreningen får lavet en vedligeholdelsesplan . En vedligeholdelsesplan giver et tiårigt overblik over kommende projekter i andelsboligforeningen, som foreningen kan planlægge sin økonomi ud fra.

“Uden en vedligeholdelsesplan arbejder bestyrelsen i blinde, da de ikke får skabt et overblik over de fremtidige projekter. Vedligeholdelsesplanen skal bruges som styringsværktøj til planlægning af de faste projekter. Eksempelvis kan det betale sig at pulje projekterne i vedligeholdelsesplanen og optage finansiering til ét samlet projekt. Dette giver typisk bedre priser fra entreprenøren og besparelser på byggeplads, stilladsudgifter med videre. Foreningen kan med en vedligeholdelsesplan få et overblik over, hvad der kan betale sig at gå i gang med, eller slå sammen, således at de får udført deres projekter i den bedst tænkelige rækkefølge,“ fortæller Tim Vibeholm, der bl.a. rådgiver DEAS’ andelsboligforeninger om økonomi og finansiering af større projekter.

Tag fat i projekterne nu

Et andet godt råd Tim Vibeholm vil give til bestyrelserne er at huske på, hvor vigtigt det er at inddrage foreningens beboere i forslagene.

“Ved at inddrage andelshaverne hurtigt i processen kan bestyrelsen få inputs, gode råd og kritiske spørgsmål, som kan bruges konstruktivt i beslutningsprocessen. På den måde kan bestyrelsens forslag blive udfordret på den gode måde, så foreningen får det projekt de gerne vil have,“ forklarer Tim Vibeholm.

Tim Vibeholm anbefaler, at bestyrelserne tager fat i projekterne nu:

“Tag fat i projekterne nu, hvor det er billigt at finansiere. Det er en meget lav rente lige nu, og derfor vil vi anbefale, at foreningerne udnytter, at markedet er som det er lige nu,“ fortæller Tim Vibeholm.

Finansieringsrådgiveren

Spørger man erhvervsrådgiver hos Nordea Michelle Skovbjerg Andersen, er det vigtigt at bestyrelserne har styr på mandaterne i foreningen, så bestyrelsen kan operere, når kurserne svinger.

“Ofte ser vi, at bestyrelserne ikke har tilladelse til at omlægge eksisterende lån, når kurserne rykker, hvorfor de så må afholde ekstraordinære generalforsamlinger. Det skal stå i referatet og eventuelt i vedtægterne, at man godt må omlægge foreningens lån,“ fortæller Michelle Skovbjerg Andersen.

En forening må gerne have gæld

Groft sagt er opfattelsen, at en andelsboligforening skal afdrage hurtigt og helst ingen gæld må have, forklarer Michelle Skovbjerg Andersen. Dette er dog ikke sandt. Andelsboligforeninger behøver ikke at afdrage på det hele.

“En andelsboligforening skal kunne holde i mange år, og dette kræver, at foreningen bruger penge på vedligeholdelse, legepladser eller andet relevant. Derfor må en andelsboligforening altså gerne have gæld,“ fortæller erhvervsrådgiveren.

Det er en god idé at andelsboligforeningen ser på, hvilke projekter de kan bruge deres penge på.
„Det er en god idé at lave en tiårig vedligeholdelsesplan så foreningen ved, hvad den skal have penge til og spare sammen til at få lavet i fremtiden,“ siger Michelle Skovbjerg Andersen, hvis anbefaling er klar:

“Nogle foreninger har mange penge stående i banken, men da der ikke er indlånsrenter, så får de 0 kroner for at have dem stående der. Derfor bør foreningen kigge på, hvad de kan bruge pengene til, både i forhold til projekter og afdrag,“ fortæller Michelle Skovbjerg Andersen.

Kommunikationseksperten

Mange bestyrelser er i deres kommunikation slet ikke opmærksomme på, at de rent faktisk varetager en tillidsbaseret ledelsesopgave, og er derfor mere optaget af, hvilke budskaber de ønsker at få ud, end til hvem og på hvilken måde de formidles. Sådan lyder det fra kommunikationsrådgiver Jan Erik Elgaard fra Elgaard Mancom, der blandt andet rådgiver bestyrelser i foreninger og virksomheder.

“Jeg anbefaler, at bestyrelsen udarbejder en køreplan for, hvordan den kommunikerer sine budskaber. En klassisk model for kommunikation tager afsæt i emne, afsender, modtager, situation og form,“ fortæller Jan Erik Elgaard.

Emne og afsender

Emne: For det første er det vigtigt, at bestyrelsen har et fælles og klart billede af det emne, som den ønsker at kommunikere. Er emnet let tilgængeligt eller komplekst? Er det kontroversielt? Vækker det følelser i folk?

