En formands råd til bestyrelser, der skal i gang med et byggeprojekt
Større renoveringer kan være tunge projekter at danse med. Det ved formanden for andelsboligforeningen Rosenørns Alle 46-54 på Frederiksberg, der snart kan sætte punktum på foreningens faldstammeprojekt – der egentlig skulle være afsluttet i slut september 2024. I artiklen her deler den erfarne formand ud af bestyrelsens erfaringer – så andre bestyrelser kan komme godt fra start.
Det er en erfaren bestyrelse, der sidder i andelsboligforeningen Rosenørns Allé 46-54, som består af to bygninger på Frederiksberg og 41 andelshavere med ca. 100 beboere. Bestyrelsens medlemmer har haft et solidt samarbejde i flere år og har et rigtigt godt greb om bestyrelsesarbejdet. Og med kompetencer inden for administration, byggebranchen, projektledelse og ledelse er de vant til at tage del i og håndtere større projekter – som for eksempel en renovering af faldstammerne, der har været på tale i flere år.
For nogle år tilbage fik foreningen udarbejdet en tilstandsrapport (som de får udarbejdet regelmæssigt for at kunne vedligeholde foreningen), og her indikerede rapporten, at man burde overveje at udskifte faldstammer og brugsvandrør inden for en nærmere årrække. Da havde været en del skader i ejendommen som følge heraf.
Med årene kom projektet tættere og tættere på, fortæller formand, Henrik Gericke, og tilføjer, at bestyrelsen i 2023 tog skridtet og igangsatte projektet. Med en rådgiver ved sin side gik bestyrelsen i gang med at skitsere, hvordan projektet skulle gribes an.
“Det mundede ud i en ret dyb og grundig analyse, som vi præsenterede af flere omgange for andelshaverne, afsluttende med en beslutning på generalforsamlingen. Det var et projekt, som blev estimeret til at koste i omegnen af 7 millioner kroner” – Henrik Gericke, formand for andelsboligforeningen Rosenørns Allé 46-54.
Man kom i foreningen ret hurtigt frem til, at projektet skulle udføres som en hovedentreprise, så bestyrelsen ikke skulle styre og koordinere mellem de mange håndværkere, der skulle i spil. Projektet blev derfor sendt i udbud som en hovedentreprise. Foreningen fik tilbud fra fire entreprenører, og valget af entreprenør faldt på den, som man synes bedst kunne varetage arbejdet, herunder overholdelse af projektplan og sikre kommunikation til beboerne.
Det indledende arbejde gik rigtig godt, syntes formanden og fortæller, at bestyrelsen sammen med rådgiveren gjorde et grundigt forarbejde. Dog tager formanden og bestyrelsen en vigtig erfaring med sig fra denne del af projektet.
Anbefaling: Indhent ordentlige referencer
Henrik forklarer, at bestyrelsen, under beslutningsprocessen, bad om at få referencer fra andre foreninger, som entreprenøren har haft udført lignende projekter for. Referencerne ville bestyrelsen bruge til at få indsigt i, hvilket udfordringer de havde oplevet med entreprenøren og hvordan de havde håndteret det. Henrik fortæller:
“Vi ønskede nogle referencer fra nogle foreninger, der har fået udført lignende type projekt. Men det vi fik fra budgiverne, var oversigter over, hvor de havde løst lignende projekter. Det vi mente med referencer var et telefonnummer på en, som vi kunne stille spørgsmål til. Om hvad der var gået rigtig godt og hvad der var gået mindre godt. Slet ikke for at dømme entreprenøren ude, men simpelthen for at høre nærmere ind til, hvordan vi skulle håndtere det her.”
Renoveringen, der fulgte, blev en vigtig læring for foreningen, fortsætter formanden – en læring om betydningen af at indhente og bruge referencer.
Det er helt sikkert en læring for os selv, og måske også andre bestyrelser, om at man skal være ret skarp på, hvad man mener med referencer.
“Det betyder ikke, at vi havde fravalgt dem, vi endte med at vælge. Det har bare betydet, at vi kunne være gået til det på en lidt skarpere måde til gavn for projektet og ikke mindst andelshaverne,” forklarer Henrik.
