dataGDPRPersondataregistrering

Persondataforordning: Hvad skal andelsboligforeninger gøre?

Den nye persondataforordning, der er udformet af EU, træder i kraft i slutningen af maj 2018. Det betyder overordnet set, at der indføres en række krav til behandling af persondata for ejendomsbesiddere, herunder andelsboligforeninger. Men hvad er persondata helt lavpraktisk, og hvad kommer den nye lov til at betyde for den enkelte andelshaver og bestyrelsesarbejdet?

Hvad er persondata?

Persondata er alt, hvad nogen er i stand til at henføre til en person, og det gælder alt fra personlige overbevisninger til faktiske oplysninger. Det betyder altså, at alt fra tekst, billeder og fingeraftryk er, hvad man kalder en identificerbar oplysning på en person. Det gælder eksempelvis også CPR-numre, straffeattest og IP-adresser. Den nye persondataforordning skal sikre, at omgangen med disse personoplysninger sker forsvarligt med det formål at beskytte mod misbrug.

Stort ansvar hviler på bestyrelser og administratorer

Fremover vil de danske andelsboligbestyrelser og administratorer være underlagt strammere regler, og det betyder derfor, at håndteringen af de mange persondata skal organiseres bedre. Først og fremmest er det nærliggende for bestyrelserne at finde ud af, hvilken form for persondata de har på andelshaverne, og dernæst hvordan de opbevares. Opbevaringen skal nemlig være tilpas sikker, således at andelshaverne personlige oplysninger ikke kan florere og dermed blive misbrugt. Det betyder naturligvis, at der stilles store krav til sikre IT-systemer, men også til almindelig sund fornuft. Bestyrelserne står nemlig overfor en vurdering af, hvorvidt mange af de persondata, de ligger inde med, reelt set er nødvendige at bevare. Og det er især behandlingen af persondata, der stilles krav til i den nye forordning. Alt fra søgning til videregivelse af personoplysninger er defineret som behandling af data.

Data-vejledning til andelsboligforeningerne forventes klar i juni

Som bestyrelse er man ifølge persondataforordningen angivet som dataansvarlig. Det betyder, at bestyrelsen har ansvar for at beskytte de registrerede, altså andelshavernes, persondata. Som dataansvarlig kan bestyrelsen uddelegere behandlingen af andelshavernes persondata til en databehandler. Databehandleren vil i andelsboligregi oftest være en ejendomsadministrator. Andelsboligforeningernes Fællesrepræsentation (ABF) arbejder på en vejledning til andelsboligforeningerne, som især tager udgangspunkt i bestyrelsesarbejdet. Vejledningen om håndteringen af de mange personoplysninger forventes klar i udgangen af juni 2018.

Huskeregler for behandling af persondata:

  • Skal behandles lovligt og på en gennemsigtig måde i forhold til den registrerede (andelshaveren)
  • Må kun indsamles og benyttes til angivne legitime formål
  • Personoplysninger skal begrænses mest muligt
  • Personoplysninger skal være korrekte og ajourførte
  • Må kun opbevares så længe det er nødvendigt
  • Oplysningerne skal beskyttes tilstrækkeligt mod ulovlig behandling


Gode råd til andelsboligforeningens håndtering af data:

Et godt råd til andelsboligforeninger i forhold til persondataforordningen er at gennemgå foreningens arkiver for at undersøge, hvilken persondata foreningen ligger inde med. Både e-mails, dokumenter på computere og trykte papirer.
Vær særligt opmærksom på, hvilken form for data, der er på tidligere medlemmer af andelsboligforeningen og de som er tilmeldte på ventelister.
Der skal være et formål med at gemme deres data. Oplysninger om, at de eksempelvis har betalt deres boligafgift kan gemmes i fem år jf. bogføringsloven.

For de eksisterende andelshavere har foreningen pligt til at oplyse, hvilken form for oplysning den gemmer, hvor længe det skal gemmes og hvem de eventuelt deles med (eksempelvis en administrator eller lign.), hvis de forespørger denne information.

Stefan Sander Grods
Om forfatteren: Stefan Sander Grods er kommunikationsmedarbejder hos Andelsportal.dk Han bidrager med nyheder og formidler guides omhandlende andelsboligmarkedet. Stefan har flair for kommunikation og formidling og er netop nu i gang med en kandidat i Human Ressource Management på Copenhagen Business School.
Skriv en kommentar