Ekstern administration gør hverdagen lettere i andelsboligforeninger

Bestyrelsesarbejdet i mange andelsboligforeninger er i dag mere omfattende end tidligere. Nye regler, digitale krav og større administrative opgaver betyder, at flere frivillige bestyrelser søger professionel hjælp. Hos Nielsen Administration ApS oplever man, at flere foreninger ønsker en fast sparringspartner, som kan håndtere den daglige administration og sikre, at lovgivningen bliver overholdt.

Bestyrelsesarbejdet er blevet mere komplekst

Bestyrelsesarbejdet i en andelsboligforening har ændret sig markant de seneste år. Nye lovkrav, øget digitalisering og større administrative krav betyder, at mange frivillige bestyrelser bruger langt mere tid på drift og administration end tidligere. Derfor vælger flere og flere foreninger at få en ekstern administrator til at håndtere de daglige opgaver.

Hos Nielsen Administration ApS oplever man en stigende efterspørgsel efter professionel administration.

Vi ser, at bestyrelserne i stigende grad efterspørger hjælp, fordi opgaverne er blevet mere komplekse. Det handler ikke længere kun om at betale regninger og føre regnskab. I dag er der er kommet mange nye regler og digitale krav, som kræver både tid og specialviden

Ejendomsadministrator hos Nielsen Administration ApS, Mads Lebbaeus

Digitalisering og nye lovkrav fylder mere

Mange andelsboligforeninger er drevet af frivillige kræfter, men kravene til administrationen er i dag tæt på det niveau, man ser i mindre virksomheder.

Særligt digitaliseringen udfordrer mange bestyrelser. Alt fra e-Boks og digitale indberetninger til myndighedskrav stiller større krav til både systemer og kompetencer. Det kan være en udfordring – især i foreninger, hvor bestyrelsen har siddet i mange år, og hvor nye digitale arbejdsgange fylder mere og mere.

Samtidig er reglerne løbende blevet skærpet, hvilket gør det vanskeligere for frivillige bestyrelser at sikre, at foreningen overholder alt gældende lovgivning.

”Vi oplever ofte, at en bestyrelse kontakter os, fordi de er blevet usikre på nye regler eller har svært ved at nå de administrative opgaver ved siden af deres arbejde. Det er typisk dér, vi kan gøre den største forskel,” fortæller Mads Lebbaeus.

Den nye bogføringslov har øget behovet for hjælp

Et af de områder, der har fået størst betydning, er bogføringen.

Med den nye bogføringslov stilles der blandt andet krav om, at mange mindre foreninger skal bogføre i et myndighedsgodkendt regnskabsprogram. Bilag skal opbevares digitalt og knyttes til de enkelte posteringer, og bogføringen skal ske løbende og rettidigt. Med en ekstern administrator får bestyrelsen samtidig tryghed for, at bogføringen håndteres i overensstemmelse med gældende lovgivning og foreningens vedtægter.

For mange bestyrelser betyder det et markant større administrativt ansvar.

De færreste bestyrelsesmedlemmer er uddannede bogholdere. Derfor oplever vi, at mange gerne vil overlade den del til en administrator, så de kan være sikre på, at reglerne bliver overholdt

lyder det fra Mads Lebbaeus fra Nielsen Administration ApS

Mere tid til fællesskabet

Når en ekstern administrator overtager den daglige drift, frigøres der tid til det, mange egentlig meldte sig til bestyrelsen for.

I stedet for at bruge aftener på bogføring, betaling af regninger, opkrævning af boligafgift og kontrol af betalinger, kan bestyrelsen fokusere på vedligeholdelsesprojekter, udvikling af foreningen og det sociale fællesskab.

Den administrative byrde bliver ganske enkelt mindre, når en ekstern administrator tager sig af den daglige drift.

En erfaren sparringspartner

Ekstern adminiEkstern administration handler dog om meget mere end praktiske opgaver. En administrator fungerer også som rådgiver, når bestyrelsen står over for vanskelige beslutninger eller juridiske spørgsmål.stration handler dog om meget mere end praktiske opgaver. En administrator fungerer også som rådgiver, når bestyrelsen står over for vanskelige beslutninger eller juridiske spørgsmål.

Vi bliver ofte kontaktet, når en bestyrelse står med en problemstilling, de ikke har prøvet før. Det kan være spørgsmål om vedtægter, et andelssalg eller den økonomiske drift. Her giver det tryghed at have en fast sparringspartner, som kender både lovgivningen og foreningen

siger ejendomsadministrator, Mads Lebbaeus

Det kan eksempelvis være i forbindelse med andelssalg, fortolkning af vedtægter, interne uenigheder eller vurdering af foreningens økonomi.

Administratorens erfaring fra mange forskellige andelsboligforeninger giver samtidig mulighed for at sammenligne løsninger og pege på områder, hvor foreningen eksempelvis kan optimere sine udgifter eller arbejdsgange.

Både bestyrelsesmedlemmer og andelshavere kan desuden få hjælp til spørgsmål om boligafgift, regler og den daglige drift. Administrator fungerer dermed ikke kun som sparringspartner for bestyrelsen, men også som en fast kontaktperson for andelshaverne i hverdagen.

En tryghed ved skift i bestyrelsen

Personlig administration med fokus på relationer

Hos Nielsen Administration ApS lægger man stor vægt på det personlige samarbejde.

Virksomheden er et mindre administrationsselskab, hvor relationen til den enkelte forening prioriteres højt. Derfor starter et samarbejde typisk med et uforpligtende møde ude i foreningen, hvor begge parter lærer hinanden at kende.

Tillid er afgørende i et godt samarbejde. Derfor møder vi gerne bestyrelsen ansigt til ansigt, inden vi indgår en aftale

fortæller Mads Lebbaeus

Nielsen Administration ApS deltager desuden gerne på den årlige generalforsamling og følger løbende op på samarbejdet, så både administrator og bestyrelse kan udvikle samarbejdet i takt med foreningens behov.

Tryghed i hverdagen

For mange andelsboligforeninger handler ekstern administration i sidste ende om at skabe overskud.

Når administrationen bliver varetaget professionelt, får bestyrelsen mere tid til at udvikle foreningen, skabe gode rammer for beboerne og sikre en sund økonomi.

Samtidig får foreningen en fast samarbejdspartner, som holder styr på lovgivning, økonomi og den daglige drift – og som kan træde til med rådgivning, når behovet opstår.

Ifølge Nielsen Administration ApS er det netop kombinationen af faglighed, kontinuitet og personlig service, der får flere andelsboligforeninger til at vælge ekstern administration.