Afsender: For det andet bør bestyrelsen vurdere, hvilken rolle og troværdighed, den har, og om hvor kendte bestyrelsesrollerne er i foreningen.

“Er I forholdsvis ny som bestyrelse og dermed lidt ukendte i foreningen, kan der være brug for at underbygge både troværdighed og tillid til jeres roller som bestyrelsesmedlemmer. Det kræver, at man ved, hvem I er og hvad I står for,“ fortæller Jan Erik Elgaard.

Modtager og situation

I forhold til modtageren skal bestyrelsen se på, hvad modtagerne, altså andelshaverne, ved i forvejen.

Jan Erik Elgaard uddyber: “Er der behov for at opsummere forhold fra tidligere vedrørende samme emne? Hvilken ny information og eventuel baggrundsinformation har andelshaverne brug for osv.“

Her kan bestyrelsen med fordel give en oplysning om, hvor andelshaverne kan få yderligere information, eller hvem de skal kontakte om pågældende emne.

Det næste parameter, Jan Erik Elgaard nævner, er situation.

“Her bør bestyrelsen overveje de ydre og indre omstændigheder. Er der udefrakommende forhold; lovgivning, skærpede krav, konkurrenceforhold, der ligger til grund for bestyrelsens beslutning, bør andelshaverne være bekendt med det. Blandt de indre omstændigheder bør I som bestyrelse vurdere den situation, I selv befinder jer i, og som er styrende for, at I vil formidle, og hvordan I vil formidle. Der er forskel på, om budskabet skal gives mundtligt på den årlige generalforsamling, eller det skal sendes ud som brev til beboerne, som opslag på en hjemmeside, eller eksempelvis på Facebook, hvor der lægges op til dialog,“ understreger Jan Erik Elgaard.

Form og sprog

Til sidst er der form og sprogbrug, hvor Jan Erik Elgaard har fire råd:

„Brug du, I, vi og jeg – det er meget mere personligt og nærværende. Passivt sprogbrug er også passivt i oplevelsen. Der er forskel på ‘det værdsættes, at eventuelle kommentarer fremsendes senest en uge inden generalforsamlingen’ og ‘I må meget gerne sende jeres eventuelle kommentarer senest en uge før vi holder generalforsamling’,“ slutter kommunikationskonsulenten Jan Erik Elgaard.

Valuaren

Overordnet set er bedømmelsen af en andelsboligforenings ejendom vigtig, især i forhold til salg. Der findes tre vurderingsmetoder til at vurdere andelsboligforeningens ejendomme: offentlige vurderinger, valuarvurderinger og anskaffelsesprisen, hvor de to første er de hyppigst anvendte former i andelsboligforeninger.

Ifølge valuaren Peter Ryaa, indehaver og DiplomValuar hos VALUAREN, er en valuarvurdering altid relevant for en forening, da den giver et overblik over ejendommens egentlige værdi.

“Hvis man som forening har en høj offentlig vurdering kan denne sagtens falde igen. Derfor er det en god idé at få lavet en valuarvurdering, ligegyldig hvorvidt den offentlige vurdering er lav eller høj, så man ved, hvad der sker i forhold til ejendommens egentlige værdi,“ fortæller Peter Ryaa.

Hvad en valuarvurdering egentligt betyder

“Vi oplever tit at andelshavere misforstår, hvad en valuarvurdering egentligt er. En valuarvurdering er en vurdering af ejendommens handelsværdi og rent professionelt, hvad en investor vil give, hvis den skulle lejes ud. Det har altså ingen sammenhæng til, hvorvidt det er let eller svært at sælge den enkelte andelsbolig,“ forklarer Peter Ryaa og fortsætter:

“Lovgivningsmæssigt er der sat en maxpris for andelsboligforeningens ejendom, hvilket udgør forskellen på andel og ejer. Når man køber en andelsbolig, tror man kun at boligen kan stige, men det er altså ikke tilfældet. Det er en rentefølsom ting, da det handler om, hvor billige lån investorerne kan købe ejendommen med. Hvis renten er lav, er vurderingen af boligen altså automatisk højere,“ fortæller valuaren.

Valg af den rette valuar

I valget af valuar er det vigtigt, at bestyrelsen tjekker op på valuarens uddannelse og baggrund. Her er Peter Ryaas råd klart:

“Der blev lavet en ny valuar-uddannelse for 4-5 år siden, der hedder Diplom i vurdering, da den gamle uddannelse blev kritiseret for dårlig kvalitet. Vælg derfor en valuar, der har den nye uddannelse. Undersøg også, hvorvidt valuaren er medlem af Dansk Ejendomsmægler Forening. Det giver forsikringsgaranti,“ slutter Peter Ryaa.