Har jeres forening også brug for en ejendomsadministrator?

Sidder du med i bestyrelsen hos din andelsboligforening, så ved du, at der er mange opgaver at tage hånd om. Og opgaverne spænder fra de helt lavpraktiske ting, som f.eks. rengøring i trappeopgangen, til den periodiske gennemgang og godkendelse af andelsboligforeningens regnskab. At drive en andelsboligforening kan meget vel svare til at drive en mindre virksomhed. Forskellen er bare, at dit engagement i andelsboligforeningen er frivilligt, og det er din egen tid, som bruges på foreningens opgaver. Til gengæld har du masser af indflydelse på udviklingen af din forening, hvilket nok var blandt årsagerne til dit engagement i første omgang.

Hvis vi fortsætter med at sammenligne den klassiske andelsboligforening med en mindre virksomhed, så ser vi også en sammenlignelig trend i forhold til at hente assistance udefra. Flere og flere virksomheder i alle størrelser vælger at lægge administrative opgaver ud af huset, og det samme gælder et stigende antal andelsboligforeninger, som vælger at indgå et samarbejde med en professionel ejendomsadministrator. Motivationen er også den samme: virksomheden ønsker at få mere tid til kerneforretningen, imens bestyrelsen hos andelsboligforeningen ønsker at få mere tid til de strategiske beslutninger og opgaver, som vedrører foreningens udvikling og andelenes værdi.

Hvornår giver et samarbejde mening for jer?

Men hvornår giver det mening for en andelsboligforening at overveje et samarbejde med en ejendomsadministrator? Det vil selvsagt variere fra forening til forening, men hvis du sidder med en følelse, af at der går for meget tid med kedelig foreningsadministration, og at nogle opgaver med stor sandsynlighed kunne løses smartere, så er det på tide at kigge lidt nærmere på mulighederne.

Måske er I nået til det punkt, hvor mængden af løbende opgaver og beslutninger, der skal tages, overstiger de ressourcer, I kan lægge i foreningsarbejdet, og så er første skridt at få kortlagt alle de opgaver, I sidder med.

En stribe af de klassiske opgaver i en andelsboligforening er som følger nedenfor:

Køb og salg af andele:

  • Administration af ventelister
  • Udarbejdelse af købsaftaler
  • Fastsættelse og håndtering af købesum
  • Fejl og mangler med lejligheden
  • Forbedringer i lejligheden
  • Fraflytningssyn

Udarbejdelse, vedligeholdelse og kommunikation af diverse foreningsdokumenter:

  • Vedtægter og husorden
  • Regnskaber
  • Budgetter
  • Referater fra generalforsamlinger
  • Kommende planer for modernisering
  • Opkrævning og regulering af boligafgiften

Andre løbende opgaver:

  • Administration af bankkonti, hvorpå boligafgift indbetales
  • Ansættelse og løbende samarbejde med vicevært
    (trappevask, oprydning, snerydning mv.)
  • Afholdelse af generalforsamling
  • Håndtering af klager og betalingsmisligholdelse

Sporadiske opgaver

  • Tegning af forsikringer
  • Abonnementsaftaler (f.eks. tv og internet)
  • Kontakt til myndigheder
  • Renovering og vedligeholdelse af ejendommen
  • Indhentning af tilbud
  • Kommunikation med entreprenør og håndværker
  • Huslejenævnssager

I skal beslutte, hvordan foreningen skal drives

Det vil altid være jer som bestyrelse, der sidder med den politiske styring af andelsboligforeningen. I tager de vigtige beslutninger, og det er jeres ansvar, at beslutningerne omsættes til praksis og ikke blot ender som et punkt i referatet. I skal prioritere og fordele opgaverne, så I til enhver tid tilgodeser foreningens udvikling og overordnede værdi. Og når I har gjort det, så kan I sådan set købe jer til resten.

Hvilke opgaver, det giver mening for jer at få hjælp til, afhænger af jeres bestyrelses ambitionsniveau, størrelse og sammensætning. Men fælles for de fleste bestyrelser er, at de opgaver, der opleves mest spændende er dem, som vedrører andelsforeningens overordnede udvikling og værdi. Det kan f.eks. være beslutninger omkring jeres ejendoms gårdmiljø eller større renoveringsprojekter, som vil forøge ejendommens og andelenes værdi. De opgaver, der derimod møder knap så meget entusiasme, er derimod alt det løbende papirarbejde, for at sige det kort. Og derfor er det ofte her, at ejendomsadministratoren kommer i spil.

En professionel ejendomsadministrator vil som hovedregel være ekspert i alle områder, der vedrører ejendomsadministration, fra bogføring og udarbejdelse af regnskaber til løbende drift, indhentning af tilbud mv. Dertil har ejendomsadministratoren ofte flere ressourcer, så bestyrelsen kan være tryg ved, at der altid er styr på frister, opkrævninger osv. Der er også en større juridisk sikkerhed forbundet med et samarbejde med en erfaren ejendomsadministrator, da de som en helt naturlig del af deres forretning har styr på alle relevante og gældende love og regler.

Har I brug for en ejendomsadministrator?

I Azets Ejendomsadministration har vi mange års erfaring med administrationen af andelsboligforeninger. Vores målsætning er altid at stå til rådighed, når bestyrelsen har brug for det, så vi kan lette og smidiggøre arbejdet præcis dér, hvor behovet er. Via moderne digitale løsninger er det til enhver tid muligt for vores kunder at få et opdateret billede af foreningens økonomi, budget, likviditet mv. Herudover tilbyder vi et digitalt arkiv til alle foreningens dokumenter som referater fra generalforsamlinger, vedtægter osv.

Læs mere om Azets Ejendomsadministration her.

Andelsportal.dk
Om forfatteren: Andelsportal.dk har siden år 2000 formidlet nyheder, informationer og services til landets andelsboligforeninger. Forskellige forfattere har løbende skrevet artikler og bidraget med viden til andelsportal.dk’s arkiv af nyheder, guides og indlæg.