Projektets opstart
Med entreprenøren valgt og klar, kunne der fastsættes en opstartsdato. Og for at klæde beboerne i foreningen godt på inden det omfattende og ikke mindst indgribende arbejde gik i gang, blev der afholdt et beboermøde tre uger inden projektet startede op. Entreprenøren og rådgiver deltog på mødet og satte scenen for projektets forløb og deres plan for kommunikation med andelshaverne, fortæller Henrik og tilføjer, at han mindes det som et godt og udbytterigt møde.
Den 27. maj 2024 gik projektet i gang, men kort tid efter skred tidsplanen, fortæller formanden. Under arbejdet med de første to ud af fem opgange, viste det sig nemlig, at man ikke kunne reline faldstammerne, som planlagt – og det betød, at dele af projektet skulle gentænkes.
“Vores foranalyse viste, at vi kunne gennemføre projekt med relining af faldstammerne som løsning, men det viste sig, at faldstammerne var for dårlige til, at relining kunne betale sig. Så vi ændrede kurs og gik efter helt nye faldstammer i de tre resterende opgange i stedet,” forklarer formanden.
Når man vælger relining, slipper man for at bryde vægge op og fjerne gamle rør – i modsætning til ved en komplet udskiftning af faldstammerne. Men fordi foreningen var nødt til at ændre kurs og udskifte faldstammerne som alternativ til relining, var man nødt til at lægge flere ugers arbejde til tidsplanen.
Bestyrelsen var klædt på til at træffe hurtige beslutninger
Håndværkerne gik i gang som aftalt den 27. maj 2024 i to af foreningens opgange, men det blev hurtigt klart, at relining ikke var den ideelle løsning. Standen af faldstammerne var for dårlig til, at det kunne betale sig at fortsætte. Og så skulle der sadles om. Det gik rigtig godt, fortæller formanden. Med den erfaring i bagagen har han et godt råd til andre foreninger.
Det var en stor beslutning, der skulle træffes, fortæller formanden og tilføjer, at en komplet udskiftning ville betyde et mere omfattende arbejde i lejlighederne, flere ugers ekstra arbejde – og en fordyrelse af projektet.
En god dialog mellem entreprenøren, rådgiveren og bestyrelsen bidrog til, at beslutningen om at ændre kurs kunne træffes på kun fire dage. Formanden fortæller:
“Det var en beslutning, vi traf på fire dage. Vi fulgte entreprenøren og rådgiverens råd, selvom det blev dyrere for os. Det var to-tre ting, der skulle besluttes ret hurtigt. Og det kunne vi inden for to til fem dage, fordi vi var dedikerede og godt ville det her projekt. Og det er man nødt til at være. Den erfaring rigere vil mit råd til andre bestyrelser være: I skal være dedikerede og klar til at træffe hurtige beslutninger, skulle der opstå noget uventet – og det gør der med garanti.”
Der var afsat et fornuftigt økonomisk råderum til uforudsete udgifter – og det gav bestyrelsen mulighed for at træffe beslutningen selv. Et godt råd fra formanden til andre bestyrelser er derfor: Hav økonomisk råderum til det uforudsete, så I, der sidder i bestyrelsen, selv kan træffe de vigtige beslutninger, når det gælder.
Erfaringer andre bestyrelser kan tage ved lære af
Dog har der undervejs været en række udfordringer og bump på vejen, der har gjort processen mindre god at stå i som beboer og bestyrelse. De erfaringer deler formanden her – for at andre foreninger kan drage nytte af dem og stå stærkere, når de skal i gang med lignende projekter.
Vælg en entreprenør, der har erfaring med foreninger
Flere bump på vejen skyldtes især, at entreprenøren og deres projektleder nok ikke var vant til samarbejde med en frivillige bestyrelse, fortæller formanden.
Tidsplanen skred, men entreprenøren prioriterede ikke at opdatere de tidsplaner, der var hængt op i foreningens fem opgange ved projektets opstart. Det resulterede i, at beboerne blev usikre på projektets forløb – og mange henvendte sig til bestyrelsen for afklaring.
