«
Nyheder

Generalforsamlingen A-Å

Det er på generalforsamlingen, at beboerne træffer beslutninger om forhold, der angår foreningen. For at sikre en effektiv og korrekt afvikling af generalforsamlingen, er det essentielt at forstå de dertil relaterede centrale begreber og procedurer. I guiden her gennemgår vi generalforsamlingen A-Å.

Administration

Har jeres forening en administrator tilknyttet, vil administratoren typisk bistå bestyrelsen, når den årlige generalforsamling skal afvikles. Administrator står ofte for at kalde ind til generalforsamling, udarbejde dagsorden, udarbejde budget, sende færdige regnskaber til bestyrelsen, samt gennemgå forslag, såfremt der er nogle medlemmer, der har sendt forslag ind. Desuden kan administrator være ordstyrer på generalforsamlingen, samt referent.

Bestyrelsen

Det er generalforsamlingen, der vælger bestyrelsen. Bestyrelsen står for den daglige drift af foreningen og skal gennemføre de beslutninger, der træffes på generalforsamlingen. Har foreningen ikke en administrator, er det bestyrelsen, der kalder til generalforsamling, samt er det bestyrelsen, der afvikler generalforsamlingen. Det er ligeledes bestyrelsen, der kalder ind til generalforsamlingen, udarbejder en dagsorden, fremlægger bestyrelsens beretning, tager sig af forslag og gennemgår foreningens regnskaber m.m. på den årlige generalforsamling.

Cirkulærer

Cirkulærer er retningslinjer, der dikterer, hvordan man skal fortolke love og bekendtgørelser. For andelsboligforeninger er interessante cirkulærer dem om andelsboligforeninger og boligfællesskaber og dem om prisfastsættelsesbestemmelser i lov om andelsboligforeninger og andre boligfællesskaber. Det er fornuftigt, at bestyrelsen sætter sig ind i disse, så den har styr på andelsboligforeningsloven.

Dagsorden

En dagsorden kortlægger de punkter, som generalforsamlingen skal drøfte på den årlige generalforsamling. Typiske punkter på dagsordenen er bl.a. valg af ordstyrer (dirigent), bestyrelsens beretning, gennemgang af regnskaber og valg af formand og bestyrelse. Bestyrelsen sender dagsordenen ud forud for generalforsamlingen, så foreningens medlemmer kender til de punkter, der skal drøftes.

Generalforsamlingen må ikke træffe væsentlige beslutninger om punkter, som ikke fremgår på dagsordenen. Som andelshaver kan du sende forslag til punkter, du ønsker at drøfte, til bestyrelsen forud for generalforsamlingen. Typisk skal forslag til punkter sendes til bestyrelsen senest 8 dage inden.

Ekstraordinær generalforsamling

Er der en sag i foreningen, som generalforsamlingen straks skal tage stilling til, kan man kalde til ekstraordinær generalforsamling. En ekstraordinær generalforsamling kan varsles ned til 8 dage før. Det er typisk enten generalforsamlingen, et flertal i bestyrelsen eller en i vedtægterne bestemt andel af beboerne, der kan kalde til ekstraordinær generalforsamling.

Flertal

Det er på generalforsamlingen, at foreningen træffer beslutninger og stemmer for og imod forslag. Ved afstemninger opererer mange med en form for flertal, fordi det kan være vanskeligt at opnå 100 procent enighed. Typisk opererer man med enten simpelt eller kvalificeret flertal. Et simpelt flertal er et ganske almindeligt flertal – det betyder, at en enkelt stemme kan afgøre en beslutning. Et kvalificeret flertal er mere komplekst: Her gør man enten brug af fordelingen 2/3 eller 4/5. Det betyder, at enten 66 eller 80 procent skal være enige, før en beslutning stemmes igennem.

Generalforsamlingen

Generalforsamlingen er et vigtigt, årligt møde. Her mødes foreningens medlemmer og træffer beslutninger om forhold, der angår foreningen. Beslutninger om f.eks. valg af bestyrelse, renoveringsprojekter og vedtægtsændringer træffes på generalforsamlingen. Yderligere gennemgår generalforsamlingen på sit årlige møde foreningens regnskaber og budgetter m.m.

Husorden

Det er generalforsamlingen, der fastsætter foreningens husorden. Husordenen er et sæt af fælles, daglige regler, der gælder for alle i foreningen. Ændringer i husordenen sker ofte via et simpelt flertal. En husorden er underordnet vedtægterne.

Indkaldelsen

Det er bestyrelsen, eller administrator, der skal kalde til generalforsamling. Typisk annonceres generalforsamlingen via brev eller opslag på interne hjemmesider eller i opgangen. Indkaldelsen skal udsendes senest 14 dage før afholdelse af generalforsamlingen. Er der tale om en ekstraordinær generalforsamling, skal indkaldelsen som sagt udsendes senest 8 dage før.

Juridiske forhold

Er der juridiske forhold, som foreningen skal drøfte, er det typisk på generalforsamlingen, at I skal drøfte dem. Foreningen skal selvfølgelig følge lovgivningen på området, men ønsker man ændringer i vedtægterne, der fungerer som foreningens egen ‘lovgivning’, er det på generalforsamlingen, at man gør det.

Kommunikation

Det er vigtigt, at kommunikationen om og på generalforsamlingen er god og effektiv. Sørg for, at kommunikationen om f.eks. tid, dato, sted og frister (såsom for modtagelsen af forslag) er helt klar, så så mange som mulig kommer til generalforsamlingen. Hertil er det essentielt, at kommunikationen til forsamlingen er ordentlig og effektiv. Det er nemlig her, beboerne får en status på foreningens drift, økonomi og andre sager, og det er vigtigt, at kommunikationen heromkring er god og klar, så alle forstår og finder informationen nyttig. Sørg hertil for, at der er rum til gode debatter og snakke om forslag, f.eks. via planlagte pauser, hvor beboerne kan snakke tingene igennem i små grupper.