“Der var sat projektplaner op i bunden af vores fem trappeopgange. De planer blev aldrig opdateret, uagtet at der var aftalt med entreprenøren” fortæller Henrik og tilføjer:
“Og det har været en læring om, at man skal insistere på, at tidsplanerne opdateres. Jeg gik i dialog med projektlederen om det, men det ikke var muligt, for så skulle de opdateres dagligt, lød det. Men det var ikke det, jeg bad om – jeg efterspurgte bare, at man på en 14-dages basis opdaterede tidsplaner for de enkelte opgange. Det havde lettet bestyrelsesarbejdet meget, fordi vi skulle tage os af alle spørgsmålene fra beboerne.”
Når projektplaner ikke opdateres – og der generelt ikke kommunikeres – opstår der usikkerhed blandt beboerne og lægges ekstra pres på bestyrelsen, forklarer formanden. Og det slider helt naturligt på relationen mellem beboerne, bestyrelsen og entreprenøren.
Netop de erfaringer får formanden til at pege på endnu en vigtig læring, nemlig, at mange udfordringer kan undgås ved at kommunikere ordentligt og rettidigt – både til beboerne og bestyrelsen.
For at sikre, at alle er på samme side, anbefaler han ligeledes, at bestyrelser, for at sikre en bedre dialog mellem parterne, regelmæssigt deltager i byggemøder – for eksempel en gang om måneden.
Henrik fortæller, at han deltog i et byggemøde tilbage i juli 2024, da samarbejdet – og arbejdet – begyndte at halte på flere parametre. Dog var entreprenøren ikke særlig lydhør.
“Entreprenøren kunne slet ikke forstå de kritikpunkter, jeg rejste. Han forsvarede sine håndværkere i stedet for at lytte på en bygherre, som kun adresserer problemer, fordi der er problemer,” fortæller Henrik.
Formanden understreger, at det er vigtigt, at man vælger en entreprenør, der forstår sig på en frivillig bestyrelse og overholder aftaler. Han påpeger, at som formand for en frivillig bestyrelse er hans opgave at komme i mål med projektet inden for det mandat, generalforsamlingen har givet bestyrelsen samt sikre, at det sker med respekt for den enkeltes bolig. Det er vigtigt, at entreprenøren forstår den rolle, bestyrelsen spiller –for, for bestyrelsen handler det ikke om kritik for kritikkens skyld, men om at løse problemer, så projektet kan lykkes til alles bedste. Bestyrelsens erfaringer får Henrik til at anbefale andre foreninger, at de vælger en entreprenør, der forstår måden en frivillig bestyrelse arbejder på – og som respekterer det grundlag, projekterne udføres på, og overholder det, der er lovet beboerne.
Entreprenøren skal forstå, at der også er et forventningspres på bestyrelsen
Flere af de kritikpunkter, formanden rejste, er nogle, man fra tid til anden hører om håndværkere: De kom og gik, når det passede dem, og de ryddede ikke op efter sig selv. Henrik fortæller:
“Når man nu bor i lejlighed, kommer hjem fra arbejde, og der har været nogen og arbejdet i ens bolig, er det rigtig træls, når der ikke er ryddet op, der ikke er låst, eller der ligger værktøj i børnehøjde. Nu er mine børn flyttet hjemmefra, men jeg fandt en stor hammer ude på mit badeværelse i mit skab, da jeg åbner lågen en dag efter, at håndværkerne var på besøg. Den kunne jo falde ned og forrette stor personskade,” fortæller Henrik og tilføjer, at hans tilfælde ikke var slemt i forhold til mange andre beboeres.
“Det gik som sådan fint i min egen lejlighed, men når der er udfordringer i 15-20 procent af 41 lejligheder, så er dét det, der kommer til at fylde. Det imponerer mig ikke særlig meget, når dét, entreprenøren har at sige til det, er ’jamen, jeg har sagt det til mine håndværkere,” forklarer Henrik og tilføjer:
“Det er jo bestyrelsen, der har stillet sig op og sagt ’det her kommer til at gå godt, selvom det bliver svært undervejs’. Alt det vi har sagt, sættes på spil. Det er os, der har kæmpet for dette projekt og os der har budt dem inden for. Og det er dét, entreprenøren skal forstå.”