Lokaler

Det lyder måske banalt, men det er vigtigt, at der er ordentlige rammer for generalforsamlingen. Sørg for, at lokalerne er store nok, at der er stole nok, og at der er drikkevarer til forsamlingen. Skal flere beboere stå op i flere timer, fordi der ikke er plads nok, er der en risiko for, at de skipper næste generalforsamling, og det dur jo ikke.

Myndighed

Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Det er nemlig her, at foreningens medlemmer træffer de store beslutninger, vælger bestyrelse og formand og stemmer forslag igennem.

Nøgleoplysninger

På generalforsamlingen skal foreningens nøgleoplysninger fremlægges. Nøgleoplysningerne anfører i skemaer foreningens centrale økonomiske forhold. Der eksisterer tre forskellige skemaer, men bestyrelsen skal kun fremlægge det, der hedder “Nøgleoplysninger til brug for generalforsamlingen” på generalforsamlingen. Dette er lovbestemt.

Ordstyrer

Ordstyreren, eller dirigenten, er den person, der styrer generalforsamlingens gang. Ordstyreren vælges forud for generalforsamlingen, så personen kan nå at forberede sig. Om det er generalforsamlingen eller bestyrelsen, der vælger ordstyreren, afhænger af foreningens vedtægter. Det anbefales, at man vælger en ordstyrer, der gerne vil være ordstyrer. Det anbefales desuden, at ordstyreren har godt styr på foreningens vedtægter samt reglerne for afstemning. På den måde kan ordstyreren nemmere sikre sig, at generalforsamlingen forløber korrekt i forhold til foreningens ‘lovgivning’, nemlig vedtægterne.

Planlægning af renoveringsprojekter

Det er generalforsamlingen, der skal træffe beslutningerne om renoveringsprojekter. Bestyrelsen kan på egen hånd ikke tage beslutningen om, at der skal gennemføres større renoveringsprojekter i/på foreningen. Stilles der forslag om f.eks. et tagskift eller opsætning af altaner, skal generalforsamlingen stemme for eller imod projektet.

Quorumregler

Quorumreglerne findes i foreningens vedtægter og betegner det antal af medlemmer, der som minimum skal være til stede, før en beslutning kan træffes. Quorumreglerne kan være forskellige alt efter typen af beslutninger, der skal træffes – dette vil stå i vedtægterne.

Referat

Når generalforsamlingen er afsluttet, skal enten bestyrelsen eller administrator indenfor et i vedtægterne bestemt antal uger sende et referat ud. Referatet opstiller de punkter, der blev drøftet på generalforsamlingen, samt de beslutninger, der blev truffet. Det er et vigtigt dokument, som medlemmer, der ikke har kunne deltage, kan bruge til at se, hvilke beslutninger, der er truffet. Hertil er referatet en del af handlens dokumenter ved salg af boligerne. En køber kan gennem referatet få en idé om, om foreningen er sund og få kendskab til fremtidige renoveringsprojekter, der kan få økonomisk betydning for køberen.

Stemme

Det er som sagt på generalforsamlingen, at medlemmerne stemmer for/imod beslutninger. Det sker via enten et simpelt eller kvalificeret flertal. Det vil typisk være muligt at brevstemme, såfremt man ikke fysisk kan være til stede.

Taleret

Som udgangspunkt har alle medlemmer af foreningen taleret. Og har man taleret, tæller ens mening og stemme på generalforsamlingen. Alt afhængigt af vedtægterne, har en bisidder typisk ikke taleret. En bisidder er en person, som et medlem af foreningen har med på generalforsamlingen.

Skulle det ske, at der opstår en diskussion på generalforsamlingen, og er der en eller flere, der tyer til personligt, mundtligt mudderkast, kan ordstyreren fratage den eller de medlemmer taleretten.

Udvalg

Det er på generalforsamlingen, at medlemmerne af foreningen skal beslutte, om der skal oprettes et eller flere udvalg. Eksempler herpå er et festudvalg, der arrangerer fællessammenkomster, eller et altanudvalg, der står i front for et altanprojekt.

Vedtægter

Vedtægterne er det regelsæt, som foreningen følger. Hertil skal foreningen naturligvis følge normal lovgivning på området. Men vedtægterne fungerer som retningslinjerne eller ‘lovgivningen’ i foreningen. I og med det er foreningen selv, der bestemmer vedtægterne, varierer de fra forening til forening.

Ændringer af vedtægterne

Ændringer af vedtægterne skal ske på generalforsamlingen. Det er vigtigt, at man forinden sætter sig grundigt ind i vedtægterne, så det ikke ender med, at en ny vedtægt strider imod en gammel. Bestyrelsen alene kan ikke ændre i vedtægterne, for generalforsamlingen skal stemme ændringerne igennem. Dette skal typisk ske via et kvalificeret flertal.

Økonomi

På generalforsamlingen gennemgås foreningens økonomi i form af regnskaberne for det forgangne år. Skal der f.eks. omlægges lån, er det generalforsamlingen, der skal beslutte det.

Årsrapport

Årsrapporten består af foreningens regnskaber for det forgangne år. I den står de essentielle økonomiske oplysninger om foreningen. Den består af en balance, resultatopgørelse samt noter. Mange foreninger afholder generalforsamling i forbindelse med regnskabsårets udløb og årsrapportens udarbejdelse – typisk 4 måneder efter regnskabsårets udløb.