Vælg en entreprenør, der har styr på underentreprenørerne
Formanden bringer endnu en anbefaling til foreninger og bestyrelser, der skal i gang med renoveringsprojekter: Det er ikke nok, at entreprenøren har erfaring med bestyrelser – det er ligeledes vigtigt, at entreprenøren har styr på de underentreprenører, han bringer med ind i projektet.
“Det var ofte os i bestyrelsen, der måtte følge op, når noget haltede – selvom det jo egentlig burde være entreprenøren. Og det er jo entreprenøren, og ikke mig, der har hyret dem ind. Planen var, at håndværkerne skulle arbejde fra kl. 07:30 til 16:00, men det passede dem dårligt, så de kom noget senere og holdt en kort uge. Det betød, at de mange dage arbejdede helt frem til kl. 19:00-19:30. Det blev bestyrelsen, der måtte tage dialogen og få det stoppet”, fortæller formanden og tilføjer, at det jo ikke er bestyrelsens, men entreprenørens ansvar.
Fejl og mangler blev en langstrakt kamp
Da projektet blev sat i gang, var meldingen, at det ville være afsluttet i slutningen af august 2024. Men som det ofte sker ved større renoveringer, kom virkeligheden i vejen for planen. At man måtte gå i anden retning og udskifte hele faldstammerne lagde flere ugers naturligvis ekstra arbejde til tidsplanen, men dét arbejde er i dag færdiggjort. Dog kan formanden, her i slutningen maj 2025, endelig meddele andelshaverne, at der nu er sat punktum ved projektet.
Henrik forklarer, at han anerkender, at der i et projekt af denne størrelse naturligt vil opstå ting, der skal rettes op på, og han roser entreprenørens arbejde i at grundigt forregistrere boligerne, inden arbejdet gik i gang.
Men trods et godt udgangspunkt udviklede den efterfølgende proces sig hurtigt til en langtrukken kamp. Efterregistreringen levede desværre ikke op til forregistreringen.
Flere måneder senere mangler der stadig udbedringer af fejl og skader. Ifølge formanden har det ofte været vanskeligt at få entreprenøren til at anerkende fejlene. Enten blev de afvist og ellers stod der i entreprenørens system, at de allerede var udbedret – selvom det ikke passede med virkeligheden. Det har betydet, at bestyrelsen, har måttet tage opfølgningen på sig. Henrik forklarer, at bestyrelsen har måtte bruge både tid og ekstra udgifter på at få rådgiveren til at følge op på fejl og mangler – alene for at få entreprenøren til at anerkende, at de var reelle og skulle udbedres.
Det har været et lærerigt – og til tider opslidende – projekt. Og en påmindelse om, at det ikke kun handler om at komme godt fra start, men også om at komme godt i mål.
Formandens råd til foreninger, der skal i gang med et byggeprojekt
Efter et langt og lærerigt forløb deler formanden på baggrund af sine erfaringer en række anbefalinger til andre foreninger, der står over for større renoveringer:
- Indhent grundige referencer fra tidligere projekter, og spørg ind til, hvordan entreprenøren arbejder – særligt med kommunikation og samarbejde.
- Prioritér den tætte dialog allerede fra start. Tag en snak med entreprenøren om, hvordan de håndterer både tidsplaner, ændringer og den løbende information til beboere og bestyrelse. Og hvis aftalerne ikke bliver overholdt – så følg op.
- Deltag i byggemøder regelmæssigt, f.eks. én gang om måneden, for at sikre at alle er på samme side. Det giver mulighed for entreprenør, rådgiver og bestyrelse at justere undervejs og tage eventuelle bump i opløbet.
- Vælg en entreprenør, der forstår bestyrelsens rolle – og respekterer, at det er frivillige kræfter, der forsøger at få det hele til at gå op.
- Vælg en entreprenør, der har styr på sine underentreprenører, og som har erfaring med at samarbejde med netop dem. Det er vigtigt, at entreprenøren både tager ansvar for deres arbejde og sikrer, at de overholder aftalte tider, rydder op efter sig – og leverer ordentligt håndværk.